PRESSENCE NEWSLETTER
(C) Pressence Public Relations

Liczba prenumeratorów - 625 osób

Otrzymujesz tę korespondencję, ponieważ poprosiłeś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej http://www.pressence.com.pl i zapisałeś się na naszą listę subskrypcyjną.

Przekaż proszę ten magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną więcej sprzedawać produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.

Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.

OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.

MAM PYTANIE

Rozpoczynam kampanię informacyjną "Mam pytanie".

Jako praktyk PR i trener medialny codziennie pomagam moim klientom współpracować z dziennikarzami. Pytania, które słyszę z obydwu stron są czasem tak zaskakujące, że trudno o nudę i łatwo o pasjonujące wyzwania.

W ramach tej kampanii proszę Cię o zadanie mi trudnych pytań na temat public relations.

Odpowiem na każde palące pytanie o tym:

1. czego potrzebują dziennikarze,
2. jak należy zachować się podczas rozmowy z dziennikarzem,
3. jak pisać i redagować informacje prasowe,
4. jak przygotować atrakcyjną prezentację,
5. jak zapobiegać kryzysom,
6. jak radzić sobie kiedy - mimo wszystko - kryzys wybuchnie,
7. jak współpracując z mediami osiągnąć swoje strategiczne cele biznesowe.

Widzisz moją dłoń w górze? Jestem gotowy do odpowiedzi.

Z doświadczenia wiem, że najlepiej pytać wprost. Mam nadzieję, że moja skrzynka pocztowa to wytrzyma :-)

Kliknij tutaj i zadaj mi pytanie.

Bogusław Feliszek,
Pressence Public Relations,
Mój biogram,
Wolisz zadzwonić? (77) 441 40 14.

W numerze

1. 2009 rzeczy do zrobienia w public relations w recesji
2. Jak warto rozmawiać
3. Trzy najważniejsze słowa w komunikacji
4. 36 godzin sławy informacji w Internecie
5. Kiedy szef odchodzi i inne wypadki
6. Maciej Mąciwoda i reszta
7. Kiedy klient przeszkadza
8. Chwila prawdy, czyli public relations w recesji
9. Biuletyn czy blog?
10. Uśmiechnij się

1. 2009 rzeczy do zrobienia w public relations w recesji

Rynek giełdowy przewidział dziewięć z ostatnich pięciu recesji.
- Paul A. Samuelson

Jeżeli nie spędziłeś ostatniego miesiąca na australijskich plażach, to z pewnością zauważyłeś, że wszyscy - od sąsiadki w kolejce do kasy w supermarkecie do profesora w telewizyjnym studiu - mówią o jednym. Ten przebojowy temat to nie nowa piosenka szansonistki, która uwielbia kolor różowy ani nowa koncepcja pochodzenia człowieka.

Rośnie bezrobocie, spada koniunktura w przemyśle, mimo niższych cen maleje popyt na domy, w górę idą rachunki za energię. Już czujemy w portfelach, że kryzys ekonomiczny nie jest kolejnym medialnym humbugiem, ale realnym zagrożeniem dla naszych miejsc pracy, rodzin i firm, w które zainwestowaliśmy tyle pasji, energii i czasu.

