Pressence Public Relations Pressence Newsletter Numer 44 / 15 października 2003
Wydawca: Bogusław Feliszek biuro@pressence.com.pl www.pressence.com.pl


PRESSENCE NEWSLETTER
(C) Pressence Public Relations



Otrzymujesz tę korespondencję, ponieważ poprosiłeś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej http://www.pressence.com.pl i zapisałeś się na naszą listę subskrypcyjną.

Przekaż proszę ten magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną więcej sprzedawać produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.

Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.

OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.



W numerze

  1. Wiarygodna witryna WWW
  2. Trzy rodzaje ćwiczeń antykryzysowych
  3. Piękny pomiar
  4. Szkolenie nie tylko medialne
  5. Syndrom Pretensjonalnie Przemądrzałego Prelegenta
  6. Artykuł w magazynie branżowym
  7. Najlepszy dzień tygodnia
  8. Informacja w kryzysie
  9. Milczenie nie pomaga w kontaktach z mediami
  10. Uśmiechnij się



1. Wiarygodna witryna WWW

Co wspólnego ma ortografia z finansami i prawem?

Firmy, które zapominają o poprawieniu błędów ortograficznych na swojej witrynie WWW narażają się na utratę zaufania w Internecie podobnie jak w sytuacji kłopotów finansowych i/lub prawnych. Internauci darzą zaufaniem witryny, które dostarczają pożytecznych informacji i nie ufają tym, które mieszają teksty redakcyjne z reklamowymi.

To tylko wybrane wnioski ze studium analizującego opinie 1,600 użytkowników Internetu z Ameryki Północnej i Europy wykonanego przez Stanford University na zlecenie Makovsky & Company.

Wyniki badania pokazują wagę witryny WWW w komunikacji organizacji z różnymi grupami otoczenia i jej wpływ na wizerunek firmy oraz odpowiadają na podstawowe pytanie: "Co daje wiarygodność witrynie WWW?"

Uczestnicy badania doceniają przede wszystkim szacunek dla organizacji, szybkość reakcji na zapytania klientów, przydatność danych kontaktowych i aktualność treści.

Ta sama grupa wymieniała pojawiające się znienacka reklamy (pop-up advertisements), nieaktualne teksty, nieczynne odsyłacze, trudną nawigację i odsyłacze do mało wiarygodnych witryn jako najbardziej irytujące rozwiązania.

Według sondażu Amerykanie większym zaufaniem obdarzają witryny oferujące bogatszą zawartość i szanujące prywatność użytkownika. Dlatego lepiej w ich oczach wypadają witryny, które mają określone zasady ochrony prywatności, wysyłają listy z potwierdzeniem transakcji i podają źródła zamieszczonych danych. Gdyby zatem witryny WWW można było porównać do samochodów, to zdecydowanie szacowna Toyota pokonałaby krzykliwe Ferrari.

Kobiety bardziej niż mężczyźni cenią sobie ochronę prywatności, potwierdzenia transakcji i telefoniczne dane kontaktowe.

Witryny organizacji non-profit cieszą się ogólnie większym zaufaniem, ale mówiąc ogólnie, internautów nie tyle interesuje to jak firma zarabia pieniądze czy realizuje swoją misję, ile jak przedstawia informacje i nimi zarządza. Z tego właśnie powodu organizacje powinny mieć duży wpływ na zawartość swojej oficjalnej witryny.

Zespół Stanford-Makovsky opracował 55 wyróżników służących do opisu witryny takie jak projekt, zawartość, niezawodność, itp. Każdy ankietowany mógł przyznać maksymalnie 3 punkty (max. 3, min. -3). Po zakończeniu badania podsumowano wyniki i wyciągnięto średnią ocenę.

Okazało się, że podczas, gdy kluczowe znaczenie ma aktualna reputacja organizacji, to w Internecie szczególnie liczą się dodatkowo użyteczność i następujące cechy:

  1. witryna okazała się przydatna w czasie poprzedniej wizyty (2.02)
  2. witryna należy do szanowanej organizacji (1.97)
  3. witryna szybko reaguje na zapytania użytkowników (1.83)
  4. witryna podaje adres organizacji (1.67)
  5. witryny była aktualizowana od ostatniej wizyty użytkownika (1.65)
  6. witryna podaje kontakt telefoniczny (1.56)
  7. witryna jest profesjonalnie zaprojektowana (1.54)

Oto czynniki najbardziej szkodzące wiarygodności strony WWW:

  1. witryna ma zawartość, w której tekst redakcyjny trudno odróżnić od reklamy (-1.9)
  2. witryna jest rzadko aktualizowana (-1.65)
  3. witryna ma automatycznie pojawiające się w nowym oknie reklamy (pop ups) (-1.64)
  4. witryna ma nieczynny odsyłacz (-1.42)
  5. witryna jest trudna w nawigacji (-1.38)
  6. witryna ma odsyłacze do niewiarygodnych witryn (-1.38)

