| Pressence Public Relations | Pressence Newsletter | Numer 101 / 1 stycznia 2011 |
| Wydawca: Bogusław Feliszek | biuro@pressence.com.pl | www.pressence.com.pl |
Liczba prenumeratorów - 626 osób
Otrzymujesz ten newsletter, ponieważ poprosiłeś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej www.pressence.com.pl i zapisałeś się na naszą listę subskrypcyjną.
Przekaż proszę nasz magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną więcej sprzedawać produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.
Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.
OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.
MAM PYTANIE
Rozpoczynam drugą kampanię informacyjną "Mam pytanie".
Jako praktyk PR i trener medialny codziennie pomagam moim klientom współpracować z dziennikarzami. Pytania, które słyszę z obydwu stron są czasem tak zaskakujące, że trudno o nudę i łatwo o pasjonujące wyzwania.
W ramach tej kampanii proszę Cię o zadanie mi trudnych pytań na temat public relations.
Odpowiem na każde palące pytanie o tym:
Widzisz moją dłoń w górze? Jestem gotowy do odpowiedzi.
Z doświadczenia wiem, że najlepiej pytać wprost. Mam nadzieję, że moja skrzynka pocztowa to wytrzyma :-)
Kliknij tutaj i zadaj mi pytanie.
Bogusław Feliszek,
Pressence Public Relations,
Mój biogram,
Wolisz zadzwonić? 77 441 40 14.
MEDIA GAPA - STYCZEŃ 2011
"Nie jestem gościem od wciskania kitu, bo to dla kogoś o elementarnej etyce jest mimo wszystko odpychające. Muszę w coś wierzyć, żeby afirmować. To mnie różni od PR-u." - Jacek Kurski, poseł PiS. Dziennik Zachodni, 16.12.2010.
Media Gapa to osoba, która zapomina, że powtarzanie w mediach fałszywych, negatywnych i niesprawiedliwych oskarżeń, komentarzy i spekulacji zwiększa ryzyko wprowadzenia ich do debaty publicznej oraz zmniejsza kontrolę nad tym co się o niej mówi, jak się ją postrzega i jak to wpływa na jej reputację.
W numerze
1. Żabka w oceanie, czyli dlaczego nie każdy przeczyta ten newsletter
Co wiemy, to tylko kropelka.
Czego nie wiemy, to cały ocean.
- Isaac Newton
Ponad połowa prenumeratorów Pressence Newsletter nigdy nie przeczyta tego numeru. Rozumiem dlaczego: każdy ma ograniczoną ilość czasu na czytanie i codziennie trzeba dokonywać selekcji co czytać i z czego zrezygnować.
Ale zapytam wprost: jak wygląda ta selekcja? Czy poprzedza ją rzeczowa analiza priorytetów w zdobywaniu praktycznych informacji public relations? Czy może przypomina to przypadkowe zakupy w supermarkecie? Świadomy wybór wiąże się z logicznym myśleniem i wnioskowaniem. Ile jest logiki i analitycznego myślenia w Twoim zarządzaniu zalewem informacji?
Pradziadkowie naszych pradziadków cierpieli na inną "dolegliwość" - niedobór informacji. W małych miastach i wioskach ludzie czasem nawet zaczepiali przybyszów pytaniami co dzieje się w okolicy i na świecie. Dziś mamy inny problem - otacza nas ocean informacji.
Każdy przekonuje, że to jego warto słuchać, to właśnie on potrafi rozwiązać nasze problemy, nawet jeśli ich nie zna. Gazety i magazyny bombardują kuszącymi ofertami rocznej lub nawet dwuletniej prenumeraty; niektóre publikacje są tak specjalistyczne, że zastanawiasz się jak udaje im się znaleźć więcej niż trzech czytelników zainteresowanych tą problematyką.
Informacyjne zawieszenie
System operacyjny komputera zawiesza się kiedy użytkownik wydaje zbyt wiele poleceń lub uruchamia za dużo aplikacji. Jedna komenda goni drugą, zadania wzajemnie sobie przeszkadzają, zatłoczone pasy transmisyjne uniemożliwiają wykonanie najprostszej czynności.
W natłoku informacji każdy może się zawiesić - nie tylko komputer. Wystarczy, że będziesz poświęcać za dużo czasu na wykonanie trywialnych zadań, źle wyznaczysz priorytety i nie skupisz się na tym co najważniejsze.
8 porad jak radzić sobie z zalewem informacji
1. Selekcja
Wybierz jeden lub dwa periodyki jako podstawowe źródła informacji. (Ja czytam Rzeczpospolitą i Dziennik). Zamów prenumeratę innych wydawnictw, ale wstępną lekturę ogranicz do spisu treści. Jeśli coś Cię zaciekawi, wyrwij stronę z artykułem i włóż do segregatora lub teczki z napisem "Do lektury w wolnym czasie".
2. Ochotnicy
Wykorzystuj pracowników do zbierania informacji. Zbierz ochotników do selekcji informacji na wyznaczone tematy, na przykład, najciekawsze imprezy PR w tym roku, najlepsi trenerzy medialni, nowe blogi o zarządzaniu kryzysem i ryzykiem, itd. Na regularnych zebraniach wysłuchaj krótkich sprawozdań z efektów poszukiwań.
3. Szacunek
Nie zasypuj pracowników niepotrzebnymi informacjami - szanuj ich czas. Często obserwuję jak szefowie przekazują oceny, raporty, sprawozdania innym pracownikom bez czytania. Jeżeli coś nie jest warte Twego czasu, dlaczego ma zająć czas komuś innemu? Filtruj rozsyłane informacje zgodnie ze strategią i aktualnymi priorytetami.
4. Wydarzenia
Jeżeli w firmie wydarzy się coś ważnego, zawsze omów to na zebraniu z pracownikami. Kiedy załoga widzi, że trzymasz rękę na pulsie, nie będzie marnować czasu na rozglądanie się dookoła lub wsłuchiwanie w odgłosy przyrody. O lekturze nudnych i nieaktualnych firmowych wydawnictw nie wspomnę.
5. Priorytety
Pamiętaj, że kluczem do sukcesu są właściwe priorytety. Wybieraj informacje potrzebne do realizacji strategii i zmian w wyznaczonym kierunku - reszta prawie się nie liczy. Twoja wiedza i doświadczenie są bez wartości jeżeli nie potrafisz ich wykorzystać w public relations.
6. Analiza
Zarezerwuj raz w miesiącu trochę czasu na ocenę tego, co najskuteczniej pozwala ograniczyć zalew informacji i skupić się na pracy. Porównaj wyniki z tym co działo się miesiąc wcześniej. Analizuj i wyciągaj wnioski.
7. Dyskusja
Czytaj artykuły dostarczające informacji, pomysłów i motywacji do poprawy. Jeszcze lepiej - rozmawiaj o tym ze współpracownikami i powiedz co daje najlepsze efekty.
8. Szef
Wyślij ten artykuł swemu szefowi i korzystaj ze zmian jakie wprowadzi w zarządzaniu nawałem informacji.
Konkluzja
Zalew informacji bierze się z nieumiejętnego zarządzania czasem i braku priorytetów. Jeżeli umiesz pływać, utrzymasz się na powierzchni wody w basenie, jeziorze i na środku oceanu.
