(C) Pressence Public Relations
112 punktów do planu zarządzania kryzysem [pdf, 1,5 MB]


 

Zaprenumeruj "Pressence Newsletter" - miesięcznik o public relations
 
 
Media Gapa - blog o relacjach z mediami, komunikacji kryzysowej i pisaniu informacji prasowych
 
EsPResso Quiz - Krótki, ale wcale nie taki łatwy quiz PR
Szkolenia kryzysowe








Tu jesteś » Strona główna » Szkolenia » Czy jesteś gotowy na kryzys?



Czy jesteś gotowy na kryzys?


Kłamstwo potrafi przebyć pół drogi wokół świata w czasie,
kiedy prawda dopiera wkłada buty.
– Mark Twain

W nocy spaliła się główna hala produkcyjna. Gazety piszą na pierwszych stronach o szkodliwych skutkach ubocznych nowego leku Twojej firmy. Reporterzy rozmawiają z uczestnikami pikiety działaczy ekologicznych przed głównym wejściem do Twojej firmy. Prezes jest oskarżany przez związki zawodowe o mobbing. Hakerzy ukradli dane osobowe tysięcy klientów.

Co firma jest gotowa zrobić, żeby ocalić swoją reputację w sytuacji kryzysowej? Czego nigdy nie zrobi? Kto może jej najbardziej zaszkodzić? Kto może pomoc? Kiedy może wydać pierwszy komunikat dla mediów? Kto to zrobi? Czy rzecznik prasowy przeszedł szkolenie z komunikacji w sytuacjach kryzysowych?

Komunikacja w pierwszych godzinach kryzysu decyduje o tym, co powiedzą media, jak długo będą o nim mówić, jakie to wywoła emocje i jakie przyniesie skutki.

Przygotowanie firmy do zarządzania kryzysowego to skomplikowany proces wymagający wyobraźni, konsekwencji, czasu i spokoju.

Oto opis najważniejszych czynników jakie należy wziąć pod uwagę w przygotowaniach firmy do zarządzania kryzysowego (to nie jest pełna lista):

I. Czy firma ma plan zarządzania kryzysowego?

1. Czy plan kryzysowy jest aktualny?

2. Czy plan jest regularnie aktualizowany?

3. Czy plan jest aktualizowany po każdej ważnej zmianie w firmie?

4. Czy firma ma formalną procedurę oceniania co jest kryzysem a co nim nie jest?

5. Czy jest zespół zarządzania kryzysowego i/lub grupa do zadań specjalnych?

6. Czy pracownicy i kierownicy wiedzą jak się zachować w sytuacji kryzysowej zgodnie z planem kryzysowym?

7. Czy firma przeprowadza regularne symulacje kryzysowe, na których sprawdza operacyjną wartość planu kryzysowego?

8. Czy wszystkie działy firmy mogą wnosić uwagi do planu kryzysowego?

9. Czy dostawcy, partnerzy handlowi, dystrybutorzy i inni interesariusze, od których zależy sukces zarządzania kryzysem znają swoje role i wiedzą czego się od nich oczekuje w sytuacji kryzysowej?

10. Czy firma wyznaczyła osobę (na przykład szefa sztabu kryzysowego) odpowiedzialną za zarządzanie kryzysem i komunikacją kryzysową?

11. Czy firma ma centrum zarządzania kryzysowego w bezpiecznym miejscu z liniami telefonicznymi, kserokopiarkami, komputerami z Internetem i wyposażeniem biurowym? Czy to pomieszczenie jest poniżej poziomu gruntu, bez okien i z co najmniej dwoma niezależnymi wyjściami?

II. Czy w planie kryzysowym są scenariusze działań w przypadku katastrof naturalnych (na przykład powódź, trąba powietrzna lub pożar od pioruna) lub wywołanych przez człowieka?

Chodzi m.in. o:

1. Procedury ewakuacji i alternatywne trasy (wewnętrzne i zewnętrzne) w przypadku zablokowania przejść w budynkach i ciągach komunikacyjnych.

2. Pierwszą pomoc lekarską lub pomoc paramedyków.

3. Alternatywny transport dla pracowników oraz najważniejszych dokumentów, urządzeń i materiałów.

4. Procedury i metody archiwizacji firmowych danych, dokumentacji pracowniczej, danych o klientach i partnerach handlowych, itd.

5. System telewizji wewnętrznej.

6. Zabezpieczenia elektroniczne: autoryzowane wejście do budynków i pomieszczeń, dostęp do plików komputerowych i sieci, poziomy dostępu do materiałów elektronicznych, czytniki kart, blokady, kody dostępu, itd.