Jak zatem zwiększyć wiarygodność firmowej witryny? Oto 10 wskazówek zespołu Stanford University:

  1. Ułatwiaj weryfikację prawdziwości i dokładności informacji umieszczonych na witrynie. Możesz zwiększyć wiarygodność witryny dzięki informacjom i danym z innego źródła (cytaty, materiały źródłowe) szczególnie, jeśli umieścisz odpowiedni odsyłacz (link). Nawet jeżeli nikt nie skorzysta z tego odsyłacza, to i tak wykażesz pewność swoich informacji i ich źródła.
  2. Pokaż, że za stroną WWW stoi prawdziwa organizacja. Najprościej można to zrobić przez podanie fizycznego adresu. Inne sposoby to zdjęcia firmy i wykazanie przynależności do organizacji branżowej, Izby Handlowej lub Gospodarczej.
  3. Pokaż fachową wiedzę w zawartości witryny i oferowanych usługach. Czy w swoim zespole masz wybitnych ekspertów, znanych specjalistów, cenionych fachowców? Powiedz o tym. Nie umieszczaj odsyłaczy do mniej cenionych organizacji, bo to obniża Twoją wiarygodność.
  4. Pokaż, że w Twojej firmie pracują uczciwi i wiarygodni ludzie. Pokaż ich zdjęcia. Umieść teksty ich autorstwa. Na niektórych witrynach można przeczytać życiorysy i informacje o sposobach wolnego czasu.
  5. Ułatwiaj kontakt. Najprostsza metoda? Podaj telefon, adres fizyczny i e-mail.
  6. Zadbaj o profesjonalny wygląd witryny (lub stosowny do przeznaczonego celu). Są użytkownicy, którzy ogromną wagę przywiązują do atrakcyjnego wyglądu witryny. Kompozycja, kolorystyka, typografia, ilustracje, konsekwencja ... Oczywiście nie wszystkie organizacje zdobywają wiarygodność przez kopiowanie witryny IBM.com. Projekt musi współgrać z przeznaczeniem witryny.
  7. Ułatwiaj nawigację. Wiarygodność witryny jest wprost proporcjonalna do łatwości korzystania z niej i użyteczności. Niektórzy o tym zapominają i skazują internautę na długie oczekiwanie zanim witryna pojawi się w pełnej krasie lub bez uzasadnienia oślepiają użytkownika wszystkimi nowinkami technologicznymi Internetu.
  8. Często aktualizuj zawartość witryny (lub co najmniej pokaż, że coś na niej zmieniłeś). Ludzie przypisują większą wiarygodność stronom, które "żyją".
  9. Z umiarem umieszczaj wszelkie treści handlowe (na przykład reklamy, oferty). Jeżeli to możliwe w ogóle zrezygnuj z reklam na witrynie. Skoro już musisz mieć reklamy, jasno oddzielaj treści reklamowe od redakcyjnych. Pisz jasno, konkretnie i szczerze.
  10. Unikaj błędów wszelkiego rodzaju, nawet tych najmniejszych. Im mniej błędów, tym bardziej są widoczne. Błędy typograficzne i nieczynne odsyłacze psują reputację bardziej niż Ci się wydaje :-(
Góra



2. Trzy rodzaje ćwiczeń antykryzysowych

Planowanie zarządzania kryzysowego dotyczy wszystkich organizacji – nowych i starych, dużych i małych, krajowych i międzynarodowych. Wiedzą o tym eksperci zarządzania kryzysowego.

Organizacja stale się zmienia. Zmienia się także jej otoczenie. Dlatego każdy plan wymaga doskonalenia i aktualizacji. Skąd wiemy co zmienić w planie? Co ulepszyć?

Każdy kto przygotowywał jakikolwiek plan wie, że bez testowania plan jest tylko teoretyczną próbą przewidzenia biegu wypadków. Tylko doświadczenie zebrane w czasie testowania planu może wykształcić umiejętności niezbędne w kryzysie.

Oto kilka typów ćwiczeń służących doskonaleniu komunikacji w kryzysie.

1. Alarm (powiadomienie i aktywacja)

Ćwiczenie umożliwia przetestowanie gotowości do:

  1. skutecznego przekazania informacji o potencjalnym zagrożeniu,
  2. oceny zagrożenia i wyboru rodzaju reakcji,
  3. aktywacji zespołu kryzysowego, na przykład odnalezienie członków zespołu i zebranie w sztabie kryzysowym.

Ćwiczenie jest wykonywane po godzinach pracy. Jego celem jest ocena skuteczności procedur powiadamiania i czasu potrzebnego do zebrania się zespołu zarządzania kryzysem. Ćwiczenie rozpoczyna się od telefonu na dyżurny numer kryzysowy i kończy w momencie zebrania się całego zespołu kryzysowego w wyznaczonym miejscu. Ćwiczenie jest łatwe w planowaniu i przeprowadzeniu. Powinno się odbywać co najmniej dwa razy w roku.