Zarządzanie informacjami jest jak pływanie - utoniesz tylko kiedy dasz się pokonać żywiołowi. Dopóki trzymasz głowę nad linią wody, dopóty nic Ci nie grozi.
Komentarz Czytelnika
Jak zwykle bardzo ciekawy materiał. Wydaje mi się jednak, że zapomniałeś o jednym, bardzo istotnym elemencie dla PR-owców - monitoring mediów, selekcja wykonana przez firmę monitorującą, selekcja z wykorzystaniem narzędzi dostarczanych przez firmę, np. przy użyciu platformy mamy podświetlone słowa kluczowe, filtrować materiały możemy ze względu na ich wydźwięk, siłę dotarcia itd, itp. Należy jeszcze pamiętać o możliwych analizach, które dostarczą wiedzy istotnej a umożliwią oszczędność czasu na przeglądanie wszystkich materiałów z wyniku monitoringu. W mojej ocenie, dobre narzędzie z monitoringu mediów może zaoszczędzić 90% czasu związanego z analizą przekazów mediowych.
- Paweł Sanowski
2. Wyzwanie PR 2011, czyli co stało się z prawdą?
Niebezpieczeństwo przy szukaniu prawdy leży w tym,
że czasami się ją rzeczywiście znajduje.
- William Faulkner
Prawda to esencja public relations - prawda dobrze opowiedziana.
Wychowałem się w latach 60. i 70. ubiegłego wieku. Oglądałem jeden kanał w czarno-białej telewizji. Słuchałem jednej stacji radiowej - Wolną Europę skutecznie zagłuszał nadajnik w Gliwicach. Czytałem jedną lokalną gazetę. Nie było kablówki ani telewizji satelitarnej. Nie miałem komputera (nikt nie miał) - nie wspominając o Internecie. Mój standard prawdy opierał się na tym co powiedział w sobotnim "Monitorze" Karol Małcużyński, napisał lokalny dziennik i podało regionalne radio.
Pamiętam ludzi o radykalnych poglądach: socjalistów, komunistów, utopistów, prawicowych opozycjonistów i dwóch anarchistów. Każda z tych grup miała swoje metody komunikacji: ulotki, plakaty, broszury, otwarte zebrania, spotkania w prywatnych domach. Anarchiści używali też megafonu. Tzw. wiodąca siła narodu miała dodatkowo wszystkie media.
Jedną z pierwszych życiowych umiejętności było nauczenie się odróżniania prawdy od kłamstwa. "To kłamstwo" było nie tylko stwierdzeniem faktu - było też oskarżeniem. Kłamcom nie podawało się ręki - byli pogardzani i karani. Wyroki były surowe, bo ocena kłamstwa była jednoznaczna.
Prawda absolutna?
Prawda absolutna nie czeka za każdym rogiem. Jeżeli coś upuszczę, to zwykle spadnie - z wyjątkiem przestrzeni kosmicznej lub błyskawicznie opadającego samolotu. Koszula ma kolor groszkowy czy pistacjowy? Dzieci pochodzą od mężczyzny i kobiety - lub z probówki. Dwa plus dwa jest cztery - z wyjątkiem pewnych reakcji chemicznych kiedy równa się osiem lub nawet osiemset.
Internalizujemy standard prawdy, bo to ułatwia życie. Nie możemy codziennie wszystkiego kwestionować, bo nie bylibyśmy w stanie reagować na zmiany i podejmować najprostszych decyzji. Dlatego pewne rzeczy przyjmujemy za pewniki (czasem na słowo, czasem z lenistwa, czasem z przekory) i na nich budujemy fundamenty prywatnej filozofii, własny kod moralny, osobisty przewodnik po wszechświecie.
Wszystko to robimy nieświadomie - proces internalizowania prawdy następuje poza naszą świadomością. Fundamenty standardu prawdy opierają się na przekonaniach naszych rodziców, opiniach rówieśników, szkolnej edukacji i tym co jako "prawdę" serwują nam media.
Dzisiaj trudniej odnaleźć prawdę
Kiedy dojrzewałem trudno było znaleźć w prasie wzajemnie wykluczające się informacje i komentarze. Krajowe dzienniki, telewizja i radio mówiły mniej więcej to samo. Opisywały i tłumaczyły wydarzenia w sposób "słuszny i właściwy". Mogliśmy się nie zgodzić z mediami "głównego nurtu", ale wiedzieliśmy, że będziemy w mniejszości. Żeby to zmienić musieliśmy przekonać więcej ludzi do naszych racji. Nie tylko przyjmowaliśmy naszą wersję prawdy, ale jednocześnie sprzeciwialiśmy się oficjalnej wykładni prawdy. Negowaliśmy standard i wiedzieliśmy, że bez konkretnego działania nie ma co marzyć o zmianie tego propagandowego wzorca.
Dzisiaj mamy setki nadawców satelitarnych i kablowych. Wiele programów informacyjnych przedstawia własne interpretacje tego, co dzieje się na świecie. Ale to tylko początek, bo w Internecie wciąż przybywa witryn WWW, które opisują wydarzenia na swój sposób i przedstawiają swoje wersje prawdy.
Wybór własnej wersji prawdy nie jest tak prosty jak kiedyś. Nie ma (ja nie znam) jednego punktu odniesienia służącego jak wzorzec z Sevres do oceny co jest prawdą a co kłamstwem. Nie ma jednej osoby, z którą możemy WSZYSCY zgadzać się lub spierać. Teraz jest Bronisław Komorowski, Donald Tusk, Jarosław Kaczyński, Grzegorz Napieralski, Waldemar Pawlak, Marek Belka, Leszek Balcerowicz, Benedykt XVI, Tenzin Gjaco, XIV Dalajlama, Władimir Putin, Barack Obama i Osama bin Laden.
Każda z wymienionych osób prezentuje opinii publicznej swoją wersję prawdy. Zdrowy rozsądek podpowiada wysłuchanie wszystkich ważnych, mądrych i dobrze poinformowanych ludzi, poznanie ich motywacji i interesów, samodzielną analizę zebranych faktów i obiektywną ocenę komu należy zaufać. Ale kto ma tyle czasu na logiczne i krytyczne myślenie?
Nieliczni analizują wszystkie fakty. To trudne zajęcie, bo zazwyczaj mamy kontakt nie z czystymi faktami z pierwszej ręki, ale z ich interpretacją - selekcja też jest interpretacją. Czasami znajdziemy w Internecie stronę WWW lub obejrzymy program telewizyjny, który systematyzuje wiedzę na ważny i aktualny temat - na przykład, globalne ocieplenie klimatu, reforma systemu emerytalnego w Europie, zapłodnienie in vitro - ale większość z nas nie ma wystarczającej fachowej wiedzy, żeby ocenić wiarygodność przekazanych faktów - opieramy się więc na ogólnym wrażeniu. Nawet coś co powinno być łatwe w wyjaśnieniu - na przykład, czy ustawa o zapłodnieniu in vitro pomaga ludziom czy szkodzi - pokazuje jak słowa i nieufność części opinii publicznej może przeszkadzać w jednoznacznym (i zgodnym) odczytaniu zapisów projektów ustaw.