1. Wpisz swoje nazwisko do wyszukiwarki Google.
2. Zwolnij się z pracy.
3. Opanuj deklinację rzeczownika: restrukturyzacja
4. Weź roczny urlop bezpłatny.
5. Załóż agencję public relations.
6. Zatrudnij w firmie kogoś ze swej rodziny.
7. Pracuj ze swoim synem lub córką.
8. Znajdź pracę przez Internet.
9. Umów się na spotkanie z łowcą głów.
10. Przyjmij zlecenie pracy po godzinach.
11. Zapisz się do związków zawodowych.
12. Zrób sobie test psychologiczny.
13. W bazie danych kontaktów medialnych umieść dodatkowe rubryki: imiona małżonki i dzieci dziennikarza, jego hobby, ulubione sporty, itd.
14. Wpisuj komentarze na blogach autorów czytanych przez dziennikarzy.
15. Wygłoś przemówienie dla 100 osób.
16. Wygłoś przemówienie dla 1000 osób.
17. Wygłoś przemówienie za zagranicą.
18. Zostań szefem związku zawodowego.
19. Naucz się drugiego języka obcego.
20. Naucz się żonglować dwiema piłeczkami.
21. Zatrudnij się w polskim oddziale międzynarodowej firmy.
22. Zatrudnij się w zagranicznej agencji PR.
23. Udziel pracownikowi upomnienia.
24. Udziel pracownikowi nagany.
25. Zwolnij pracownika.
26. Powiedz komplement swemu szefowi.
27. Przepuść w kolejce do kasy osobę, która ma dużo mniej zakupów w koszyku.
28. Idź na imprezę biznesową ze swoim klientem.
29. Idź na imprezę biznesową z cudzym klientem.
30. Kup i sprzedaj coś z zyskiem.
31. Sprzedaj i kup coś z przyjemnością.
32. Wynegocjuj lepszą umowę o pracę.
33. Postaw się związkom zawodowym.
34. Przyjmij ofertę pracy w innym mieście.
35. Napisz artykuł dla branżowego magazynu.
36. Napisz poradnik public relations.
37. Przeczytaj poradnik jak wykorzystać psi instynkt stróżujący do ochrony niematerialnych aktywów firmy.
38. Zostań ekspertem w swej specjalności.
39. Udziel wywiadu czasopismu branżowemu.
40. Spójrz przez okno.
41. Umieść w serwisie YouTube krótki film jak sprzątasz swoje biurko.
42. Zatrudnij osobistego mentora.
43. Zostań mentorem.
44. Przyjmij praktykanta.
45. Zostań praktykantem.
46. Zorganizuj w domu imprezę firmową.
47. Załóż związek zawodowy.
48. Pomaluj ściany w biurze na ulubiony kolor swego kluczowego klienta.
49. Zorganizuj imprezę biznesową za granicą.
50. Przyjmij honorarium w obcej walucie.
51. Zatrudnij trenera komunikacji.
52. Zostań wewnętrznym trenerem komunikacji.
53. Przyjmij podwyżkę, na którą nie zasługujesz
54. Wybierz się z rodziną w podróż dookoła świata.
55. Weź swoje dziecko do pracy.
56. Zamień się na jeden dzień zawodem z kimś kto robi coś zupełnie innego.
57. Dokonaj dokładnego przeglądu zawartości swej firmowej witryny WWW i witryn klientów.
58. Zmień ustawienie mebli w swoim gabinecie.
59. Spędź noc w 5-gwiazdkowym hotelu.
60. Sprzedaj samochód i zacznij jeździć taksówkami.
61. Wykup zdjęcie na pierwszej stronie kolorowego czasopisma.
62. Załóż branżowe czasopismo.
63. Załóż branżowe stowarzyszenie.
64. Spotkaj się na kawie z dziennikarzem, który Cię nie lubi.
65. Zatrudnij konsultanta public relations.
66. Zatrudnij konsultanta ds. wizerunku.
67. Zatrudnij profesjonalnego autora przemówień.
68. Zainstaluj program antywirusowy w swoim komputerze.
69. Poprowadź warsztat szkoleniowy.
70. Zorganizuj burzę mózgów "Z recesją za pan brat".
71. Zjedz obiad ze swoim szefem.
72. Zjedz obiad z kolegami z pracy.
73. Zjedz obiad ze swoimi pracownikami.
74. Zjedz obiad ze swoimi konkurentami.
75. Zatrudnij się u konkurencji.
76. Zmień zawód.
77. Napisz pracę doktorską.
78. Włóż koszulkę z logo swej firmy.
79. Złóż zeznanie przed sejmową komisją śledczą.
80. Wymyśl nową usługę.
81. Zaprojektuj prezent firmowy.
82. Sprawdź uszczelnienie okien w swoim gabinecie.
83. Idź na firmowy piknik lub imprezę świąteczną.
84. Zorganizuj wspólny wyjazd na narty z kolegami z pracy.
85. Poleć Lufthansą do Monachium w klasie biznes.
86. Spotkaj się ze swoim szefem.
87. Wejdź do biura swego szefa i usiądź w jego fotelu.
88. Napisz informację prasową.
89. Naucz się czytać raporty roczne.
90. Zostań sponsorem imprezy dobroczynnej.
91. Wyślij kartkę z podziękowaniem rodzicowi podwładnego.
92. Wyślij kwiaty i kartkę z podziękowaniem żonie pracownika, który zostaje w pracy po godzinach.
93. Kup psa, który jest wyczulony na zapach pieniędzy.
94. Przeczytaj biografię gwiazdy public relations.
95. Naucz się żonglować trzema piłeczkami.
96. Naucz się trzeciego języka obcego.
97. Zmień hasło dostępu do swego konta bankowego w Internecie.
98. Zostań laureatem nagrody na najbardziej przedsiębiorczego człowieka roku 2009.
99. Napisz list do redaktora ogólnopolskiego dziennika.
100. Weź udział w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy.
101. Idź na zakupy w supermarkecie w kreacji karnawałowej.
102. Zapisz się do Ruchu Na Rzecz Pisania Prostych Umów Handlowych.
103. Poproś o podwyżkę.
104. Zgódź się na obniżkę pensji.
105. Zwolnij z pracy członka swej rodziny.
106. Wpisz do wyszukiwarki Google nazwę swojej firmy.
107. Kup akcje swej firmy.
108. Napisz autobiografię.
109. Dowiedz się wszystkiego o serwisach Web 2.0.
110. Idź na rozprawę sądową swego znajomego, który - jak sądzisz - będzie uniewinniony.
111. Sprzedaj drogo swoją agencję public relations.

[...]

2009. Napisz własną listę 2009 rzeczy, które chcesz zrobić w public relations w recesji.

2. Jak warto rozmawiać

Jeden szuka położnika dla swoich myśli,
drugi kogoś, komu by pomógł.
W ten sposób powstaje zajmująca rozmowa.
- Fryderyk Nietzsche

Panuje przekonanie, że najbardziej boimy się wystąpień publicznych. Śmiem w to wątpić widząc jak wiele osób bez widocznych oporów zabiera głos w publicznych sprawach. Moim zdaniem, najbardziej boimy się prawdziwej rozmowy.