2. Spotkanie robocze

Cele tego ćwiczenia to:

  1. nauka i zebranie doświadczenia we wprowadzaniu planu kryzysowego w życie bez stresu charakteryzującego działanie w sytuacji realnego zagrożenia,
  2. zrozumienie swojej roli w zespole kryzysowym i planie zarządzania kryzysem,
  3. w wielozadaniowych zespołach integracja członków zespołów, identyfikacja przeoczonych zadań i źle określonych ról (na przykład dublowanie funkcji),
  4. wyszukanie niejasnych lub niewystarczająco określonych zadań.

Podczas oceny mogą pojawić się cztery rodzaje konkluzji:

  1. skuteczna reakcja zgodna z planem (pożądany rezultat),
  2. skuteczna reakcja niezgodna planem (plan wymaga poprawy),
  3. nieskuteczna reakcja zgodna z planem (plan wymaga poprawy),
  4. nieskuteczna reakcja niezgodna z planem (potrzebne jest szkolenie – plan może wymagać poprawy).

Takie ćwiczenie to zaplanowane i umówione spotkanie. Nie testuje się tutaj szybkości zebrania zespołu ani gotowości do prawidłowej oceny zagrożenia. Nie potrzeba żadnego sprzętu. Jego celem jest poznanie się członków zespołu poprzez dyskusję z wykorzystaniem planu kryzysowego. Pomaga w tym realistyczny scenariusz. Nie prowadzi się żadnych działań poza miejscem spotkania. Nie wykonuje się ani nie przyjmuje żadnych telefonów. Nie ma żadnych konferencji prasowych.

Na początek, spotykają się najważniejsi członkowie ekipy zarządzającej kryzysem. Każdy członek dowiaduje się jakie działania należy podjąć i z jakich skorzystać środków. Następnie scenariusz poznają członkowie grup wspomagających, na przykład biuro prasowe, dział prawny, informatycy. Po takiej "rozgrzewce" inicjowane jest ćwiczenie zbiorowe na pełną skalę. Ćwiczenie testuje poziom integracji sztabu zarządzającego kryzysem, komunikacji, struktury organizacyjnej, ról i obowiązków.

W pierwszej części prowadzący ćwiczenie prosi każdego uczestnika o przeczytanie swojej roli, przedstawienie uwag i spostrzeżeń. Następnie omawia i wyjaśnia pierwsze kroki i działania wynikające z pierwszego punktu przedstawionego scenariusza. W dyskusji oczywiście ujawnią się różnice zdań. Pozwala to lepiej określić role, obowiązki i oczekiwania oraz niezbędne środki. Taka procedura powtarzana jest w podejmowaniu decyzji przy kolejnych punktach scenariusza.

Raport końcowy pokazuje dobre rozwiązania i przedstawia rekomendacje usprawnień. Ćwiczenie jest trudne w przygotowaniu i prowadzeniu. Powinno być wykonywane raz w roku.

3. Symulacja

Cele tego ćwiczenia to:

  1. poprawa skuteczności zespołowego radzenia sobie z kryzysem,
  2. sprawdzenie niezawodności planu w zmieniających się warunkach i okolicznościach,
  3. określenie mocnych i słabych stron planu oraz postawienie członków zespołu kryzysowego w sytuacji "realnego" zagrożenia,
  4. skonfrontowanie członków zespołu kryzysowego z emocjami i problemami zbliżonymi do tych, które towarzyszą sytuacji zagrożenia.

W symulacji biorą udział dwie grupy: 1. gracze – członkowie zespołu kryzysowego, którzy rozwiązują problemy zapisane w scenariuszu i 2. symulatorzy – "prowokują" wypadki, kontrolują ćwiczenie i oceniają prawidłowość reakcji. Ćwiczenie przebiega w czasie rzeczywistym. Symulatorzy wykonują telefony, wysyłają e-maile i osobiście dostarczają nowe informacje do pokoju ćwiczeń. Informacje są przekazywane uczestnikom symulacji stosownie do dynamiki wydarzeń i rozwoju sytuacji.

Zespół symulacyjny jest dla grupy ćwiczącej światem rzeczywistym. Jeśli uczestnik ćwiczenia ma, na przykład skontaktować się z prezesem firmy, dzwoni do osoby, która pełni w symulacji taką rolę, a nie do prawdziwego prezesa.

Symulatorzy także wcielają się w role dziennikarzy, klientów, konkurencji, polityków, aktywistów, itp. Na koniec ćwiczenia odbywa się ogólne podsumowanie z udziałem wszystkich zaangażowanych stron.