7. Miejsca relokacji: rezerwowe centrum zarządzania kryzysowego i punkty zbiórki (gdzie i kiedy pracownicy mają się zgłosić po katastrofie).

8. Dostęp do sprzętu gaśniczego: hydronetki, gaśnice z aktualną legalizacją, węże i koce gaśnicze, drabiny, kaski ochronne, maski i półmaski, siekiery, haki, liny, rękawice, itp.

9. Systemy wykrywania dymu i ognia, zraszacze i kurtyny wodne, automatyczne drzwi, systemy przekazywania komunikatów straży pożarnej i powiadamiania pracowników.

10. Sygnalizację świetlną, oświetlenie awaryjne i oznakowanie tras ewakuacyjnych.

III. Czy w planie kryzysowym są dane kontaktowe z członkami zespołu kryzysowego i procedury przekazywania informacji?

1. Czy jest wielofunkcyjny system powiadamiania kierownictwa i pracowników oraz system rezerwowy w przypadku gdyby system podstawowy był przeciążony lub nieczynny?

2. Czy jest system dyskretnej komunikacji z rodzinami osób zaginionych lub krewnymi ofiar lub rannych?

3. Czy jest system dyskretnej komunikacji z pracownikami służby zdrowia i innymi osobami, które mogą udzielić wsparcia poszkodowanym i ich rodzinom?

4. Czy jest system komunikacji wewnętrznej (na przykład numer telefonu lub intranet), z którego mogą skorzystać pracownicy w sytuacji kryzysowej?

5. Czy firma ma plan działania (z numerami telefonów komórkowych) pokazujący z kim się kontaktować, kiedy i w jakiej kolejności w zależności od rodzaju i skali zagrożenia?

6. Czy listy kontaktowe są aktualne i czy są na nich:

a. akcjonariusze,

b. klienci,

c. najważniejsze media,

d. główni analitycy rynku,

e. przedstawiciele lokalnego samorządu,

f. pracownicy instytucji kontrolnych,

g. dyżurni policji, pogotowia ratunkowego i straży pożarnej,

h. związki zawodowe,

i. pracownicy techniczni odpowiedzialni za utrzymanie produkcji w firmie,

j. architekci i osoby, które mają wszystkie plany budynków i pomieszczeń,

k. pracownicy firmy ubezpieczeniowej i osoby, które znają zapisy polisy ubezpieczeniowej,

l. główni dostawcy i sprzedawcy,

m. konsultanci: prawnicy i eksperci, których wiedza może się przydać w konkretnej sytuacji kryzysowej, na przykład skażenie środowiska, mobbing lub włamanie do firmowej sieci informatycznej.

IV. Czy w planie kryzysowym są informacje o niezbędnych zapasach, stanie zdrowia pracowników i pomocy jakiej mogą ewentualnie potrzebować?

1. Czy w magazynach są wystarczające zapasy jedzenia, wody, lekarstw, koców, latarek, baterii, itd.?

2. Czy pracownicy przeszli szkolenie udzielania pierwszej pomocy medycznej, na przykład resuscytacja krążeniowo-oddechowa i obsługa defibrylatora? Czy mają aktualne certyfikaty?

3. Czy w planie są wskazówki jak radzić sobie z traumą i dane kontaktowe z psychologami, terapeutami, księżmi, itd.

4. Czy firma prowadzi regularne treningi doskonalące udzielanie pierwszej pomocy medycznej?

5. Czy znane są grupy krwi i czynniki RH pracowników, ich problemy zdrowotne (na przykład astma lub alergia) i specjalne potrzeby medyczne (na przykład leki na receptę, wózki inwalidzkie, kule, aparaty słuchowe, itd.) w przypadku konieczności przekazania tych informacji służbom medycznym?

6. Czy jest plan pomocy niepełnosprawnym pracownikom w ewakuacji z zagrożonych miejsc?

V. Czy plan kryzysowy ułatwia utrzymanie ciągłości działania?

1. Czy firma ma rezerwowe źródła zasilania energią elektryczną, na przykład generatory prądu lub panele słoneczne?

2. Czy firma ma własny sprzęt do przesuwania maszyn i ciężkich przedmiotów do odblokowania zatarasowanych przejść i dróg? Jeśli nie ma, czy może w razie potrzeby szybko go otrzymać?

3. Czy firma ma wewnętrzne systemy oczyszczania/filtrowania wody i powietrza?

4. Czy firma ma rezerwowy sprzęt do komunikacji (poza telefonami komórkowymi), na przykład krótkofalówki, radiotelefony lub połączenia satelitarne?