Z konwersacją mamy do czynienia kiedy dwoje lub więcej ludzi rozmawia otwarcie i szczerze, słucha siebie uważnie i osiąga wzajemne zrozumienie. Zrozumienie nie musi oznaczać porozumienia. Nic złego się nie dzieje kiedy na koniec rozmówcy zgadzają się, że się nie zgadzają. Porozumienie jest miłe, ale można bez niego żyć. Celem konwersacji nie jest wymuszenie na drugiej osobie zmiany poglądów, ale poszukiwanie i odnajdywanie wzajemnego zrozumienia.

Pierwszym etapem konwersacji jest zrozumienie stylu myślenia drugiej osoby. Drugim - przedstawienie swoich myśli w taki sposób, aby ta osoba je zrozumiała. Prawdziwa rozmowa jest bezpośrednia, naznaczona szacunkiem, pozbawiona oceniania i obwiniania. Zajmująca konwersacja jest metodą nawiązywania relacji.

Rozmowa to wymiana myśli

Większość z nas boi się prawdziwej rozmowy. Uważne słuchanie drugiej osoby może wywołać w głowie zamęt, skłonić do nieprzyjemnej refleksji lub popsuć dobre samopoczucie. Czasem dochodzimy do wniosku, że wcześniej byliśmy w błędzie. Poznajemy cudze opinie na nasz temat. Druga osoba po usłyszeniu naszej opinii o niej może poczuć się dotknięta, urażona, rozczarowana. To może rozbudzić u niej złość, wściekłość, agresję.

Obawiamy się konfliktu, gdyż kojarzy nam się z zagrożeniem. Nie chcemy być odrzuceni, zranieni czy zakłopotani. Myśl o konflikcie pobudza nas do walki lub ucieczki. Obydwa ta stany wytrącają nas z miłego i kojącego stanu bezpiecznej równowagi. W efekcie, robimy wszystko, aby nie doszło do szczerej i głębokiej rozmowy.

Z drugiej strony wszyscy - w pracy i w domu - tęsknimy za rozmową. Czasem mówimy: "Tak, wiem. Już tyle razy próbowałem z nim porozmawiać, ale to nie ma sensu."

Pokazywanie komuś swego punktu widzenia nie jest konwersacją. Oczywiście, to ważne, aby mówić co się myśli, ale to nie jest dialog. W rozmowie jesteśmy gotowi odejść na chwilę od naszych ocen i preferencji i skupić się na słuchaniu. Tylko w ten sposób możemy dojść do nowych konkluzji.

W rozmowie musi być sprzężenie zwrotne. Tylko dzięki niemu czujemy, że mamy do czynienia z żywą i myślącą osobą. Akceptujemy ją taką jaka jest naprawdę. Dostrzegamy w niej różnice dotyczące płci, religii, inteligencji, statusu materialnego, wieku, zawodu, wykształcenia, koloru oczu, itp. Osoba, z którą rozmawiamy jest w pierwszej kolejności człowiekiem. My - jako partner w wymianie myśli - jesteśmy także przede wszystkim człowiekiem.

Rozmowa bez uprzedzeń

Jak często wyrabiamy sobie negatywne zdanie na temat drugiej osoby bez rozmowy z nią? Jak często takie nieprzyjemne opinie stają się samospełniającymi się przepowiedniami? Jak często odrzucamy oczywiste fakty tylko dlatego, że już wcześniej wyrobiliśmy sobie określone zdanie?

Wyjście poza swoje uprzedzenia umożliwia lepszą rozmowę. Od czasu do czasu kiedy spotykam ludzi, których nie lubię, sam inicjuję rozmowę. Wcale nie tak rzadko po takiej pogawędce zmieniam zdanie o tej osobie. Niechęć, którą odczuwałem była we mnie, nie w niej. To, że wydawało mi się, że też mnie nie lubi było jedynie moją projekcją negatywnych uczuć.

Kiedy mamy kłopot w komunikacji z drugą osobą warto zapytać siebie: "Jak przebiega ta rozmowa i jaki ma wpływ na mojego rozmówcę? W jakim stopniu pozwalam, aby miała wpływ na mnie?" Spójrz na to z boku i obserwuj. Czy tak to ma naprawdę wyglądać?

Nie ma nic zdrożnego w okazywaniu swoich uczuć, w tym niezadowolenia, irytacji, złości. Na przykład, możesz powiedzieć: "Zdenerwowałem się kiedy to zrobiłeś." Przebieg zajmującej rozmowy nie zawsze jest w pełni racjonalny. W końcu biorą w niej udział co najmniej dwie samodzielnie myślące osoby. Prawdziwe konwersacje nie powinny być ogołocone z uczuć. Emocje pomagają zrozumieć osobistą treść przekazu. Idzie o to, aby panować nad emocjami i ich wpływem na konwersację.

Konkluzja

Brak komunikacji wywołuje próżnię. Ludzie wypełniają tę "czarną dziurę" hipotezami, spekulacjami i oskarżeniami. Lepiej zatem rozmawiać. Nie obwiniaj tych, którzy nie chcą z Tobą rozmawiać. Nie pozwól, aby oceny innych ludzi przeszkadzały Ci w pracy lub domu.

Twoja umiejętność słuchania i jasnego wyrażania swoich myśli na pewno pozytywnie wpłynie na relacje z otoczeniem.

Czy jest ktoś o kim masz teraz nienajlepsze zdanie? Może warto z nim lub nią porozmawiać.

