(C) Pressence Public Relations
![112 punktów do planu zarządzania kryzysem [pdf, 1,5 MB]](pictures/pressent-na-kryzys-lewa.gif){kind=small}
|
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
|
|
|
Tu jesteś » Strona główna » Warsztat » Jak wybrać agencję public relations » Test jakości pracy agencji public relations
Test jakości pracy agencji public relations
Ocena jakości pracy wykonanej dla klientów należy do najtrudniejszych zadań agencji PR.
Oto trzy największe wyzwania:
- Trudno jest obiektywnie ocenić wzajemną lojalność klienta i agencji.
- Lojalność klienta zależy od percepcji efektywności pracy agencji.
- Klienci mają kłopot z oceną jakości świadczonych usług PR.
Większość agencji public relations stosuje formalne procedury służące ocenie relacji z klientami. Służą temu regularne spotkania i coroczne badania ankietowe inicjowane przez agencję.
Kto i jak ocenia
Zazwyczaj to agencja przygotowuje narzędzie pomiaru (na przykład ankietę), ale nie zawsze. Niektórzy klienci korzystają z własnych narzędzi oceny. Liczy się przede wszystkim to czy klient rozumie potrzebę i wartość takiej oceny. I większość nie ma z tym kłopotu.
Częstotliwość oceny efektywności i wzajemnej satysfakcji ze współpracy klienta z agencją PR zależy od zaangażowanych środków – im większy budżet, tym większe ryzyko. Niektóre firmy oceniają klientów raz w roku, inne raz na dwa lata, jeszcze inne kwartalnie lub miesięcznie.
Analiza i diagnostyka przybiera jedną z dwóch form:
1. rozmowa klienta z przedstawicielem agencji niezaangażowanym w codzienną współpracę, lub
2. test wypełniany przez klienta i następnie omawiany w czasie spotkania z reprezentantem współpracującej agencji.
W obydwu przypadkach chodzi o szczerą i otwartą wymianę spostrzeżeń i opinii na następujące tematy: pracownicy agencji obsługujący klienta, budżet, wzajemna komunikacja, kreatywność, etyka, współpraca z innymi wydziałami klienta (marketing, dział sprzedaży, dział prawny, informatyka), znajomość klienta i jego branży, pomiar efektów, realizacja programu/projektu PR, współpraca w sytuacjach kryzysowych. Efektem oceny jest zestaw wniosków, zaleceń i działań, które powinna podjąć agencja albo sama albo we współpracy z klientem.
Ankieta
Jedną z prostszych i bardzo efektywnych metod jest ankieta wypełniana przez klienta.
Wykorzystaj tę ankietę do oceny czy pracująca dla Ciebie agencja PR realizuje Twoje potrzeby zgodnie z oczekiwaniami. Jeżeli nie znasz odpowiedzi na jakieś pytanie, radzę nie zgadywać tylko sprawdzić stan faktyczny. Na koniec znajdziesz punktację z komentarzem.
1. Czy agencja PR nie rozumie i nie akceptuje Twoich wartości i priorytetów biznesowych?
TAK _____ NIE _____
2. Czy agencja przystępuje do realizacji nowego projektu bez oceny i pomiaru sytuacji wyjściowej?
TAK _____ NIE _____
3. Czy znajdujesz błędy rzeczowe w informacjach prasowych przygotowanych przez agencję?
TAK _____ NIE _____
4. Czy informacje prasowe przygotowane przez agencję są nie na temat i trudno zrozumieć o co chodzi?
TAK _____ NIE _____
5. Czy agencja uważa, że kontakty z mediami polegają wyłącznie na wysyłaniu informacji prasowych i nie korzysta z bardziej twórczych metod zdobycia zainteresowania mediów?
TAK _____ NIE _____
6. Czy przedstawiciele agencji mylą w korespondencji i kontaktach bezpośrednich nazwiska ważnych osób w Twojej organizacji?
TAK _____ NIE _____
7. Przyjrzyj się liście kontaktów medialnych wykorzystywanej przez agencję do wysyłki informacji prasowych (nie chodzi o nazwiska dziennikarzy, ale tytuły redakcji). Czy są tam adresy źle dobrane do profilu Twojej organizacji lub gazety i czasopisma, które już nie istnieją?
TAK _____ NIE _____
8. Czy pracownicy agencji, którzy kontaktują się z mediami w Twoim imieniu mają zbyt skromną wiedzę o tym, czym się zajmujesz?
TAK _____ NIE _____
9. Czy agencja zorganizowała kiedyś spotkanie z dziennikarzem, który sprawiał wrażenie nieprzygotowanego do rozmowy lub niezainteresowanego tematem?
TAK _____ NIE _____
10. Czy agencja nie potrafi szybko wychwycić krytycznych informacji o Twojej firmie w mediach, w tym także w Internecie?
TAK _____ NIE _____
11. Czy pracownicy agencji nie korzystają regularnie z serwisów społecznościowych, na przykład Twitter, Facebook, LinkedIn, itp.?
TAK _____ NIE _____
12. Czy agencja nie prowadzi ciekawego firmowego bloga o public relations?
TAK _____ NIE _____
13. Czy osoba wyznaczona przez agencję do kontaktów z Twoją organizacją zmieniała się w ciągu ostatnich 12 miesięcy więcej niż jeden raz?
TAK _____ NIE _____
14. Czy osoba wyznaczona przez agencję do kontaktów z Twoją firmą sprawia wrażenie niedoświadczonej i źle przygotowanej do tej pracy?
TAK _____ NIE _____
15. Czy zdarzyło się, że dziennikarz skarżył się na pracownika agencji?
TAK _____ NIE _____
16. Czy agencja nie prowadzi szkoleń medialnych lub nie współpracuje z doświadczonymi trenerami medialnymi?
TAK _____ NIE _____
17. Czy agencja wyrywkowo i nieregularnie informuje Ciebie o postępie prac nad zleconym projektem PR?
TAK _____ NIE _____
18. Czy agencja nie dotrzymuje terminów lub sprawia wrażenie, że robi wszystko w ostatniej chwili?
TAK _____ NIE _____
19. Czy miesięczne raporty z wykonanej pracy są niezgodne z tym, co agencja rzeczywiście zrobiła w tym okresie?
TAK _____ NIE _____
20. Czy faktury agencji za wykonaną pracę są niezrozumiałe i nie wiesz dokładnie za co płacisz?
TAK _____ NIE _____
Sprawdźmy teraz jaki masz wynik.
Za każde NIE dodaj jeden punkt.
Wynik i komentarz:
17-20: Masz znakomite relacje z pracującą dla Ciebie agencją PR. Niemniej, radzę omówić z agencją punkty, na które odpowiedziałeś TAK. To oczyści atmosferę i podniesie standard współpracy.
13-16: Na pewno kilka rzeczy można poprawić. Lepsze to od kłopotliwego szukania nowej agencji. Zdobądź się na szczerą rozmowę o tym z czego nie jesteś zadowolony i wysłuchaj propozycji naprawy. Jeżeli dostrzeżesz mobilizację i przypływ pozytywnej energii, daj agencji dwa lub trzy miesiące na poprawę. Potem powtórz ten test.
0-12: Honorarium dla agencji public relations wpisz po stronie kosztów, nie inwestycji. Nie masz zaufania do agencji, bo jej pracownicy nie dają z siebie wszystkiego, co najlepsze. Czas na zmianę.