Symulacje – podobnie jak spotkania robocze – z biegiem czasu i zdobywaniem większego doświadczenia powinny stopniowo obejmować coraz większe grupy pracowników. Kolejne scenariusze powinny zawierać coraz mniej narzuconych (wymuszonych?) reakcji i zachowań ćwiczących. Symulacje wymagają gruntownego i wszechstronnego przygotowania oraz dużej uwagi i wyobraźni w czasie prowadzenia.

Konkluzja

Symulacja jest końcowym i najważniejszym etapem w przygotowaniu organizacji do zarządzania sytuacją kryzysową. Ponieważ zaprojektowanie ćwiczenia, prowadzenie i ocena wymagają specjalistycznej wiedzy, większość organizacji nie zatrudnia na stałe osób z najwyższymi kwalifikacjami. Być może właśnie z tego powodu wiele firm nie prowadzi takich ćwiczeń.

Jeśli jednak decydujesz się na kupno polisy ubezpieczeniowej (bo taka jest m.in. funkcja planu kryzysowego), to sprawdź jak działa. Dokument jest tylko papierem. Dla Ciebie ważne jest jaką ma praktyczną wartość kiedy będziesz w potrzebie, na przykład kiedy spali się dom, ukradną auto lub stracisz kogoś bliskiego. Nie wierz słowom. Sprawdź jak to działa. Dzisiaj masz jeszcze na to czas. Ale jutro? No właśnie, kiedy zaczyna się jutro?

Jak opracować plan komunikacji kryzysowej

Góra



3. Piękny pomiar

"Pewność to przywilej tych, którzy stoją na boku," mówi wymyślony szef Johna Nasha w filmie "Piękny umysł". Dla tych, którzy w public relations grają główne role, a nie siedzą na widowni, pomiar jest kompasem wskazującym drogę na mapie błędów.

Jakie jest najważniejsze narzędzie public relations?

Arkusz kalkulacyjny jest na pewno na czele listy. W czasach szybkich zmian i decyzji zarządzanie public relations bez stałego monitoringu wyników jest po prostu nierozsądne, nieodpowiedzialne i niewybaczalne.

Punkt początkowy to określenie jasnych celów. Jak konkretne działanie wpływa na nasze cele? Liczba zapytań o produkt? Liczba wysłanych ofert? Liczba sprzedanych produktów? A może świadomość marki?

Wokół nas nadal jest dużo firm, w których działy public relations i marketingu nie kierują się w analizach liczbami. Powodów jest wiele.

Oto pięć typowych przykładów:

Przykład nr 1: "Naszym celem jest wykreowanie marki, ale zmierzenie efektów jest zbyt kosztowne."

Dużo gorzkiej prawdy w tym zdaniu. Prowadzenie analiz rynkowych, których celem jest zbadanie wpływu konkretnego działania na rozpoznawalność marki jest poza zasięgiem finansowym większości małych firm.

Co można zrobić, to oszacować liczbę osób, do której dotrzemy z naszym przekazem. To nie jest dokładny pomiar, ale lepszy od niczego.

Zarówno sponsoring jak i działania public relations mogą zwiększyć rozpoznawalność marki. Ale które są bardziej efektywne?

Przykład nr 2: "Nie spodziewamy się wielu nowych kontaktów na targach, ale musimy być na nich obecni; inaczej, klienci pomyślą, że mamy kłopoty."

Utrzymanie pożądanego wizerunku marki jest uzasadnionym i ważnym celem public relations, ale jest wiele metod, aby to osiągnąć.

Ten cel może i powinien być opisany za pomocą mierzalnych rezultatów, jak na przykład liczba osób, które miały kontakt z produktem. W takim przypadku, koszt udziału w targach powinien być obliczony wobec dwóch kryteriów: 1. liczba nowych kontaktów i 2. wizerunek organizacji/marki.

Przykład nr 3: "Nie wiemy ile osób odpowie na naszą kampanię e-mail w Internecie."

Łatwiej to oszacować jeżeli dysponujemy danymi z poprzednich kampanii. Brak takich informacji wcale nie usprawiedliwia pominięcia szacunkowej kalkulacji.

Nawet bardzo ogólne obliczenia są lepsze od niczego. Podanie najbardziej optymistycznych rezultatów może przecież pokazać, że nie stać nas nawet na taki wydatek.

Jeżeli mamy obszerną listę, można na początek przetestować statystycznie wiarygodną próbkę. Po otrzymaniu pierwszych wyników można je przenieść na większą grupę.

Przykład nr 4: "Nie możemy zmierzyć wyników programu analizy klientów."

Założę się, że możecie. Na przykład, liczba pozytywnych opinii w raportach analityków, liczba pozytywnych artykułów, liczba rekomendacji zadowolonych klientów. To wszystko są LICZBY.

Przykład 5: "Ale nie wiemy dokładnie, który klient trafił do nas z polecenia/rekomendacji innego klienta."

Sprzedawca powinien wiedzieć co skłoniło klienta do zakupu i KTO wpłynął na jego decyzję.