3. Trzy najważniejsze słowa w komunikacji

I konsekwentni i niekonsekwentni wymagają konsekwencji u innych.
- Kazimierz Przerwa-Tetmajer

Zapytaj dowolnego pośrednika nieruchomości o trzy najważniejsze słowa w handlu ziemią, domami, mieszkaniami i usłyszysz, "Lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja." Zapytaj dowolnego praktyka public relations o trzy najważniejsze słowa w komunikacji i usłyszysz, "Powtarzanie, powtarzanie, powtarzanie".

Tak jak w każdym mieście są domy, mieszkania i lokale handlowe, które nie mogą znaleźć nabywcy ze względu na nieodpowiednie położenie tak samo krajobraz public relations zaśmiecony jest komunikatami, które nie zaistniały w pamięci odbiorców, gdyż nie były powtarzane.

Pamiętasz kiedy ostatnio kupowałeś buty? Czy wziąłeś je z półki, by po chwili je odłożyć i ponownie przymierzyć? Ile razy wracałeś do sklepu? Nie jesteś jedyny. Niektórzy ludzie potrzebują czasu do namysłu. Powtarzają pewne zachowania zanim podejmą decyzję. Trzykrotne przymierzanie obuwia to prawie norma. Doświadczeni sprzedawcy pokazują w tym czasie inne buty pamiętając, by wrócić do pary, która Ci się najbardziej podoba.

Każdy komunikat dotyczący kupna produktu, motywacji pracowników czy poprawy reputacji potrzebuje wzmocnienia przez powtórkę. Dlaczego jednak inteligentni praktycy public relations, którzy potakują ze zrozumieniem słysząc "lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja" nie doceniają korzyści wynikającej z konsekwentnej (i powtarzanej) komunikacji.

Iwan Pawłow odkrył na doświadczeniach z psami (wiem, że może Ci się to nie podobać), że połączenie pewnego zachowania ze stałym bodźcem wytwarza odruch warunkowy, który wywołuje to zachowanie po odebraniu samego bodźca. Może to być kolor, kształt, zapach, dźwięk i wiele innych czynników. Zakochane pary mają swoją ulubioną piosenkę - melodię, którą usłyszeli na pierwszej randce. Każde powtórzenie tej melodii przywołuje u nich tamtą wyjątkową chwilę. Ładna paralela, prawda?

Powtarzanie - jak słuchanie w kółko tej samej piosenki - wytwarza poczucie znajomości. Czy to może wywołać znużenie? Teoretycznie tak, ale dużo częściej sympatię. Kiedy jesteśmy na zakupach w supermarkecie wybieramy z półek znajome marki, nawet jeśli wcześniej nie próbowaliśmy kupowanego produktu.

Powtarzanie ułatwia zrozumienie przekazu. To, co za pierwszym razem brzmi obco, po kilku powtórkach staje się bliższe, jaśniejsze i bardziej zrozumiałe. Każdy kto uczył się tabliczki mnożenia wie o czym mówię. Kiedy na rynku pojawia się nowy produkt, usługa lub technologia klienci muszą mieć czas, żeby się z nimi oswoić i lepiej poznać. Jeżeli powtarzasz komunikat wystarczająco często, w końcu osiągniesz zamierzony cel.

Zagraj to jeszcze raz

"Zagraj to, Sam, jak za dobrych czasów" prosi w "Casablance" Ilsa kiedy pierwszy raz wchodzi do Cafe Americain. Nie ma przeboju bez chwytliwego refrenu. Ludzie tańczący walca wchodzą w trans wywołany powtarzanym rytmem. Muzyka, rytm i powtarzane akordy dają hipnotyczne efekty.

Autorzy reklam liczą na to, że kiedy zobaczysz w sklepie produkt, którego reklamę widziałeś wcześniej (najlepiej kilkakrotnie) poczujesz się tak jak kiedy oglądałeś reklamę i przypomnisz sobie co wtedy usłyszałeś. No i oczywiście wyciągniesz portfel :-)

Oto pięć powodów dlaczego powtarzanie jest kluczowym elementem skutecznej kampanii public relations:

Czy konsekwentne powtarzanie jest jedynym pomysłem na skuteczną kampanię public relations? Oczywiście, że nie. Ale tak jak oddychanie jest niezbędne do życia, tak powtarzanie jest istotnym elementem kampanii informacyjnej. Czy możliwe jest prowadzenie udanej kampanii PR bez powtarzania? Być może. Ale nie rezygnowałbym z oddychania zbyt długo.

Bez public relations dzieje się coś strasznego... Nic się nie dzieje!

Uczmy się od natury! Ryba składa 1000 jaj i nikt o tym nie wie. Kura znosi jedno jajko i z miejsca musi o tym ogłosić całemu światu.

Chcesz PR? Kliknij tutaj.

4. 36 godzin sławy informacji w Internecie

Historia już chociażby przez to jest oszustwem,
iż piszą ją ci, którzy przeżyli.
- Gilbert Cesbron

Kiedy informacja przechodzi do historii? Jak długo żyje? Czy można ją reanimować po śmierci?

Kołem napędowym cyklu informacyjnego w mediach jest niespożyty apetyt na nowości.

