Pressence Public Relations Pressence Newsletter Numer 39 / 1 sierpnia 2003
Wydawca: Bogusław Feliszek biuro@pressence.com.pl www.pressence.com.pl


PRESSENCE NEWSLETTER
(C) Pressence Public Relations



Otrzymujesz tę korespondencję, ponieważ poprosiłeś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej www.pressence.com.pl i zapisałeś się na naszą listę subskrypcyjną.

Przekaż proszę ten magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną więcej sprzedawać produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.

Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.

OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.



W numerze

  1. Etyka na wakacjach
  2. Ile kosztuje PR?
  3. Lepiej skoczyć niż spaść
  4. Strzał z biodra
  5. Będzie śmiesznie
  6. Kryminalny debiut
  7. Szefie, prasa dzwoni
  8. Krewki reporter
  9. Last minute
  10. Uśmiechnij się



1. Etyka na wakacjach

Miał czyste sumienie. Nigdy go nie używał.
– Stanisław Jerzy Lec

Środek lata. W sklepach przeceny. Koledzy z pracy na urlopie. Odliczasz dni do wyjazdu w ukochane góry. Obiecałeś sobie, że tym razem na pewno dobrze wypoczniesz. Przed spakowaniem bagażu warto uklęknąć na chwilę w konfesjonale interesów PR. Taki letni rachunek sumienia. Żeby powietrze w górach lepiej smakowało.

Wakacyjny raport będzie miał tylko jednego czytelnika. Nie interesują Ciebie w nim tak pospolite w interesach słabości jak żądza, zawiść, zazdrość, oczernianie konkurencji... Masz przecież większe ambicje. Dlatego skupisz się na bardziej subtelnych występkach. Trudno usłyszeć o nich z ambony lub przeczytać we wstępniaku "Polityki".

10 razy – tak lub nie

Wśród podanych poniżej przykładów znajdziesz sytuacje trywialne i poważne, ale wszystkie mają swoją wymowę. Być może miałeś do czynienia z jedną lub dwiema opisywanymi sytuacjami, skoro działasz w bezwzględnym świecie marketingu i public relations.

1. Sława i chwała. Kończysz miesięczne sprawozdanie dla zarządu z pracy Twojego działu PR. Na korytarzach wszyscy mówią o rewelacyjnych wynikach strategii zaproponowanej przez nowego pracownika. Problem? Po prostu – nie lubisz tego chłopaka. Celowo pomijasz w raporcie jego wkład w sukces zespołu i wszystkie zasługi przypisujesz sobie. Jesteś w końcu szefem, prawda? Tak lub nie?

2. Cicha prowizja. Jesteś niezależnym konsultantem. Klient, który ma do Ciebie absolutne zaufanie prosi o poradę w sprawie wyboru najlepszej drukarni do produkcji firmowego kalendarza. Polecasz drukarnię zapominając przy okazji dodać, że drukarnia zapłaci Ci zwyczajowe 10% od sumy uzyskanego zlecenia. Tak się szczęśliwie składa, że drukarnia dobrze wywiązuje się z zadania i klient nie grymasi z płatnością. Nic nie mówisz klientowi o prowizji. Tak lub nie?

3. Bardzo ważny telefon. Sekretarka informuje, że na linii jest Pan Rozczarowany, który od tygodnia szuka z Tobą kontaktu. Nie robisz w tej chwili nic ważnego. Masz czas na rozmowę. Zwykła grzeczność nakazuje podniesienie słuchawki. Z czystego lenistwa lub próżności uciekasz się do prostej wymówki, typu "jestem na ważnym spotkaniu" lub "rozmawiam teraz z Berlinem". Tak lub nie?