Ale nawet, jeśli tego nie wiesz zawsze, to czy wiesz w większości przypadków? W co drugim? Co trzecim?

Weź poprawkę uwzględniającą poziom (nie)wiedzy. Nawet jeśli będzie to niedokładna poprawka, za jakiś czas zobaczysz poprawę efektywności badań. Jeżeli nie, zmień wstępną poprawkę.

Podsumowując:

  1. Określ jasne i mierzalne cele public relations.
  2. Oszacuj oczekiwany i pożądany zwrot zysków z każdego działania (PR-ROI).
  3. Tak ułóż budżet, aby przeznaczyć największe środki w obszary, które pozwolą osiągnąć najbardziej wiarygodne rezultaty i tym samym zwiększyć zysk z zainwestowanych środków (CPMI - cost per market impact).
  4. Dokładnie i pilnie mierz wszystko co można zmierzyć.
  5. Oceń dokładność pomiaru efektów w miejscach, które nie gwarantują zadowalającej jakości bezpośredniego badania. Niedokładne badanie jest lepsze od żadnego badania, pod warunkiem, że znasz granicę błędu pomiaru.
Góra



4. Szkolenie nie tylko medialne

Coraz więcej szefów docenia wagę szkolenia medialnego i coraz więcej agencji PR ma takie szkolenia w swojej ofercie. Bardzo dobrze. Dzisiaj takie szkolenie to warunek powodzenia w interesach. Umiejętności zdobyte na szkoleniu medialnym przydają się także w publicznych wystąpieniach, prezentacjach i spotkaniach z klientami.

Nie uwierzę jeśli powiesz, że Twoja firma jest za mała, za mało znana, za biedna lub, że nie zamierzasz nigdy w życiu rozmawiać z dziennikarzem. Tutaj chodzi o coś więcej niż wywiad dla gazety. Właściwie bardziej stosownie byłoby nazywać to szkoleniem w komunikacji. Na przykład, czy jako osoba prowadząca interesy potrafisz:

  1. kontrolować treść swojego wystąpienia na spotkaniach i prezentacjach i unikać pułapek zastawionych przez nieżyczliwych słuchaczy?

  2. przewidywać trudne pytania i wykorzystać je do przekazania tego, co chcesz powiedzieć; być może nawet uprzedzić trudne pytania we wstępnym wystąpieniu?
  3. przekonywać oponentów do swojego punktu widzenia?
  4. kierować rozmowę na ważne dla Ciebie tematy nawet jeśli jest to związane z odpowiedzią na podchwytliwe pytania?
  5. odwoływać się do zrozumiałych przykładów i porównań?
  6. przekazywać w pierwszym zdaniu sedno sprawy?
  7. mówić potocznym językiem?
  8. przejmować inicjatywę na początku ważnej prezentacji?
  9. szybko przedstawić swój punkt widzenia zapewniając jednocześnie słuchaczy, że będą mieli okazję do wyrażenia swojego zdania?
  10. przewidywać oczekiwania i potrzeby słuchaczy, dzięki czemu łatwiej Ci dotrzeć do ich serc i umysłów?

Jeśli zależy Ci na doskonaleniu tych umiejętności, to szkolenie medialne jest tym, czego szukasz i potrzebujesz. Zwróć przy tym uwagę, że podane wyżej przykłady ani razu nie wymieniają kontaktów z mediami. Dlaczego? Bo szkolenie medialne uczy komunikacji z różnymi grupami i wykracza poza rozmowę z dziennikarzem prasowym, radiowym i telewizyjnym.

Niestety nie każde szkolenie medialne jest prawdziwym szkoleniem medialnym. Są szkolenia dobre i złe. Bywa, że szkolenia medialne prowadzą byli dziennikarze, którzy sami nigdy nie udzieli żadnego wywiadu. Byli dziennikarze prasowi uczą jak występować przed kamerą.

Szkolenie medialne powinno opierać się na dwóch podstawowych filarach:

  1. Czyny i słowa. Wybierz trenera, który nie tylko mówi o strategii komunikacji, lecz także potrafi zaproponować konkretne działania - taktykę komunikacji. Czyny są ważniejsze od słów tak jak jajecznica jest smaczniejsza od przepisu jak ją usmażyć. To, czego potrzebujesz to filozofia i zasady, które będą podstawą Twoich decyzji i działania. Słowa nie poparte konkretami są pustą gadaniną.
  2. Maksimum treści - minimum kosmetyki. Poszukaj kogoś kto pozwoli Ci wzmocnić naturalne atuty i ukryć wady. Dobra komunikacja to coś więcej niż dobór słów, intonacji, postawy, gestów, makijażu i ubioru. W sytuacji kryzysowej ludzie chcą przede wszystkim dowiedzieć się jak chronisz ich interesy i pragną w to uwierzyć. Interesują ich działania - nie kolor krawata. Ubieraj się, działaj i mów tak, aby wzmocnić treść przekazu. Jeżeli kosmetyka wysuwa się na pierwszy plan, racjonalne myślenie usuwa się w cień. Niedobrze.

