Tu jesteś » Strona główna » Warsztat » Jak zarządzać problemami

Błędem jest myślenie, że każdy poważny problem
można rozwiązać za pomocą ziemniaków.
- Douglas Adams

Opis problemu

Przedstaw problem w szczegółach, opisując wyzwania i szanse, atuty i wady. Objaśnij dlaczego to jest problemem. W opisie umieść następujące elementy:

1. kontekst,
2. terminy i ważne daty,
3. streszczenie jak problem się zmieniał,
4. przewidywany czas życia i dynamika problemu,
5. wiedza opinii publicznej o problemie.

Dylematy strategiczne

1. Media/badanie:

Krótkie streszczenie wszystkich byłych i aktualnych relacji prasowych o problemie, z uwzględnieniem Internetu, powinno być przedstawione kierownictwo, co umożliwi mu rozpoznanie powracających tematów/motywów i lepsze przygotowanie do szybkiej i efektywnej reakcji.

W analizie zawartości mediów powinny znaleźć się najważniejsze cytaty ilustrujące stanowiska przedstawicieli głównych grup otoczenia, decydentów, liderów opinii, sprzymierzeńców i oponentów.

Adekwatne badanie rynku pomoże zidentyfikować trendy, opinie i zainteresowania dotyczące problemu.

2. Reakcja grup otoczenia:

Rozpoznaj kluczowe grupy otoczenia i przedstaw ich stanowisko wobec problemu.

3. Cel/cele komunikacji:

Przedstaw jasno cele i zadania komunikacji oraz to jakie ma być stanowisko organizacji wobec problemu.

Celem może być "wyciszenie" problemu lub zminimalizowanie strat. Celem może też być poinformowanie opinii publicznej co dobrego robi organizacja, aby uporać się z kłopotem.

4. Plan działania:

Przedstaw konkretny, logiczny i zrozumiały plan działania i propozycje rozwiązań.

5. Kluczowe komunikaty:

Opracuj podstawowe komunikaty umożliwiające organizacji osiągnięcie celu/celów komunikacji.

Komunikaty - nie więcej niż pięć - powinny być tak zredagowane, aby szef organizacji mógł je wykorzystać w publicznym wystąpieniu (przemówienie, prezentacja, itp.).

Organizacja powinna także przygotować dokumentację, która potwierdzi i wzmocni prawdziwość faktów wykorzystanych w komunikatach (opis działalności organizacji, największe osiągnięcia, krótki rys historyczny, biogramy najważniejszych pracowników).

Plan strategiczny/taktyczny

Opisz jak organizacja odniesie się do problemu (pasywnie czy aktywnie), przedstaw taktyki do komunikacji tego stanowiska opinii publicznej i mediom. Rozważyć należy następujące kwestie:

1. wyznaczenie głównego rzecznika prasowego i jego zastępcy,
2. zaangażowanie głównego kierownictwa,
3. opracowanie materiałów komunikacyjnych - komunikaty/informacje prasowe, oświadczenia, zestaw pytań i odpowiedzi, dokumentacja problemu,
4. relacje z mediami - konferencje prasowe/briefingi, spotkania/kontakty nieformalne, wybór mediów i dziennikarzy, materiały na wyłączność),
5. rozkład działań w czasie.