Cykl informacyjny to czas pomiędzy pierwszą publikacją informacji, a jej następną aktualizacją. Najlepszym przykładem jest poranne wydanie gazety. Od pierwotnej publikacji do podania nowych szczegółów mija doba. Cykl informacyjny w tym przypadku trwa 24 godziny. W tygodniku to 7 dni. W kwartalniku - 3 miesiące.

W telewizji cykl informacyjny jest krótszy i wyznaczają go kolejne wydania serwisów informacyjnych. W relacjach jest miejsce tylko na podstawowe fakty. Najlepszym reporterem nie jest ten kto najlepiej opanował język i warsztat, ale kto najbardziej przekonująco potrafi powiedzieć: "Dramatyczne podwyżki cen energii!", "Kiedy zboczeniec znowu zaatakuje?" lub "Fantastyczny finisz w strugach deszczu!".

Szybszy cykl informacyjny zmienił także pracę praktyków PR. Publiczne oświadczenia, komunikaty, informacje prasowe są krótsze, bardziej zwięzłe i okrojone do niezbędnych faktów. Prezydent miasta nie może powiedzieć do kamery: "Nie sądzę, że należy podnieść podatki lokalne, bo nie będzie to mile widziane przez mieszkańców", gdyż do materiału filmowego dziennikarz może wykorzystać tylko fragmenty "należy podnieść podatki lokalne" i "będzie to mile widziane przez mieszkańców". Telewidzowie zapamiętają wybrane fragmenty, a nie wyjaśnienie dlaczego tak sądzi.

Wiadomość starzeje się szybciej niż kiedyś. Informacje i nagrania video są szybko aktualizowane. Brak nowych szczegółów lub innego spojrzenia na temat oznacza, że informacja z miejsca jest zastępowana przez "sensacyjne" doniesienie z "ostatniej chwili".

Trudno usnąć

Całą noc nie spałem po lekturze wyników badania zespołu fizyków statystycznych, którzy obliczyli tempo w jakim spada liczba osób czytających artykuł publikowany w Internecie. W raporcie "Fifteen Minutes of Fame: The Dynamics of Information Access on the Web" węgierscy fizycy stwierdzają, że większość wiadomości przestaje być czytana po 36 godzinach od umieszczenia w sieci. Mówiąc bardziej dokładnie, artykuł umieszczony w Internecie przeczyta połowa zainteresowanych w 36 godzin od publikacji.

Półtora dnia. Tyle żyje artykuł w Internecie.

36 godzin i połowa potencjalnych czytelników być może nigdy nie przeczyta artykułu. Co w związku z tym praktyk public relations może powiedzieć swoim klientom, aby ich nie stracić? Na szczęście, może powiedzieć sporo.

Oto 6 sposobów zwiększenia wartości i czasu życia informacji w Internecie:

Konkluzja

Słynny amerykański twórca Andy Warhol powiedział w 1968 roku: "W przyszłości każdy będzie sławny na cały świat przez 15 minut." Informacja opublikowana w Internecie ma swoje 36 godzin sławy - przeczyta ją wtedy połowa wszystkich zainteresowanych. To więcej niż "kwadrans" Warhola i mniej niż oczekujesz.

Postępując zgodnie z podanymi wskazówkami wydłużysz "czytelnicze życie" artykułu online, wzmocnisz jego wartość marketingową i - jak wszystko dobrze pójdzie - zwiększysz sprzedaż.

5. Kiedy szef odchodzi i inne wypadki

Założyciel firmy ogłasza na konferencji prasowej zamiar przejścia na emeryturę. Dyrektor finansowy pisze do rady nadzorczej protest z ostrymi zastrzeżeniami do polityki podatkowej firmy. W Internecie pojawia się plotka, że szef oddziału w Europie myśli o przejściu do konkurencji.

Publiczna informacja, że kluczowy pracownik chce odejść z firmy, może zaniepokoić innych pracowników, klientów i inwestorów. Interesariusze mogą poprosić o wyjaśnienia. Sposób w jaki to zrobisz - komunikacja publiczna i prywatna - wpłynie na to czy sytuacja będzie szybko wyjaśniona czy zostanie sztucznie rozdmuchana. W najgorszym przypadku może zwrócić też uwagę mediów i wpłynąć na notowania akcji firmy.

Opracowując plan komunikacji z załogą, klientami i akcjonariuszami związany z odejściem ważnego pracownika należy pamiętać o pięciu rzeczach:

1. Pracownicy powinni wiedzieć pierwsi. Jak załoga przyjmie informację o zwolnieniu. Jakie to wywoła emocje? Jakie pojawią się pytania? Jeśli pierwsi dowiedzą się o tym z innych źródeł, możesz stanąć przed nieprzyjemnym zadaniem dementowania fałszywych lub półprawdziwych plotek i pogłosek. W swoim przekazie ciepło podziękuj odchodzącemu za pracę (przypomnij jego największe sukcesy), życz mu powodzenia i zapewnij, że firma/wydział będzie funkcjonować jak zwykle.
2. Opinia publiczna ma prawo do odmiennego punktu widzenia. Odchodzącą osobą może być członek zarządu, dyrektor lub kierownik niższego szczebla. W każdej sytuacji to odejście może być postrzegane jako osłabienie Twojej firmy, szczególnie kiedy pracownik przechodzi do konkurencji. Najlepszą obroną jest jasny plan kontynuacji tego, co się do tej pory sprawdziło. Podaj nazwisko następcy lub datę kiedy będzie wyłoniony. Powiedz, że zmiany kadrowe są czymś naturalnym i nie należy przywiązywać do nich dużej wagi.
3. Dbaj o pozytywną komunikację. Z wyjątkiem sytuacji ekstremalnych (jak sprawa sądowa opisana pod koniec artykułu), komunikuj się zawsze w dobrym stylu. Bez względu na powód zwolnienia życz odchodzącemu pracownikowi powodzenia i podziękuj za to, co zrobił dla firmy. I tyle. To nie pora na wylewanie żalów czy krytykowanie odchodzącego. Nawet jeśli był to słaby pracownik, krytykowanie go w takich okolicznościach bardziej szkodzi firmie niż jemu samemu.
4. Nie tłumacz się za bardzo. Ludzie oczywiście mają prawo wiedzieć dlaczego pracownik się zwalnia, ale tylko sam zainteresowany może odpowiedzieć na pytanie: "Dlaczego odchodzisz?" Tylko on zna prawdziwy motyw swego odejścia, bez względu na to, co napisał w podaniu o zwolnienie. Twoje komentarze o nim powinny być serdeczne, rzeczowe i krótkie. Nic więcej.
5. Przekaż osobiście informację najważniejszym klientom. W niektórych branżach, a szczególnie w usługach (kancelarie prawnicze, agencje PR, biura księgowe, itp.), należy liczyć się z tym, że klienci pójdą za odchodzącym pracownikiem do jego nowej firmy. Spotkaj się z klientami, których obsługiwała zwalniająca się osoba. Powiedz jak bardzo ważne jest dla Ciebie podtrzymanie współpracy i jakie kroki podejmujesz, aby zapewnić utrzymanie jakości swoich usług. Zwykły kontakt telefoniczny czy rutynowy e-mail może nie wystarczyć, aby utrzymać klienta. Jeżeli zależy Ci na kontynuowaniu współpracy, warto zainwestować w spotkania osobiste.

Kiedy sytuacja się komplikuje...

Do tej pory mówiliśmy o pracowniku, który rozstaje się z firmą ugodowo. Ale jak postępować kiedy osoba jest zwalniana z powodu oskarżenia o molestowanie seksualne, kradzież czy przekazywanie tajnych danych konkurencji? Co zrobić kiedy zwalniany pracownik udziela wywiadów mediom lub złożył pozew w sądzie (lub zamierza) przeciw pracodawcy?

W takich okolicznościach reguły są inne. Oczywiście, Twój stosunek do tej osoby powinien być mniej serdeczny (jeśli w ogóle), ale w Twoim interesie jest ograniczanie zainteresowania mediów i opinii publicznej tą sprawą. Powiedzmy, że dzwoni reporter z pytaniem: "Co pan sądzi o oskarżeniach Jana Nowaka dotyczących nielegalnego finansowania kampanii wyborczych przez pana firmę?"

Oto dwie rzeczy, o których nie wolno zapominać:

1. Mniej znaczy więcej. Im więcej fałszywych oskarżeń, tym mniej należy o tym mówić.
2. Kontakty z mediami i akcjonariuszami. Powiedz, że powództwo sądowe jest pozbawione podstaw i Twoja firma będzie uniewinniona kiedy cała prawda wyjdzie na jaw.

Twoim celem nie jest wykazanie, że racja jest po Twojej stronie. O tym ma zadecydować sąd. Na tym etapie okaż otwartość, chęć pomocy w wyjaśnieniu sprawy i absolutne przekonanie, że decydujące rozstrzygnięcie sądu będzie dla Ciebie pomyślne.

6. Maciej Mąciwoda i reszta

Adam Awanturnik. Dariusz Dyrdymał. Maciej Mąciwoda.*

Jest takie prawo socjologiczne, a może tylko statystyczne, że w każdej co najmniej stutysięcznej społeczności znajdzie się osobnik, który ma do świata i innych ludzi stosunek jak najbardziej niechętny. Dokuczliwy i natrętny jak giez. Krąży i drąży... Nic mu się nie podoba. Stale narzeka. Dookoła widzi same spiski.

Nie twierdzę, że wszyscy lokalni aktywiści działają bez słusznego powodu, ale są wśród nich sfrustrowani filistrzy z głęboko skrywaną raną, której nie zaleczy nawet główna wygrana w totka.

Taki "działacz społeczny" nigdy nie spotkał organizacji, przedsiębiorcy lub polityka, który nie byłby trucicielem środowiska, wyzyskiwaczem, seksistą, homofobem czy kryminalistą. Co zrobić jeśli zaatakuje nas taki "ludowy trybun"?

Agresywny awanturnik używa wobec swoich przeciwników prostych i sprawdzonych w boju metod. Atakuje, znieważa, prowokuje. Media przepadają za konfliktem i sporem, więc chętnie nagłaśniają sprawę, prawda?

Co zatem się dzieje kiedy duża firma, organizacja non-profit lub instytucja rządowa trafi na celownik lokalnego mąciwody?

Mądrość ludowa mówi, żeby nie zgadzać się na debatę z jego udziałem, bo to rozkręci spiralę spekulacji i zachęci agresora do bardziej ostrego ataku. Pojawienie się w studiu razem z antagonistą daje mu poczucie wartości, a pomniejsza rolę atakowanego. Ci sami ludzie radzą, żeby sprawę przemilczeć, bo dzień później nikt już jej nie będzie pamiętać.