Konkluzja
"Prawda" jest zabawnym pojęciem. Zachowujemy się jakby istniała prawda absolutna - jedyna, niepodważalna, bezdyskusyjna - ale nasza ludzka natura korci, żeby na szczycie tej absolutnej prawdy zbudować prywatną filozofię.
Prawda jest pojęciem relatywnym - i wcale nie czuję się z tym dobrze. To, co jest prawdziwe dla mnie nie musi być prawdziwe dla Ciebie (dziękuję, że jeszcze mnie czytasz) - nasze reakcje i zachowania mogą różnić się z powodu odmiennych interpretacji prawdy. Na przykład, nie masz pewności, że głosowaliśmy w wyborach prezydenckich na tego samego kandydata, prawda?
Kiedy dorastałem łatwiej było ustalić definicję prawdy. Imperium zła to było imperium zła. Ale także wtedy były jakieś rozbieżności. Sowiecka wersja prawdy różniła się od amerykańskiej. Castro i Gorbaczow nie zawsze przyjaźnie poklepywali się po plecach. Jednak, w poszczególnych krajach widać było więcej zgody niż teraz. Ta spójność opinii wynikała - moim zdaniem - przede wszystkim z rozdzielenia mediów głównego nurtu (masowych?) i nadawców niszowych.
Media masowe tracą na wpływie - w tym roku ten trend się utrzyma. Miliony stron w Internecie i setki nadawców satelitarnych i kablowych powoli, acz systematycznie odbierają im widzów, słuchaczy i czytelników. Dzięki satelitom i Internetowi każdy nadawca może być niszowy i masowy. Przypadek Wikileaks pokazał, że nigdy nie mieliśmy dostępu do tylu różnych źródeł i poglądów.
Taka sytuacja stawia nas przed ogromnym wyzwaniem - każdy musi ustalić swój standard prawdy. Nigdy w historii nie doświadczyliśmy czegoś podobnego. Nigdy w historii odbiorca informacji nie był bombardowany propagandowymi komunikatami z tak wielu różnych źródeł.
Moja wersja prawdy jest taka, że nie jesteśmy przygotowani do stawienia czoła temu wyzwaniu.
Prawda to esencja public relations - prawda dobrze opowiedziana.
Jaka jest Twoja wersja prawdy? Napisz o tym do mnie.
3. Anonimowe wypowiedzi w korporacyjnej komunikacji?
Anonim jest tylko wtedy dopuszczalny,
gdy piszący go rzeczywiście jest nikim.
- Stanisław Jerzy Lec
Anonimowy ekspert chętnie cytowany przez rosyjskie media stwierdził, że Polska przedstawiła fragmenty wyrwanych z kontekstu zdań kontrolerów z wieży kontroli lotów na wojskowym lotnisku Smoleńsk-Siewiernyj i wypaczyła rzeczywistość. Innymi słowy - Polacy manipulują i kłamią.
Anonimowość w dziennikarstwie to ostateczność - trzeba jej unikać za wszelką cenę. Kiedyś redaktorzy zgadzali się ukryć tożsamość rozmówcy tylko w wyjątkowych okolicznościach, na przykład, za kontakt z dziennikarzem groziły informatorowi sankcje karne.
Dzisiaj w co drugim artykule prasowym - także w prestiżowych gazetach - codziennie czytam anonimowe wypowiedzi. Sądzę, że wynika to z tego, że 24-godzinny cykl produkcji informacji skrócił czas pracy nad artykułem i dziennikarze nie zawsze są w stanie znaleźć osobę, która zgodzi się wypowiedzieć pod swoim nazwiskiem.
Najczęściej powód ukrycia tożsamości rozmówcy jest taki: "Taka-a-taka-osoba wołała zachować anonimowość, ponieważ nie była upoważniona do publicznego wypowiadania się w imieniu firmy."
I nic w tym złego. Ale gdzie przebiega granica wiarygodności pomiędzy anonimowością opinii i faktów? Anonimowy komentarz można przeboleć, ale domniemany fakt?
Anonimowość i odpowiedzialność
W jakim stopniu anonimowy informator jest odpowiedzialny za swoje słowa? Jaka odpowiedzialność spada na redaktora akceptującego artykuł? Kiedy dziennikarz powinien powiedzieć: "Jeżeli nie zgadza się pan/pani na wypowiedź pod nazwiskiem, nie mogę wykorzystać jej w tekście."
Nie wiem dlaczego anonimowy ekspert (załóżmy, że naprawdę istnieje) nie miał odwagi ujawnić swej tożsamości. Powodów mogło być wiele, na przykład:
1. szacunek dla swego dobrego imienia,
2. ochrona reputacji swej firmy,
3. brak wiary w prawdziwość swoich słów.
Bez względu na motywację eksperta, reporter w tym przypadku nie powinien zgodzić się na anonimowość, bo to za poważna sprawa, za poważny zarzut i za mała odpowiedzialność.
Anonimowość i nietykalność
Czy są jakieś przekonujące i niepodważalne powody, dla których należy zagwarantować rozmówcy anonimowość (i nietykalność)? Co powiesz na takie argumenty:
1. "... powiedział urzędnik ministerstwa zagranicznych proszący o zachowanie nazwiska do wiadomości redakcji, gdyż jego szef jest złośliwym zgredem chorobliwie zazdrosnym o popularność w mediach i nigdy by mu nie wybaczył zdjęcia na pierwszej stronie Gazety Wyborczej."
2. "... powiedział urzędnik ministerstwa sprawiedliwości proszący o zachowanie nazwiska do wiadomości redakcji, gdyż w chwili rozmowy z dziennikarzem miał strasznego kaca po balu karnawałowym, bolała go głowa i niezbyt kojarzył fakty."
3. "... powiedział urzędnik ministerstwa spraw wewnętrznych i administracji proszący o zachowanie nazwiska do wiadomości redakcji, gdyż jest głęboko przekonany, że nie ma racji."
4. "... powiedział urzędnik ministerstwa infrastruktury proszący o zachowanie nazwiska do wiadomości redakcji, ponieważ w ten sposób jego sąsiedzi i znajomi dowiedzieliby się, że w ministerstwie zajmuje dużo mniej eksponowane stanowisko od tego co opowiada jego żona."
5. "... powiedział urzędnik ministerstwa zdrowia proszący o zachowanie nazwiska do wiadomości redakcji, ponieważ 20-letnia kariera szarej eminencji w instytucjach publicznych nauczyła go, żeby nigdy nie wychodzić przed szereg i nie okazywać politycznych ambicji."
6. "... powiedział urzędnik ministerstwa obrony proszący o zachowanie nazwiska do wiadomości redakcji, ponieważ nie miał bladego pojęcia o czym mówił."
7. "... powiedział urzędnik ministerstwa rolnictwa proszący o zachowanie nazwiska do wiadomości redakcji, ponieważ ostatnio udzielał wywiadu mediom 35 lat temu (to była gazetka samorządowa), reporter śmiesznie przekręcił jego nazwisko i koledzy do dziś mu to przypominają."
8. "... powiedział urzędnik ministerstwa kultury proszący o zachowanie nazwiska do wiadomości redakcji, ponieważ mimo głoszonej przez premiera mody na transparentność i otwartą komunikację ze społeczeństwem, podobnie jak za poprzednich rządów, rzecznik rządu wkurza się kiedy ktoś wypowiada się bez jego pisemnej zgody."