Oczywiście każde szkolenie medialne jest inne. Uważnie wybieraj agencję PR, która je oferuje. Mam nadzieję, że po tej lekturze łatwiej Ci będzie podjąć dobrą decyzję.

Jazda PRóbna - symulowany wywiad z dziennikarzem

Góra



5. Syndrom Pretensjonalnie Przemądrzałego Prelegenta

Lubisz prawić kazania? Protekcjonalnie odpowiadać na pytania? Perorować jak nakręcony?

Trzy razy TAK!?

Chyba cierpisz na syndrom PPP – Pretensjonalnie Przemądrzałego Prelegenta.

Nikt nie chce paść ofiarą krzywdzącego stereotypu, ale często sami jesteśmy sobie winni. Nie mam na myśli stereotypów rasowych, religijnych lub zawodowych. Mówię o stereotypie złego prelegenta.

1. Czy zaczynasz wszystkie prezentacje od przedstawienia planu wystąpienia, żeby słuchacze jak studenci przygotowujący się do trudnego egzaminu mogli wszystko zanotować?

2. Czy lubisz zasypywać audytorium liczbami, faktami i danymi statystycznymi?

3. Czy lubisz używać pompatycznych słów?

4. Czy zakładasz, że osoba, która pierwsza zasnęła w czasie Twojej prezentacji, prawdopodobnie spędziła całą noc na prywatce?

5. Czy w czasie wystąpienia lubisz sprawdzać co dzieje się za oknem?

6. Czy często powołujesz się na swoje wypowiedzi i artykuły sprzed kilku lat?

7. Czy denerwuje Cię kiedy ktoś chce zadać pytanie przed zakończeniem prezentacji?

8. Czy jesteś pierwszą (jedyną?) osobą, która śmieje się ze swoich dowcipów?

9. Czy nikt by nie protestował, gdybyś nagle przestał mówić?

10. Czy słuchacze tłoczą się przy drzwiach zaraz po zakończeniu wykładu... hmm... prezentacji?

Jeżeli trzy lub więcej razy odpowiedziałeś twierdząco, niestety prawdopodobnie cierpisz na syndrom PPP.

Konkluzja

Czas zejść z obłoków na ziemię. Styl i techniki prezentacji Pretensjonalnie Przemądrzałego Prelegenta nie są mile widziane nawet na wieczorowych kursach dla spawaczy.

Czas wrócić do Szkoły Dobrych Prezentacji i oduczyć się starych i złych nawyków.

Góra



6. Artykuł w magazynie branżowym

Niezależna konsultantka public relations z Krakowa pyta:

Kilku moich klientów zabiega o umieszczenie artykułów na ich temat w pismach branżowych. W jaki sposób można dotrzeć do tych publikacji?

Magazyny branżowe są relatywnie łatwym "łupem" dla praktyka PR. Zwykle zatrudniają małe zespoły redakcyjne (znam taki, który redaguje JEDNA osoba) i chętnie przyjmują gotowe artykuły. Adresowane są do bardzo zawężonej grupy odbiorców. Dlatego trzeba dokładnie poznać ich profil i potrzeby.

Pierwsze pytanie do klienta, który chce ujrzeć artykuł na swój temat na przykład w ''Hodowcy Bydła i Trzody Chlewnej'' powinno brzmieć: "Czy pan zna to czasopismo?" Jeśli nie zna, warto zrobić kilka rzeczy:

  1. Odwiedź witrynę WWW magazynu. Czasem znajdziesz tam fragmenty artykułów.
  2. Zadzwoń do redakcji z prośbą o bezpłatny egzemplarz. Kup kilka numerów archiwalnych.
  3. Zapytaj czy redakcja ma konkretne oczekiwania, na przykład, jakie tematy mają największą szansę na publikację. Większe redakcje umieszczają takie informacje na witrynie WWW.
  4. Poproś o kopię kalendarza wydawniczego. Jest to lista wiodących tematów, które pojawią się w ciągu całego roku. Dzięki temu zyskasz dużo czasu na przygotowanie artykułu i lepiej go dopasujesz do potrzeb redakcji.
  5. Przeczytaj "od deski do deski" kilka archiwalnych numerów, zwracając szczególną uwagę na komentarze, felietony, podział na działy oraz to czy publikowane są artykuły poradnicze, listy do redakcji, informacje o nowych produktach i studia przypadków (case studies).
  6. Sprawdź czy Twój artykuł dobrze wkomponuje się w nowy numer. Wyślij artykuł pocztą elektroniczną do redakcji i zadzwoń z propozycją umieszczenia go w magazynie. Pamiętaj, żeby zawsze wyjaśnić dlaczego Twoja propozycja może zaciekawić czytelników. Możesz wykorzystać do tego dane statystyczne lub wskazać nowy trend.
  7. Dodatkowe punkty zyskasz wyrażając uznanie za szczególnie udany numer lub artykuł. Możesz też w inny sposób pokazać, że wiesz i doceniasz to, o czym pisze magazyn. Jak? Redaktor w tzw. wstępniaku lub "liście od redaktora" komentuje aktualny temat z numeru lub kontrowersyjną sprawę. Często też pisze o zmianach i nowych działach w magazynie lub nowych usługach dla czytelników. Jeżeli dostrzeżesz nowy dział, w którym możesz umieścić swój artykuł, zadzwoń do redakcji z gratulacjami za dobry pomysł. Szczere komplementy otwierają wiele drzwi i dają więcej miejsca na redakcyjnych stronach.
Góra