4. Obiecanki cacanki. Prowadzisz firmę badawczą. Właśnie udało Ci się sprzedać badanie polegające na zorganizowaniu sondażu opinii wśród 50 najbardziej wpływowych ludzi w branży PR. Ze względu na krótki termin i kłopoty logistyczne udało Ci się dotrzeć do 35 osób. Poza tym za nisko oszacowałeś koszty projektu i czas na jego wykonanie (ach te wakacje!). Klient wpłacił już zaliczkę. Szkoda ją stracić. Ale jest dobra wiadomość: podoba mu się co zrobiłeś. Nie upomina się o więcej wywiadów. Zapominasz o zwróceniu części wynagrodzenia za wykonanie zadania w niepełnym zakresie. Tak lub nie?

5. Zwrot? Jaki zwrot? Wybierasz się na spotkanie z klientem w innym mieście. W ostatniej chwili przedłużasz pobyt, aby spotkać się jeszcze z innym klientem. Umowa jest taka, że klienci zawsze zwracają Ci pełne koszty podróży. Wystawiasz obydwu klientom rachunki tak jakbyś wybierał się do każdego z nich oddzielnie. Tak lub nie?

6. Żadnej gwarancji. We wszystkich materiałach marketingowych umieszczasz informacje o bezwarunkowym zwrocie pieniędzy niezadowolonym klientom. Wykonujesz zlecenie, ale z powodu złego zdefiniowania problemu, błędnego określenia potrzeb i oczekiwań oraz zaniedbań po obydwu stronach, klient decyduje się przerwać współpracę płacąc jednocześnie za wszystko co dla niego zrobiłeś. Twoim zdaniem i tak zrobiłeś więcej niż obiecałeś. Nawet do głowy Ci nie przyjdzie, aby zwrócić pieniądze. Tak lub nie?

7. Katastrofa. Jesteś szefem public relations szanowanej linii lotniczej. Jeden z samolotów rozbija się podczas lądowania. To był błąd pilota. Nikt nie przeżył. Wiesz, że agenci ubezpieczeniowi linii lotniczej muszą jak najszybciej dotrzeć do rodzin ofiar. Firmie zależy na szybkich ugodach. Im większe opóźnienie, tym większe niebezpieczeństwo, że sprawy wezmą w swoje ręce prawnicy rodzin ofiar, których powództwa zmuszą linię do wypłaty wyższych odszkodowań. Czujesz, że to nie jest najlepszy moment, aby rozmawiać z zrozpaczonymi krewnymi o pieniądzach, ale mimo to decydujesz się na taki krok. Tak lub nie?

8. Znajomy królika. Jesteś agentem ubezpieczeniowym. Spotykamy się pierwszy raz. W czasie rozmowy pytasz mnie o nazwiska i kontakty z osobami, które mogą być zainteresowane Twoimi usługami. Piszesz do nich listy, w których powołujesz się na moją rekomendację. Problem? Robisz to bez mojej zgody. Kiedy podawałem te kilka nazwisk zapomniałem (Ty celowo nie pytałeś) o tym wspomnieć. Tak lub nie?

9. Fałszywy klient. Jesteś szefem młodej ambitnej dynamicznej agencji public relations. Chcesz sprawdzić jak konkurencja prezentuje swoją ofertę. Udajesz więc klienta zainteresowanego współpracą i z fałszywego adresu e-mail wysyłasz zapytanie ofertowe. Konkurencja traci czas na przygotowanie propozycji, a Ty zdobywasz wiedzę o stylu marketingu konkurencyjnej agencji i jej metodach pozyskiwania klientów. Tak lub nie?

10. Czysta woda. Żyjesz z produkcji wody pitnej. Woda, którą sprzedajesz – inaczej niż u konkurencji – nie pochodzi z naturalnego źródła. Żadnych mineralnych składników. Oczyszczasz wodę z miejskich wodociągów i wlewasz do butelek opatrzonych naklejkami z malowniczymi górskimi strumieniami i wodospadami. Woda ma oczywiście ekologicznie brzmiącą nazwę. Książkowy przykład fikcji udającej rzeczywistość. Ale przecież na tym polega marketing. Tak lub nie?

Zawiodłem w siedmiu z dziesięciu opisanych sytuacji i nadal uważam się za uczciwego i godnego szacunku człowieka. A jak Tobie się powiodło?