Anonimowe public relations?
W publikacjach przygotowywanych przez praktyków public relations jest mnóstwo nudnych, trywialnych i sztampowych cytatów. Prawda. Ale przynajmniej nie są to nudne, trywialne i sztampowe anonimowe cytaty! Który dziennikarz chciałby wykorzystać wypowiedź prezesa firmy bez nazwiska?
Wyobraź sobie, że praktycy public relations postępują jak dziennikarze i w informacjach prasowych, artykułach, raportach są takie fragmenty:
1. "... powiedział proszący o niepodawanie nazwiska wiceprezes zarządu w anonimowym wydziale, gdyż jedynym celem jego wypowiedzi było ośmieszenie braku kompetencji szefa marketingu."
2. "... powiedział kierownik działu zasobów ludzkich, który nie chce ujawnić nazwiska, gdyż wie, że każda jego publiczna wypowiedź jest ostro krytykowana przez związki zawodowe."
3. "... powiedział anonimowy kierownik działu informatycznego, który obawia się, że ktoś dowie się gdzie pracuje i poprosi go, żeby wziął się w końcu do roboty."
Czy jest jakiś powód, dla którego jako praktyk PR zgodziłbyś się nie ujawniać nazwiska autora wypowiedzi, którą planujesz przesłać mediom? Napisz o tym do mnie.
Chcę być w świetle reflektorów
Premiera oryginalnego produktu. Praktyczny wynalazek. Zdecydowana poprawa standardu usługi. Przedłużenie bezwarunkowej gwarancji. Cenna akcja społeczna.
W takich chwilach warto mieć wpływ na bieg wydarzeń i znaleźć się w świetle reflektorów.
Aby zostać dostrzeżonym, trzeba właściwego podejścia we właściwym czasie do właściwych ludzi.
W pierwszej kolejności musisz uruchomić prosty "generator zainteresowania". Potem przedstaw zwięzłą i przekonującą argumentację, która pokaże szczegóły i korzyści. Na koniec zrezygnuj z "praw autorskich".
Zgoda, żeby każdy mógł poczuć się autorem Twego pomysłu nie tylko wyzwala, ale także jest kluczem do sukcesu. Kiedy przestajesz myśleć komu należy się "sława i chwała", odpowiedź na to pytanie staje się bardziej wiarygodna i oczywista.
Chcesz wejść w światło reflektorów?
Chętnie pomożemy. Mamy doświadczenie, czas i środki.
Napisz do nas lub zadzwoń: 77 441 40 14.
4. Czas odkurzyć plan kryzysowy
Kiedy ostatnio aktualizowałeś plan zarządzania kryzysem i komunikacją kryzysową? Na przykład, kiedy przeprowadziłeś w firmie symulację kryzysową testującą przydatność obecnego planu?
Jeżeli odpowiedź brzmi "nigdy", pocieszę Cię - nie jesteś sam. Większość organizacji mimo posiadania planu kryzysowego (taki zakurzony gruby plastikowy skoroszyt gdzieś na górnej półce) rzadko do niego zagląda przed prawdziwym kryzysem.
Profesor Michael Watkins z Harvard Business School zaleca uwzględnienie dziesięciu elementów w skutecznym planie kryzysowym:
1. Zestaw prawdopodobnych scenariuszy kryzysowych.
Jakie kryzysy mogą zagrozić organizacji? Na przykład, poważny pożar, epidemia, porwanie pracownika, strajk dostawców, włamanie do sieci informatycznej, utrata łączności telefonicznej, odcięcie dostawy wody, ciepła lub energii elektrycznej.
Symulacja daje przedsmak prawdziwego kryzysu, ujawnia słabe punkty w planie kryzysowym, uczy analizy ryzyka i podejmowania decyzji. Dobrze przeprowadzone ćwiczenie uczula pracowników na szybkie wychwytywanie zagrożeń i zwiększa wiedzę o skutkach ich lekceważenia.
2. Elastyczny zestaw modułów działania.
Jak wygląda zarządzanie w kryzysie poszczególnymi obszarami, na przykład, relacje z mediami, ewakuacja, zawieszenie działalności operacyjnej, logistyka awaryjnych dostaw, itd.?
Modułowa kompozycja planu kryzysowego daje większą elastyczność w wyborze optymalnej strategii i taktyki. Jest to o tyle istotne, że prawdziwe kryzysy rzadko bezpośrednio pasują do przećwiczonych scenariuszy.
3. Zestawienie modułów działania ze scenariuszami sytuacji kryzysowych.
Plan łączący konkretne scenariusze z modułami działania, na przykład, "strzelanina na terenie zakładu" oznacza zamknięcie zakładu, wezwanie policji, komunikację z mediami, pomoc psychologiczną dla pracowników.
4. Zespół dowodzenia i zarządzania kryzysem.
Zdecentralizowane organizacje znakomicie radzą sobie z rozwojem i promocją innowacji, ale są nieefektywne w szybkim przekazywaniu komunikatów.
Kryzys potrzebuje scentralizowanego centrum decyzyjnego i szybkiego przejścia do trybu "wojennego". A to wymaga wyznaczenia dowódcy, jego zastępcy, oficerów łącznikowych, itp. To oznacza także stworzenie zgranego zespołu pięciu lub sześciu osób, które przejmą kluczowe funkcje w sztabie kryzysowym.
5. Protokoły aktywacji planu kryzysowego.
Czy funkcjonują w firmie jasne procedury przejścia z "normalnego" do "kryzysowego" trybu funkcjonowania? Czy jest też komunikat "Wszystko w porządku" zezwalający na powrót do "normalnego" trybu?
Należy opracować protokoły aktywacji, koordynacji i dezaktywacji różnych modułów działania w sytuacji kryzysowej.
6. Miejsce zarządzania kryzysem - plus lokalizacja rezerwowa.
Czy na terenie organizacji i poza nią jest pomieszczenie, które łatwo i szybko można przekształcić w centrum zarządzania kryzysem? Czy z tego miejsca jest dostęp do mediów (w tym telewizji, radia i szerokopasmowego Internetu), telefonu i faksu? Czy są tam kopie planu kryzysowego?
7. Jasne kanały komunikacji.
Szybko uruchamiane kanały komunikacji na terenie organizacji i poza nią. Na przykład, wewnętrzna telewizja przemysłowa i megafony do przekazywania poleceń i komunikatów. Na miejscu strzelaniny niezbędne jest nie tylko odgrodzenie zagrożonego terenu i wezwanie policji, ale również nakazanie pracownikom pozostania w pokojach, zamknięcia drzwi i ukrycia się.
Powinny działać mechanizmy szybkiego zlokalizowania pobytu kluczowych pracowników, na przykład, intranet, kontaktowe numery alarmowe.
8. Zasoby rezerwowe.
Potrzebne są zapasy jedzenia, wody i podstawowych lekarstw - dodatkowo generatory energii, itd.
Należy zawrzeć umowy z zewnętrznymi partnerami w sprawie dodatkowej dostawy towarów lub usług, na przykład, zwiększona ochrona osobista.