7. Najlepszy dzień tygodnia

Kierownik projektu w agencji public relations z Warszawy pyta:

Czy jest jakiś dzień tygodnia, kiedy najłatwiej można umieścić temat w głównym wydaniu Wiadomości?

To samo pytanie zadałem sobie kilkanaście lat temu, kiedy pracowałem jako reporter telewizyjny :-) Odpowiedź być może Ciebie zdziwi, bo takim dniem jest ...

NIEDZIELA.

Dlaczego? W niedzielę zazwyczaj nie dzieje się nic "rewolucyjnego" i w dzienniku jest więcej czasu do wypełnienia.

Stacje telewizyjne prowadzą badania oglądalności. Niedzielne wydania głównych programów informacyjnych mają więcej widzów niż w pozostałe dni tygodnia.

Firma AC Nielsen zmierzyła też atrakcyjność pozostałych dni tygodnia. Za niedzielą plasują się kolejno - czwartek, poniedziałek, wtorek, środa, sobota i piątek.

Góra



8. Informacja w kryzysie

Student public relations z Poznania pyta:

Czy jest coś takiego jak NADMIAR informacji w sytuacji kryzysowej?

Oczywiście. Niektóre informacje nie powinny być przekazywane ze względu na ograniczenia prawne. Na przykład, ochrona danych osobowych, poufność i/lub samooskarżanie. Dlatego część spraw kierujemy zwykle do działu prawnego (może po drobnych przepychankach) z pytaniem co może/nie może być ujawnione.

Dużo ważniejsze jest jednak uwzględnienie chłonności ludzkiego umysłu. Jak negatywnie wpływają na przyjmowanie i przetwarzanie informacji strach i niepokój - reakcje często występujące w kryzysie? Dlatego właśnie taki nacisk kładziemy na prostotę i klarowność przekazu, szczególnie w pierwszej fazie kryzysu, kiedy tworzy się pierwsza opinia na temat tego, co się wydarzyło. Wtedy właśnie kluczowa jest nie liczba informacji, ale stałe przekonywanie opinii publicznej do naszego punktu widzenia.

Nikt nie zapamięta więcej niż trzy do pięciu informacji. I to tylko pod warunkiem, że będą stale powtarzane.

Góra



9. Milczenie nie pomaga w kontaktach z mediami

Kierownik marketingu w firmie komputerowej z Warszawy pyta:

Mój szef uważa, że najlepszą metodą uniknięcia kłopotów z mediami jest po prostu unikanie kontaktu z nimi. Nawet nie chce myśleć o szkoleniu medialnym. Czy milczenie jest właściwym rozwiązaniem?

Jeżeli odrzucisz propozycję wywiadu, reporter poprosi o wypowiedź kogoś innego - usłyszy bardziej lub mniej prawdziwe fakty z bardziej lub mniej wiarygodnych źródeł. Jednocześnie nie omieszka dodać, że odmówiłeś rozmowy, sugerując, pośrednio lub bezpośrednio, że coś ukrywasz.

Kontakty z mediami to gra, w której nie możesz pozwolić sobie na przegraną. W najgorszym wypadku wystawiasz na szwank swoją reputację. W najlepszym - tracisz szansę zbudowania wartościowych relacji, z których możesz skorzystać Ty, Twoja firma lub Twoi klienci. Być może to właśnie media ustalają reguły tej gry, ale szkolenie medialne pozwala Ci poznać te reguły i nauczy jak grać, żeby wygrać.

Reporterzy przychodzą na wywiad z własnym planem rozmowy i pytaniami wynikającymi z potrzeb gazety, ciekawości i osobistej ambicji zwrócenia na siebie uwagi. Redakcyjny newsroom to miejsce zażartej rywalizacji. Jeżeli wywiad może utorować drogę na czołówkę lub pierwsze miejsce w głównym wydaniu Wiadomości, to spragnionemu sławy dziennikarzowi trudno zachować absolutny obiektywizm.