5. Czy firma ma własne źródła poboru wody i/lub gazu czy musi polegać na publicznych sieciach?

6. Czy jest rezerwowy system wentylacji i/lub klimatyzacji pomieszczeń?

7. Czy firma ma pompy wodne i przenośne agregaty podciśnieniowe do usuwania nadmiaru wody i dymu z zalanych i/lub zadymionych miejsc?

8. Czy firma ma przenośne nagrzewnice i dmuchawy do ogrzania zimnych pomieszczeń?

VI. Czy firma ma aktualny plan komunikacji kryzysowej?

1. Czy w planie kryzysowym są informacje co i czego nie mówić, z kim się komunikować, kiedy i w jakiej kolejności?

2. Czy firma prowadzi regularny monitoring tego, co się mówi o niej w mediach tradycyjnych i społecznościowych?

3. Czy istnieje specjalny numer telefonu uruchamiany w sytuacji kryzysowej lub strona WWW z najnowszymi informacjami o kryzysowym zdarzeniu?

4. Czy firma jest przygotowana do szybkiego kontaktu z mediami?

5. Czy firma jest przygotowana do szybkiej, otwartej i rzeczowej komunikacji z opinią publiczną?

6. Czy w planie komunikacji kryzysowej są aktualne dane kontaktowe (numery telefonów i adresy e-mail) z najważniejszymi dziennikarzami piszącymi o firmie i jej branży?

7. Czy są pisemne zasady i procedury zbierania i weryfikacji informacji dla mediów o kryzysowym zdarzeniu?

8. Czy osoby, które będą wypowiadały się w mediach przeszły szkolenie medialne?

9. Czy na oficjalnej stronie WWW są aktualne informacje o firmie?

10. Czy firma ma aktualne i pełne informacje o wszystkich wypadkach jakie się wcześniej wydarzyły i wnioskach jakie z nich wyciągnęła?

11. Jeśli w wyniku kryzysowego zdarzenia istnieje ryzyko zagrożenia zdrowia lub życia konsumentów (na przykład zatrucie produktu), czy firma jest przygotowana do przekazania konsumentom ostrzeżenia i podjęcia działań naprawczych?

12. W przypadku firmy usługowej czy jest plan komunikacji z klientami o tym, co się stało, co firma robi, żeby rozwiązać problem i kiedy się z nim upora?

13. Jeśli kryzys może zagrozić kondycji finansowej firmy, czy jest plan komunikacji z głównymi interesariuszami (na przykład pracownikami, klientami, akcjonariuszami, inwestorami, bankami i analitykami finansowymi), który uspokoi emocje, pomoże im trafnie ocenić sytuację i podjąć właściwe decyzje dotyczące ich pieniędzy?

W najgorszym przypadku kryzys zniszczy Twoją markę lub reputację Twojej firmy. Jeśli będziesz miał więcej szczęścia, kryzys może poważnie zaszkodzić finansom i pozycji rynkowej firmy. W najlepszym przypadku, wywoła sporo zamieszania, zmniejszy zyski oraz zniechęci część konsumentów i klientów.

Nie można przewidzieć wszystkich kryzysów (gdyby było inaczej, można byłoby ich uniknąć), ale można opisać większość kryzysowych sytuacji i plany działania. Agencja PR wyspecjalizowana w zarządzaniu komunikacją kryzysową potrafi ograniczyć negatywne skutki kryzysu, skrócić czas kryzysu, zmniejszyć jego koszty i wzmocnić reputację firmy, która była w tarapatach.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu planu komunikacji kryzysowej, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.


Jak Cię widzą, tak Cię piszą - Krótki audyt wizerunku |  Strona główna |  Newsletter |  Misja |  O Tobie |  O nas |  Nasza metoda |  Usługi |  Portfolio |  Warsztat |  Szkolenia |  Mam pytanie |  Czytelnia |  Lektury |  Chcesz PR? |  Twoje Info |  Jazda PRóbna |  Krótki kurs PR |  Test skuteczności rzecznika prasowego |  Test inteligencji kryzysowej |  Test skuteczności przekonywania |  Test jakości obsługi klienta |  Test jakości pracy agencji public relations |  Multicultural Quiz |  In English |  Kodeks etyki PR |  Linki |  Kontakt |  Mapa strony |  Polityka ochrony prywatności |  Zastrzeżenia prawne
Szkolenia PR |  Ekspert medialny |  112 PR |  Kryzys online |  Trener medialny |  Szkolenia medialne |  Rzecznik prasowy |  Pressentacje

Twitter Facebook Google+ LinkedIn Pinterest GoldenLine YouTube
2000-2017 © Pressence Public Relations - Wszelkie prawa zastrzeżone