9. Regularne symulacje.
Najlepsze plany są bezwartościowe jeżeli istnieją tylko na papierze. Potrzebne są regularne (co najmniej raz w roku) praktyczne ćwiczenia prowadzone przez zespół zarządzania kryzysem oraz systematyczne testowanie sprawności kanałów informacji, inwentaryzacja i odnawianie zasobów, itp.
Ćwiczenia powinny odbywać się regularnie, ale nikt oprócz szefa zespołu i jego zastępcy nie powinien znać ich daty.
10. Wielowymiarowa analiza kryzysu po jego zakończeniu.
Każdy kryzys daje okazję do nauki i poprawy planów. Ale nauka jest wartościowa pod warunkiem, że działają mechanizmy analizy błędów, wymiany doświadczeń i wyciągania wniosków.
Kluczowe pytania brzmią: 1. Co się sprawdziło i co zawiodło? 2. Czego to nas nauczyło? 3. Co należy zmienić w organizacji, procedurach i systemie planowania?
Konkluzja
Każda organizacja stanie kiedyś oko w oko z kryzysem. Od przygotowania w głównej mierze zależy czy wyjdzie z kryzysu wzmocniona, osłabiona lub czy w ogóle go przeżyje.
Czy w Twoim planie kryzysowym uwzględniłeś wszystkie dziesięć elementów? Jeśli nie, zrób to jak najszybciej!
Jak opracować plan komunikacji kryzysowej
5. Ciemna strona serwisów społecznościowych
Serwisy społecznościowe są już w głównym nurcie mediów.
Wiem, bo moja sąsiadka, która od niedawna chodzi na lekcje jogi, umówiła się z koleżankami wymieniać na Twitterze wszystkie wiadomości, uwagi i plotki o kursie.
Pół roku temu żadna z tych pań nie miała pojęcia o istnieniu Twittera.
Nie twierdzę, że Twitter jest w medialnej czołówce. Na przykład, w wigilię balu sylwestrowego próbowałem wytłumaczyć mojemu dentyście, który miesiąc wcześniej założył pierwsze w życiu konto e-mail, jak działa i do czego służy Twitter.
Jego reakcja na Twittera:
"O co ludziom w tym wszystkim chodzi?"
Dodam, że mój dentysta dostał na Gwiazdkę najnowszy model iPhona i namiętnie wysyła smsy i e-maile. Założę się, że za kilka miesięcy będzie miał profil na Twitterze i Facebooku.
Media społecznościowe zdobywają coraz więcej zwolenników i użytkowników. Fakt. Warto pamiętać o nowych zagrożeniach jakie niesie ze sobą informowanie w Internecie o tym co myślimy, co robimy, jak się czujemy - stała obecność online, częste aktualizacje profili i większa transparentność naszego prywatnego życia wiąże się z pewnym ryzykiem - ryzykiem na własne życzenie.
Dwa incydenty na przełomie starego i nowego roku pokazały jak media społecznościowe zmieniają nasze życie.
Przygoda pierwsza
Na przyjęciu sylwestrowym wszyscy z wyjątkiem jednej osoby śpiewali, tańczyli, jedli i pili do woli. Młoda osóbka z cyfrowym aparatem w dłoni co chwilę powtarzała: "Jest super! Musimy mieć z tego zdjęcia na Facebooku. Ustawiamy się do zdjęcia. Szybciutko!" Wyłączała muzykę i ustawiała nas do zdjęcia, które potem szybko przesyłała na Facebooka.
Nie zauważyłem, żeby wdała się z kimś w dłuższą pogawędkę, nie pamiętam, żeby tańczyła lub jadła, bo przez cały czas siedziała przy komputerze. Po pojawieniu się zdjęć na Facebooku ktoś oglądający je w Internecie dodawał do nich komentarze, ona na nie odpowiadała, dołączała kolejne zdjęcia - znowu nowe komentarze i nowe zdjęcia... wirtualne błędne koło.
Dlaczego nie została w domu? W domowym zaciszu (impreza była głośna!) miałaby więcej przyjemności z sylwestrowej nocy, bo o tym, że jej myśli i emocje były daleko od nas, nie mam najmniejszej wątpliwości.
Jest jeszcze jeden problem wywołany jej obsesją Facebookiem: nie chciałem, żeby moje zdjęcia z tamtej nocy pojawiły się na Facebooku! Powiem jasno: nie wszystkie miny były najmądrzejsze i nie wszystkie taneczne pozycje nadawały się do upowszechnienia. Ostatnią noc starego roku chciałem spędzić tylko z moimi najbliższymi przyjaciółmi - nie chciałem, żeby świat wiedział gdzie byłem i co robiłem tamtej nocy. Nie potrzebowałem alibi Facebooka.
Problem także w tym, że osoba zajmująca się robieniem zdjęć i umieszczaniem ich na Facebooku, nie miała czasu cieszyć się zabawą. Całą noc biegała za nami z aparatem (nie zawsze udało jej się utrwalić najciekawsze momenty) i natychmiast wrzucała swoje cyfrowe trofea na Facebooka.
Przygoda druga
W pierwszym dniu Nowego Roku wybraliśmy się na lodowisko. Lekki mróz, świeże powietrze i ruchy wymagające koordynacji całego ciała bardzo były nam potrzebne. Bawiliśmy się świetnie, z wyjątkiem jednej osoby, która nie mogła oderwać się od telefonu komórkowego - non-stop coś pisała na klawiaturze.
"Co robisz?" zapytałem.
"Tweetuję o imprezie na ślizgawce," powiedziała.
"Dlaczego?" zapytałem. "Nudzisz się?"
"Nie," odpowiedziała. "Jest super."
Jasne! Prawdopodobnie napisała coś takiego: "Rewelacyjnie bawię się na lodowisku. Super czad!"
Gdyby rzeczywiście znakomicie się czuła czy wysyłałaby informacje o tym na Twittera? Zamiast cieszyć się chwilą chciała powiedzieć o tym momencie całemu światu (lub swoim 19 fanom).
Na Twitterze i Facebooku gęsto od podobnych wpisów. Wyglądają na przykład tak:
"Jemy z Anią i Piotrem przepyszny obiad w modnej restauracji na krakowskim rynku. W życiu nie widziałam tak ogromnego schabowego! Gdzie ja go zmieszczę?"
Albo...
"Oglądam w telewizji komedię. Pękam ze śmiechu. Rewelka."
Albo...
"Zjeżdżam teraz na nartach z bardzo stromej góry. Cudowna okolica. Urocze krajobrazy. Herbatka z prądem kopie jak trzeba!" To akurat wymyśliłem, ale wiadomo o co chodzi.
Zamiast przygody trzeciej
Kiedy naprawdę zajadasz się smakowitym schaboszczakiem, dlaczego uważasz, że świat umrze z głodu jeżeli się o tym nie dowie? Czy przed nastaniem ery Twittera odszedłbyś od biesiadnego stołu, żeby zadzwonić do dalekiego krewnego z wiadomością jak wyśmienicie się bawisz?
Kiedy oglądasz ciekawy film, ciesz się filmem! Na Twitterze możesz o tym powiedzieć po napisach końcowych.
Kiedy pędzisz na nartach z ogromną prędkością ze szczytu Gubałówki, pełną piersią ciesz się jazdą! Taka chwila może się już nie powtórzyć. Zdjęcie na Facebooku zrób w kolejce do wyciągu.