Szkolenie medialne uczy jak poprowadzić wywiad zgodnie z własnym interesem i jednocześnie dać dziennikarzowi to, czego potrzebuje - wartościową informację - redukując przy tym ryzyko pomylenia faktów i pomieszania cytatów. Mówię o redukcji, bowiem całkowita eliminacja jest praktycznie niemożliwa.

Proces szkolenia medialnego polega na edukacji jak przygotować się do wywiadu, przedstawieniu "zasad gry", instruktażu jak bez względu na pytanie mówić tylko to, co chcemy powiedzieć i przedstawieniu szczegółowych i osobistych wskazówek jak lepiej wypadać w kontakcie z mediami. Symulowane wywiady są nagrywane na taśmie video, odtwarzane, omawiane i zwracane uczestnikowi do ponownej analizy w domu.

Wielu uczestników, którzy sądzili, że doskonale radzą sobie przed kamerą było na początku zszokowanych tym, co pokazało pierwsze nagranie. Szok przeszedł w zdziwienie jak dużo można się nauczyć pod okiem doświadczonego trenera medialnego.

Szkolenie medialne to ciężka praca. Wymaga co najmniej sześciu godzin wytężonego wysiłku. Najtrudniej jest kiedy szkolenie odbywa się w ostatniej chwili, kiedy kryzys już nadciąga. Dlatego inteligentne organizacje dbają o regularne warsztaty medialne swoich szefów (co najmniej raz na dwa lata) uzupełniane krótkim intensywnym treningiem tuż po wybuchu kryzysu.

Czego można nauczyć się na treningu medialnym

Góra



10. Uśmiechnij się

Ile jest wart dobry nos?

Są sytuacje, kiedy wszystko w firmie pozornie "gra i buczy", ale intuicja podpowiada, że coś jednak "cuchnie".

Oto 15 okoliczności kiedy "dobry nos" jest wart każdych pieniędzy:

1. Szefowie organizacji zapewniają wszystkich, że firma ma się świetnie, a pracownicy twierdzą, że firma ledwo zipie.

2. Tylko jedna osoba w firmie wie co się dzieje, nie potrafi tego wytłumaczyć pozostałym, ale powtarza w kółko: "Musicie mi uwierzyć na słowo".

3. Kwartalne sprawozdanie finansowe ku zaskoczeniu wszystkich pokazuje ogromny wzrost sprzedaży.

4. Rzecznik prasowy każdą wypowiedź zaczyna od stwierdzenia: "To zależy od tego jak rozumiemy __________."

5. Organizacja wierzy, że wystarczy zgasić światło, aby nikt z udziałowców nie zauważył problemu.

6. W firmie nie wolno głośno mówić "Urząd Kontroli Skarbowej".

7. Na konferencji prasowej reporterzy patrzą w sufit po wysłuchaniu ważnego oświadczenia rzecznika prasowego.

8. Prezes, dyrektor zarządzający, główny księgowy, szef kadr ABSOLUTNIE nie mają zamiaru ustąpić ze stanowisk.

9. Dowiedziałeś się z "dobrze poinformowanego źródła", że najlepsi pracownicy spotykają się z "łowcami głów".

10. 10 pracowników zapytanych o misję organizacji (różne działy i pozycja w firmie) udziela 10 różnych odpowiedzi.

11. Członkowie zarządu w czasie strajku załogi zastanawiają się "kto za tym stoi" zamiast poszukać przyczyny protestu.

12. Przedstawiciele handlowi są uprzejmie proszeni o zrezygnowanie "z dniem dzisiejszym" z podróży służbowymi autami i skorzystanie z usług PKS-u.

13. W czasie rozmowy telefonicznej pytając czy proponowane rozwiązanie jest zgodne z przyjętymi nieformalnymi normami etycznymi słyszysz po drugiej stronie co najmniej 3-sekundową ciszę.

14. Prezes codziennie zapewnia o bezgranicznym zaufaniu do profesjonalizmu dyrektora finansowego.

15. Szef public relations opisuje plan PR na przyszły rok jako "zogniskowany wielokierunkowy transmarketingowy proces synergicznej crossmodułowej komunikacji na interaktywnych płaszczyznach interpolacyjnych."

Góra



Chcesz samodzielnie napisać swoją informację prasową? Skorzystaj z usługi bezpłatnej tylko dla prenumeratorów tego newslettera. Wypróbuj Twoje Info.

Przeoczyłeś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.

Jeśli z ciekawością przeczytałeś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.





Zastrzeżenia prawne


1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.

2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.

3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.

4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.

5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).

6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.

7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.

Zastrzeżenia prawne




Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter odwiedź naszą witrynę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.

Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i mnie zasmucić) wyślij e-mail na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.



Bogusław Feliszek
Pressence Public Relations
pl. Teatralny 10-11/33
45-056 Opole
tel. +48 77 441 40 14
WWW www.pressence.com.pl
e-mail: biuro@pressence.com.pl