Problem polega jednak na tym, że odmowa wywiadu może rozzłościć dziennikarza, gdyż potraktuje to jako próbę utrudniania mu pracy. Być może nie zgadza się z argumentami wichrzyciela, ale ten przynajmniej chce z nim rozmawiać. A Ty arogancko go unikasz i lekceważysz. Wiem, że tak nie jest, ale dziennikarz tak uważa. Nawet kiedy uznaje argumenty awanturnika za naciągane, może rozczarowany pomyśleć: "Dałem im tyle samo czasu na przedstawienie swoich racji, ile temu nawiedzonemu nicponiowi, ale skoro nie chcą z tego skorzystać, to damy popalić tym zadufanym bubkom. Niech nie myślą, że są nietykalni."

Jest też inna strategia. Zamiast chować się przed reporterem, możesz zgodzić się na wywiad. Ale przed włączeniem telewizyjnej kamery lub radiowego mikrofonu poproś dziennikarza o chwilę rozmowy. Nie mów niczego czego nie chciałbyś zobaczyć w druku. Odwołaj się do wysokiego profesjonalizmu dziennikarza, jego odpowiedzialności za słowo i nawet... społecznej misji. Wiem, że niektórzy posądzą mnie o naiwność, ale sprawi mi to tylko przyjemność :-)

Jeśli dobrze poprowadzisz rozmowę, możesz przekonać dziennikarza, że argumenty przeciwko Tobie są fałszywe i temat nie jest wart opisania. Najlepiej, żeby po takiej rozmowie reporter sam doszedł do wniosku, że temat jest kiepski.

Inna możliwość to kontynuacja tematu, ale w sposób, który ukaże agresora jako hochsztaplera, a Ciebie jako niewinną ofiarę. Ten scenariusz jest dla Ciebie też pomyślny.

Jeszcze inna wersja to przedstawienie w mediach racji obydwu stron sporu. To rozwiązanie daje remis. Od tej chwili po każdym ataku Twojej organizacji reporter skontaktuje się z Tobą przed przedstawieniem bezpodstawnych oskarżeń. Gdybyś jednak odmówił komentarza za pierwszym razem, dziennikarz nie zadałby sobie trudu, mając w pamięci tamto niepowodzenie.

Oczywiście, wszystkie te taktyki opierają się na założeniu, że treść ataku lokalnego mąciwody nie ma żadnego pokrycia w faktach. Jeżeli rzeczywiście przyłapano Cię na spuszczaniu ścieków do rzeki, korupcji urzędników czy dyskryminacji pracowników, Twoje problemy nie dotyczą tylko tego jednego zapalczywego działacza.

Ale także wtedy musisz rozmawiać z mediami.

* Zbieżność imion i nazwisk z prawdziwymi osobami jest przypadkowa.

Jak opracować plan komunikacji kryzysowej

Nie masz najmniejszej kontroli nad tym, o co zapyta dziennikarz. Ale tylko od Ciebie zależy co mu powiesz. To dużo.

Chcesz przećwiczyć rozmowę z dziennikarzem?

Chcesz skorzystać z bezpłatnej Jazdy PRóbnej? Kliknij tutaj.

7. Kiedy klient przeszkadza

Właścicielka agencji public relations z Wrocławia pyta:

Podpisałam umowę z klientem, o którym słyszałam różne - nie zawsze pochlebne - opinie. Mam nadzieję, że współpraca ułoży się dobrze. Czy możesz powiedzieć na co zwrócić uwagę? Jak rozpoznać sygnały, że moja praca nie jest doceniana?

Public relations kojarzone jest z wystawnymi przyjęciami, hucznymi fetami i medialnymi fajerwerkami, ale ktoś kto codziennie zajmuje się komunikacją marketingową więcej czasu spędza na spotkaniach z szefami firm i rozwiązywaniu konkretnych problemów niż na sączeniu drinków z gwiazdami znanymi z pierwszych stron gazet.

Z drugiej strony, klient to klient. Zarówno cieszący się estymą szef wielkiej firmy jak i początkująca gwiazdka popkultury mogą z impetem rozpędzać kampanię public relations lub równie skutecznie ją hamować.

Oto siedem reakcji, które mogą storpedować nawet najlepszy program public relations:

8. Chwila prawdy, czyli public relations w recesji

Kierownik PR w spółce giełdowej z Poznania pyta:

Jak zmienić program public relations w okresie słabszego rozwoju gospodarczego?

Recesja jest naturalnym etapem cyklu ekonomicznego. Po korekcie gospodarki okaże się, że klienci, usługi, produkty nadal są na rynku. Trochę przemieszani, ale gotowi do działania. Właściciele firm nie powinni rezygnować dziś z działań, które pomogą im dożyć tej chwili. Jak przetrwać tę "chwilę prawdy"?

W czasie prosperity klienci - powiem nieładnie - walą drzwiami i oknami. W czasie zastoju gospodarczego należy samemu wyjść "zza lady", przyciągnąć klienta z ulicy i udowodnić mu wyjątkową wartość oferty. Możliwe jest to tylko za pomocą wyjątkowego public relations.