Ten owczy pęd za błyskawicznym informowaniem online o najdrobniejszych szczegółach naszego prywatnego życia trochę mnie przeraża.
A ponieważ serwisy społecznościowe (na przykład, Facebook, Twitter) szybko stają się mediami masowymi i urządzenia mobilne coraz sprawniej ułatwiają dzielenie się informacjami, sprawy mogą tylko się pogorszyć.
6. 22 porady jak przeżyć w mediach społecznościowych
Kiedy byłem nastolatkiem ojciec wbijał mi do głowy, żeby wszystko za co się zabieram robić najlepiej jak potrafię. Poprzeczka była ustawiona wysoko, ale starałem się zawsze iść za radą ojca.
Pod koniec 2007 roku życie nabrało nowego wymiaru i tempa - wtedy rozpocząłem pisanie pierwszego bloga Media Gapa.
Latem 2009 założyłem profile na Twitterze, Facebooku, GoldenLine i Profeo.
Pół roku temu doszły nowe wyzwania - kolejne cztery blogi: 112 PR, Trener Medialny, Kryzys Online i Pressentacje. Trochę później Feliszek PR. Na premierę czekają trzy następne.
Witamy w zwariowanym świecie mediów społecznościowych :-)
Założyć blog to pestka, ale jak to wszystko opanować? Jak zarządzać kilkoma kontami i blogami i znaleźć jeszcze czas na sen?
Oto 22 pytania w 8 kategoriach z mojej listy zadań w mediach społecznościowych, które pomogą podejmować właściwe decyzje:
I. Czas
1. Ile czasu zajmie aktywne zarządzanie wszystkimi kontami i profilami w mediach społecznościowych?
2. Czy mam wystarczającą ilość czasu, żeby to robić dobrze?
3. Czy kiedy odkryję, że coś zabiera mi za dużo czasu, mogę bez problemu zlikwidować konto lub będę udawać, że wszystko jest w porządku i źle zarządzany profil będzie wystawiać na szwank moją reputację?
II. Szum informacyjny
4. Ile komunikatów będę otrzymywać i czy mogę je filtrować?
5. Czy konwersacje są ciekawe i oryginalne czy są to informacje, które mogę znaleźć w innych miejscach w Internecie? Innymi słowy, czy mam do czynienia ze *spamem* czy raczej z wartościowymi rozmowami?
III. Wartość
6. Czy mam kontakt z wyjątkowymi pomysłami, które wzbogacają moją wiedzę i pomagają w osiągnięciu celów osobistych i zawodowych?
7. Jak trudno jest je odnaleźć?
8. W jaki sposób udział w konwersacji pomoże mi w realizacji moich celów?
9. Czy mój wkład w wymianę informacji i opinii będzie przydatny dla innych użytkowników?
IV. Integracja
10. Czy mogę połączyć wybraną platformę społecznościową z tym co robię w innych miejscach w Internecie i poza nim?
11. Czy przez połączenie aktywności w różnych miejscach mogę wypracować cenną wartość dodaną?
V. Cele
12. Co chcę osiągnąć dzięki aktywności w mediach społecznościowych? (osobiście i/lub zawodowo)
13. Czy moje oczekiwania są realistyczne?
14. Co powinienem zrobić, żeby je zrealizować?
VI. Interesy
15. Jaki będzie wpływ aktywności w mediach społecznościowych na moje interesy? Czy pozwoli mi rozwinąć firmę, zdobyć więcej klientów, rozwinąć portfolio usług, sprzedać więcej książek, pozyskać nowych kontrahentów, zwiększyć liczbę zaproszeń na konferencje naukowe lub branżowe?
VII. Konwersacje
16. Czy prowadzone są rozmowy, w których mam ochotę uczestniczyć?
17. Czy mają miejsce autentyczne wymiany myśli czy raczej jednorazowe krótkie riposty?
18. Jaki jest poziom moderacji dyskusji?
19. Czy dyskusje są zdominowane przez te same osoby czy pojawiają się nowe głosy nieznane w innych miejscach?
VIII. Zmiana
20. Jakie zmiany muszę wprowadzić w swoim stylu i godzinach pracy, żeby aktywnie udzielać się w dyskusjach?
21. Jakie technologie muszę opanować, ile to zajmie czasu i jakie to będzie trudne?
22. Czy będę musiał z czegoś zrezygnować, żeby robić to dobrze?
Konkluzja
Kiedy oceniam korzyści z mojej aktywności w mediach społecznościowych zawsze patrzę na efekty. Gdyby nie ten newsletter, może nigdy nie przeczytałbyś tego tekstu. Gdyby nie Internet, nigdy byśmy nie wiedzieli o swoim istnieniu i tym czym się zajmujemy.
Czy zamierzam coś zmienić? Być może. Ale pod warunkiem, że mogę liczyć na większą wartość dodaną: ciekawsze opinie, praktyczne porady i cenniejsze kontakty - poprzeczka idzie jeszcze wyżej.
Czym kierujesz się wybierając media społecznościowe? Ile czasu im poświęcasz? Na jakie liczysz korzyści? Napisz o tym do mnie.
Chcę być poza światłem reflektorów
Wadliwy produkt. Kryminalne lub kłopotliwe zachowanie pracownika. Adwersarz zyskuje poparcie mediów. Konkurencja przesłała mediom raport niezależnego instytutu ujawniający kulisy Twoich "niekonwencjonalnych" działań lobbingowych.
Role w przedstawieniu rozdane i Tobie przypadła rola czarnego charakteru. Widzisz, że szukanie kozła ofiarnego jest ważniejsze od rozwiązania problemu.
W takich chwilach warto mieć wpływ na bieg wydarzeń i znaleźć się poza światłem reflektorów.
Na nic wyrywanie włosów z rozpaczy - trzeba właściwego podejścia we właściwym czasie do właściwych ludzi.
Najpierw trzeba znaleźć prawdziwego winowajcę - autora zamieszania. Potem skup się na tym CO i KTO naprawi błąd. Następnie opracuj proste w zrozumieniu i wykonaniu rozwiązanie, którym zajmie się zespół wiarygodnych ludzi. Na koniec, wprowadź rozwiązanie w życie. Musisz też zrezygnować z "praw autorskich".
Zgoda, żeby każdy mógł poczuć się autorem Twego pomysłu nie tylko wyzwala, ale także jest kluczem do sukcesu. Kiedy przestajesz myśleć komu należy się "sława i chwała", odpowiedź na to pytanie staje się bardziej wiarygodna i oczywista.
Chcesz wyjść poza światło reflektorów?
Chętnie pomożemy. Mamy doświadczenie, czas i środki.
Napisz do nas lub zadzwoń: 77 441 40 14.
7. Milimetry od katastrofy, czyli zarządzanie ryzykiem
Student public relations z Warszawy pyta:
Co jest łatwiejsze: zarządzanie ryzykiem czy tłumaczenie się z błędów w ocenie zagrożenia?
Terrorystyczny atak na dwie wieże World Trade Center. Zamachy bombowe w Madrycie i Londynie. Wybuch bomby pod pociągiem "Newski Ekspres". Tragedia załogi łodzi podwodnej "Kursk". Katastrofa samolotu CASA pod Mirosławcem i prezydenckiego tupolewa pod Smoleńskiem. Samobójczy zamach na lotnisku Domodiedowo.
Co łączy te tragiczne wydarzenia? We wszystkich przypadkach błędnie oszacowano ryzyko.
Nie ma dymu bez ognia, nie ma ognia bez pierwszej iskry. Wystarczy jedna feralna decyzja lub zlekceważone ostrzeżenie. Katastrofy zwykle są na końcu łańcucha krytycznych i rozwojowych wydarzeń prowadzących do dramatycznego finału.
Większość kryzysów narasta powoli - kumulują codzienne drobne błędy i stopniowo wystawiają organizację na coraz większe zagrożenie. Diabeł jest w tych drobnych szczegółach, a nie w przypadkowej koincydencji nieprzewidywalnych wydarzeń.
Szefowie często zapominają o sygnałach ostrzegawczych lub zajmują się nieistotnymi anomaliami. Podatność firmy na kryzys jest kombinacją błędów w ocenie ryzyka i ignorancji w zarządzaniu.
Co ciekawe, ignorancja zarządu często objawia się jako próba przywrócenia stabilności organizacji przez podważenie zasadności występowania anomalii, które psują dobre samopoczucie kierownictwa. Potem zostaje już tylko zdziwienie i pasywne reagowanie na dramatyczne wypadki.
4 etapy dojrzewania kryzysu
Kryzysy dojrzewają przechodząc w organizacji cztery etapy:
1. Anomalie i nieuwaga
2. Błędy i szukanie winnych
3. Zamieszanie i zaprzeczanie faktom
4. Kryzys i jego eskalacja
Na każdym etapie drogi do kryzysu widzimy coraz większe błędy - ignorancja zarządu na każdym etapie ujawnia się w trochę inny sposób.
1. Anomalie i nieuwaga
Początkowo symptomy słabości są niedostrzegalne i nie psują nikomu dobrego samopoczucia.
Przypomina to sytuację kiedy ktoś nie zamknął drzwi i nikt nie zwraca na to uwagi - drzwi są lekko otwarte, każdy może wejść (także obcy), można coś wynieść bez kontroli, zimą ucieka ciepło. Ponieważ w firmie nie wyrobiono nawyku "zamykania drzwi", taka sytuacja uważana jest za normalną. Trochę świeżego powietrza jeszcze nikomu nie zaszkodziło :-)
Ta faza nie można trwać długo i przygotowuje grunt pod drugi etap.
2. Błędy i szukanie winnych
W drugim etapie anomalie powracają, rozwijają się i nasilają zdobywając coraz więcej miejsca dla poważniejszych i bardziej konkretnych zakłóceń.
Jeżeli nie podejmie się na czas działań zaradczych, anomalie przybiorą rozmiar i formę, której zarząd nie będzie mógł dłużej ignorować, gdyż coraz więcej wydziałów firmy będzie odczuwać ich negatywne skutki (na przykład, personalne konflikty, uporczywe plotki, przerwy w pracy, negatywne artykuły w prasie, nadmierne wahania notowań akcji, więcej reklamacji od klientów, utrata ważnych kontraktów, poważna rotacja zatrudnienia, powracające problemy z jakością produktów, alarmujące wyniki audytów, itd.). Wszystkie błędy na tym etapie pozostają pod kontrolą, ale właśnie dlatego nie są postrzegane jako realne zagrożenie.
Często te zjawiska są przypisywane fizycznej, posiadającej pozory prawdopodobieństwa przyczynie, często zewnętrznej - zarząd szuka (chwilowo) winy u konkretnych osób lub grup: dziennikarzy, związków zawodowych, ministrów lub w bardziej abstrakcyjnych pojęciach: polityka rządowa, recesja lub ekstremalne warunki pogodowe.
Takie zachowanie niechybnie prowadzi do trzeciego etapu, czyli zaprzeczenia.
3. Zamieszanie i zaprzeczanie faktom
W tej fazie kryzys staje się widoczny (i oczywisty) dla wszystkich.
Punktem zapalnym jest krytyczne wydarzenie ujawniające błędy i anomalie zgromadzone do tej pory - zarząd zaczyna wątpić w niezawodność obowiązujących wewnętrznych procedur i przepisów.
W poprzednich dwóch fazach przykre wypadki i dysfunkcje można było opanować za pomocą sprawdzonych procedur - teraz brakuje narzędzia do skutecznego rozwiązania problemu. Pojawia się chwilowe uczucie utraty kontroli nad biegiem wypadków (strach, panika, nawet chęć ucieczki).
Oliwy do ognia dolewają nerwowe i pochopne decyzje i działania zarządu bez zrozumienia co się tak naprawdę wydarzyło: komunikaty dla mediów, konferencje prasowe, zebranie zespołu kryzysowego, aktywacja planu zarządzania kryzysem i komunikacją kryzysową. Nie ma czasu na analizę - jest tylko działanie. Poczucie presji, priorytet dla działania i tendencja z poprzedniego etapu do szukania winnych poza organizacją wzmacniają pokusę odrzucenia twardych faktów.
Kunktatorskie i nieprzemyślane reakcje nie zachęcają do refleksji co rzeczywiście się szykuje, czyli czwarty etap - kryzys.
4. Kryzys i jego eskalacja
Zamieszanie szeroko otwiera drzwi kryzysowi.
Chaos doprowadza organizację na skraj przepaści i wystawia na szwank jej reputację. To już nie jest drobne zaburzenie czy zakłócenie, ale totalna destabilizacja funkcjonowania firmy i jej otoczenia. Wcześniejsza ignorancja eskaluje kłopoty i groźne kontrataki: oskarżenia, sprawy sądowe, konferencje prasowe i kolejne zaprzeczenia.
Konkluzja
Łatwiej jest dobrze zarządzać ryzykiem niż tłumaczyć się z błędów w ocenie zagrożenia.
W większości kryzysy nie są wyjątkowymi i nieprzewidywalnymi wydarzeniami, ale zdarzeniami, którym można zapobiec, gdyby nie lekceważenie sygnałów ostrzegawczych.
Jak opracować plan komunikacji kryzysowej
8. Plusy wystąpienia publicznego dla dużej grupy
Kierowniczka marketingu w prywatnej wyższej uczelni pyta:
Nie mam oporów przed prezentacjami dla 5, 10 lub 30 osób, ale za żadne skarby nie chciałabym wypowiadać się przed grupą 50, 100 lub 300 słuchaczy. Czeka mnie pierwsze wystąpienie dla dużej grupy nowych klientów. Jak pokonać strach?
Strach, obawa, niepewność to bardzo ludzkie uczucia. Ważne jak sobie z nimi radzimy i wykorzystujemy w pracy.
Jeżeli potrafisz prowadzić interesującą rozmowę z jedną osobą, masz wszystko czego potrzeba do występu przez tysiącem słuchaczy.
Wyobraź sobie prezentację dla 20 osób. Na koniec z dodatkowymi pytaniami zgłaszają się dwie osoby, czyli 10%. Tłumem tego nie nazwiesz, prawda?