Public relations znakomicie sprawdza się kiedy zawodzą inne techniki marketingowe, ale pod warunkiem, że stosowane jest konsekwentnie także w czasie... prosperity. Kiedy sprzedaż spada wystarczy tylko zmienić rozłożenie akcentów i środków. Jak sobie z tym poradzić w tym roku?

Zacznij od pytania: "Co zrobiłem w ubiegłym roku i jaki to przyniosło efekt?"

Ułóż listę wszystkich działań public relations prowadzonych w zeszłym roku. Następnie oceń je według trzech kryteriów:

1. Zysk jaki to działanie przyniosło.
2. Ilość zainwestowanych pieniędzy i czasu.
3. Ocenę A, B lub C (według rankingu poniżej).

• A: Dobry wynik.
• B: Warto było, ale oczekuję poprawy.
• C: Brak dowodów, że warto w to brnąć.

Z tegorocznego planu możesz usunąć wszystkie działania z literą C. Uwolnisz tak środki na działania przynoszące wymierne korzyści.

Działania z literą A wymagają zastanowienia jak zwiększyć ich skuteczność. Można to zrobić przez redukcję kosztów lub optymalizację procesu działania.

Grupa działań z oceną B potrzebuje poprawy efektywności przy podobnych lub trochę większych inwestycjach. Efektywność tych działań PR można ocenić za pomocą trzech parametrów:

1. przyciąganie uwagi,
2. demonstrowanie wartości,
3. budowanie relacji (wewnętrznych i zewnętrznych).

Twój program public relations musi przewyższać konkurencję co najmniej jednym z tych parametrów.

W czasie recesji kluczowe w strategii PR jest efektywne demonstrowanie wartości. Na drugim miejscu jest budowanie trwałych relacji z pracownikami i klientami. Przyciąganie uwagi jest relatywnie łatwiejsze, gdyż większość konkurencyjnych firm ogranicza budżety na komunikację marketingową. Pod koniec roku być może nie będzie ich już na rynku.

9. Biuletyn czy blog?

Kierownik marketingu w portalu internetowym pyta:

Biuletyny elektroniczne (newslettery) umożliwiają dotarcie do obecnych i przyszłych klientów z aktualnymi i wartościowymi informacjami. Blogi działają podobnie, ale charakteryzuje je większa interaktywność. Które z tych narzędzi komunikacji jest bardziej skuteczne?

Jak w każdym programie komunikacji marketingowej należy ocenić wartość tych obydwu narzędzi komunikacji pod kątem grupy docelowej. To, co sprawdza się w jednej branży nie musi być równie efektywne w innej. Klienci czasem wolą biuletyny wysyłane do skrzynek pocztowych (e-mail), czasem chętniej sami odwiedzają blogi.

Biuletyny i blogi

Najnowsze technologie internetowe dają specjalistom marketingu i PR narzędzia umożliwiające błyskawiczny i tani kontakt z grupami docelowymi. Dysponując takimi narzędziami należy pamiętać o umiejętnym włączeniu ich do strategii komunikacyjnej. Uruchomieniu elektronicznego biuletynu lub bloga powinna towarzyszyć wiedza jakich treści oczekują odbiorcy, w jakiej formie i z jaką częstotliwością.

10. Uśmiechnij się

15 sekretów, których nigdy Ci nie zdradzi ekspert zarządzania kryzysem

1. Ludzie uwierzą we wszystko, co powiesz im szeptem.
2. Dokuczliwość swędzenia jest odwrotnie proporcjonalna do zasięgu ramion.
3. Zadawanie głupich pytań jest łatwiejsze od poprawiania głupich błędów.
4. Takt polega na przekonywaniu ludzi, że wiedzą więcej niż naprawdę wiedzą.
5. 81% ludzi uważa, że wybijają się ponad przeciętność.
6. Najlepsze zdjęcia zwykle wychodzą przez dziurkę od klucza.
7. Im bardziej trywialne są Twoje badania i analizy, tym więcej ludzi je przeczyta i w nie uwierzy.
8. Jeżeli boli Cię, że nikt o Tobie nie pamięta, spróbuj nie zapłacić w terminie kilku rachunków.
9. Najmniej doświadczony wędkarz zwykle łapie największą rybę.
10. 90% zadania zajmuje 50% czasu. Ostatnie 10% zabiera drugie 50%.
11. Im łatwiej coś zrobić, tym trudniej to zmienić.
12. Nie ma takiego problemu, którego nie rozwiąże dobry cud.
13. Im bardziej odległa jest przyszłość, tym lepiej wygląda.
14. Nikogo nie obchodzi czy umiesz tańczyć. Po prostu tańcz.
15. W skutecznym zarządzaniu kryzysem są tylko dwie zasady. Zasada 1 - Nie mów wszystkiego, co wiesz...

Przeczytaj, oceń i skomentuj najnowszy artykuł na blogu Media Gapa.

Chcesz samodzielnie napisać swoją informację prasową? Skorzystaj z usługi bezpłatnej tylko dla prenumeratorów tego newslettera. Wypróbuj Twoje Info.

Przeoczyłeś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.

Zastrzeżenia prawne

1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.

2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.

3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.

4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.

5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).

6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.

7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.

Zastrzeżenia prawne

Jeśli z ciekawością przeczytałeś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.

Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter odwiedź naszą witrynę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.

Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i mnie zasmucić) wyślij proszę na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.