Teraz ta sama prezentacja dla 300 osób. 10% to grupa 30 słuchaczy, którzy chcą wiedzieć więcej. Proszą o wizytówkę. Pytają o szczegóły produktów i usług. Chcą się umówić na prezentację w ich firmie. Trudno się do Ciebie przecisnąć. Jak się czujesz? Gwiazda rocka?
Czy dużo się zmieniło? Niewiele. Prezentacja ta sama. Miałaś tylko szczęście lub odwagę wystąpić przed dużą widownią.
Punkty za odwagę
Zaobserwowałem ciekawe zjawisko. Za prezentację dla 10 słuchaczy możesz otrzymać powiedzmy ocenę 5 punktów w skali 1-10. Natomiast za identyczną prezentację dla większego audytorium, na przykład 200 osób, średnia ocena wzrośnie do 8 punktów na tej samej skali.
O co w tym chodzi?
Publiczność daje mówcom dodatkowe punkty za "odwagę" wystąpienia przed dużą grupą. Kiedy ten sam mówca pojawia się przed 10 osobami, słuchacze nie podnoszą automatycznie oceny, bo w ich mniemaniu nie wymaga to specjalnego męstwa czy poświęcenia - każdy by tak potrafił.
W małej sali mówca jest obserwowany bardzo dokładnie - widać każde zmarszczenie bluzki, plamę na spódnicy i brudny mankiet. W dużych pomieszczeniach jest większa przestrzeń i trudniej dostrzec fizyczne defekty. Odległość od mówcy tworzy aurę podobną do zjawiska jakiego doświadczają muzycy rockowi występujący przed ogromną widownią.
Dodatkowo, wytwarza się zjawisko "wzmocnionej" grupowej reakcji. Kiedy powiesz coś zabawnego przed grupą 10 słuchaczy i zaśmieją się tylko dwie osoby, trudno mówić o "entuzjastycznej" reakcji. Kiedy tym samym dowcipem uraczysz tysiąc osób i co piąta parsknie śmiechem, efekt będzie zwielokrotniony.
Z tego samego powodu artyści kabaretowi nie odnoszą sukcesów w salach z wieloma wolnymi miejscami, ale wywołują salwy zaraźliwego grupowego śmiechu tam gdzie nie ma wolnych krzeseł.
Trzy punkty dla odwagi
O czym należy pamiętać występując przed dużą widownią? Jeżeli wiesz jak zajmująco i przekonująco mówić do małej grupy, weź pod uwagę trzy porady:
1. Wystąpienia publiczne i prezentacje dla większych grup są łatwiejsze, gdyż otrzymujesz bonusowe punkty za "odwagę".
2. Powinnaś szukać okazji do występów przed dużymi grupami, gdyż takie wystąpienia wzmacniają Twoją reputację eksperta, a ryzyko porażki jest znikome (pod warunkiem, że umiesz zajmująco i przekonująco mówić do małej grupy słuchaczy).
3. Na co czekasz? Zgłoś się jako mówca na regionalnym zjeździe, kongresie naukowym lub branżowym sympozjum!
PS. Napisz do mnie jak było.
9. Kiedy konkluzje należą do słuchaczy
Konsultant public relations z Poznania pyta:
Jaki jest najlepszy pomysł na podsumowanie wystąpienia publicznego lub prezentacji?
Każde dobre wystąpienie publiczne lub prezentację należy zakończyć zwięzłym podsumowaniem. Jeśli czas wystąpienia jest krótki i ściśle wydzielony, najlepiej kiedy wnioski przedstawi prelegent.
Jeśli jednak prowadzisz dłuższe zebranie, szkolenie, warsztat lub seminarium, warto rozważyć przekazanie sformułowania konkluzji słuchaczom.
Na pierwszy rzut oka nie wygląda to zachęcająco. Ale tylko na początek.
Na warsztatach mam w zwyczaju rezerwować ostatni kwadrans na podsumowanie i wnioski. Ale nie robię tego sam - tylko zlecam uczestnikom. Kiedy jest to na przykład szkolenie jak prowadzić prezentacje, proszę każdego, żeby powiedział jak ocenia to, czego się nauczył, dowiedział się o sobie jako mówcy i jaki ma plan poprawy jakości swoich prezentacji w przyszłości.
Takie podejście daje dwie korzyści. Po pierwsze, powtarzamy najważniejsze punkty szkolenia, ale tym razem padają one z ust uczestników (ja sprawdzam co zapamiętali). Po drugie, czasem pojawiają się nowe i oryginalne komentarze i konkluzje, o których sam wcześniej nie pomyślałem. Innymi słowy, nikt się nie nudzi :-)
Oto siedem korzyści z przekazania uczestnikom zebrania lub szkolenia prawa do podsumowania i konkluzji:
1. Każdy sam wybiera to, co było jego zdaniem najbardziej wartościowe na szkoleniu (w szkole robi to nauczyciel).
2. Podnosi się ogólny poziom adrenaliny. Każdy kto wie, że za chwilę wystąpi przed grupą, koncentruje myśli, analizuje dane i wybiera najważniejsze fakty.
3. Sama czynność powrotu ad hoc do treści szkolenia pomaga zapamiętać więcej praktycznych informacji i pomysłów.
4. Przez otwarte stwierdzenie czego się nauczyli uczestnicy szkolenia utwierdzają się w przekonaniu, że rzeczywiście posiedli tę wiedzę i umiejętności, pożytecznie spędzili czas na szkoleniu i z większym zaangażowaniem będą stosować i doskonalić nowe umiejętności w pracy.
5. Oddanie głosu uczestnikom szkolenia zwiększa aktywność grupy.
6. Kiedy uczestnicy czują, że doszli do konkluzji samodzielnie (nawet jeżeli trener wcześniej mówił to samo) przywiązują do nich większą wagę.
7. Prowadzący szkolenie pokazuje się jako skromny moderator, który pomaga uczestnikom zademonstrować jak dużo się dowiedzieli i nauczyli.
Czy jest jakiś minus? Ta metoda zbiera więcej czasu od podsumowania autora wystąpienia, ale - moim zdaniem - plusy zdecydowanie przeważają.
PR nocą
Co robi żona eksperta public relations cierpiąca na bezsenność?
Budzi słodko chrapiącego małżonka i prosi: "Powiedz mi, kochanie, o co chodzi w tym public relations?"
Przeczytaj, oceń i skomentuj najnowsze artykuły na blogach: Media Gapa, Trener Medialny, 112 PR, Kryzys Online, Pressentacje i Feliszek PR.
Chcesz samodzielnie napisać swoją informację prasową? Skorzystaj z usługi bezpłatnej tylko dla prenumeratorów tego newslettera. Wypróbuj Twoje Info.
Przeoczyłeś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.
Zastrzeżenia prawne
1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.
2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.
3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.
4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.
5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).
6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.
7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.
Jeśli z ciekawością przeczytałeś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.
Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter odwiedź naszą witrynę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.
Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i mnie zasmucić) wyślij proszę na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.
| Bogusław Feliszek www.facebook.pl/Bogusław-Feliszek www.goldenline.pl/Bogusław-Feliszek | Pressence Public Relations pl. Teatralny 10-11/33 45-056 Opole | WWW www.pressence.com.pl e-mail: biuro@pressence.com.pl tel. +48 77 441 40 14 |