Góra



2. Ile kosztuje PR?

Po wielu wahaniach i rozmowach ze współpracownikami podjąłeś w końcu decyzję o zatrudnieniu agencji PR.

Być może chodzi o wzmocnienie wewnętrznego działu PR. Może chcesz zainwestować większe środki i więcej czasu w poprawę rozpoznawalności Twojej firmy i wzmocnienie jej reputacji. Może chcesz zostać liderem rynku.

Może zaniepokoił Cię nagły spadek sprzedaży. Może denerwuje Cię częsta obecność w mediach konkurencji. Może chcesz wykorzystać nowy trend.

Bez względu na cel przed wyborem konkretnej agencji PR musisz odpowiedzieć sobie na pytanie ile pieniędzy chcesz przeznaczyć na public relations.

Najlepsze firmy z rozwiniętymi programami PR wydają na komunikację PR nie mniej niż 15% swoich przychodów. Są wśród nich też takie, które wydają 20%. Praktyka pokazuje, że wydatki poniżej 5% przychodów trudno przekłada się na wymierne i wartościowe rezultaty.

Inwestycja i rozwój

Pytanie o koszty współpracy słyszymy w Pressence Public Relations często i chętnie na nie odpowiadamy. Rozumiemy potrzebę strategicznego myślenia o inwestycjach w rozwój firmy.

Inwestycja i rozwój – te dwa słowa dobrze komponują się z PR. Pieniądze muszą się zwrócić.

Koszt PR zależy do wielkości firmy, branży i celów. Oto trzy czynniki, które należy wziąć pod uwagę kalkulując inwestycję w PR:

1. Traktuj współpracę z agencją PR jako strategiczną decyzję biznesową.

Przed kupnem domu bierzesz pod uwagę wiele czynników. Na przykład określasz liczbę pokoi, powierzchnię użytkową i lokalizację. Musisz też decydować co jest dla Ciebie najważniejsze. Chodzi o ciszę i dużo miejsca na odpoczynek czy więcej powierzchni na pracę? Lubisz czytać na tarasie? Będziesz urządzał w domu przyjęcia? Chcesz mieć basen i ogród?

Zatrudniając agencję PR też musisz opisać swoje potrzeby. Oczekujesz wsparcia w jednej dziedzinie, na przykład we współpracy z mediami? W kilku dziedzinach, na przykład organizacja wydarzeń specjalnych, zarządzanie kryzysowe, komunikacja w mediach społecznościowych? A może chodzi o cały pakiet usług PR? Lepiej ustalić to przed pierwszym kontaktem z agencją PR i rozmową o pieniądzach.

2. Pamiętaj, że zawsze dostaniesz tylko to za co zapłacisz.

Możesz kupić porządny samochód za 40,000 złotych. Ale nie licz na skórzane siedzenia, rewelacyjny zestaw muzyczny, komputer pokładowy, nawigację i najlepsze nowinki technologiczne w układzie sterującym.

Niektóre firmy kierują się wyłącznie ceną. Wybór najtańszej oferty pozwoli na początku zaoszczędzić trochę grosza, ale oddali od oczekiwanych efektów. Małe firmy płacą od 36,000 do 60,000 złotych rocznie. Średnie do 240,000 złotych. Duże firmy mają odpowiednio większe budżety.

Jeśli uważasz, że to duże sumy, pomyśl ile możesz stracić w wyniku zaskakującego kryzysu, o którym mówią wszystkie media. Pomyśl o cenie akcji, morale pracowników, zawiedzionych klientach, straconych okazjach i linczu w mediach społecznościowych. Wiele firm musi płacić za swoje (a czasem też cudze) błędy i zaniechania.

3. Będziesz płacić za wszystko z góry czy na raty?

To jak płacisz za produkt lub usługę może być równie ważne jak to ile płacisz. Niektóre agencje PR wymagają stałego miesięcznego honorarium obliczanego na podstawie prognozowanej liczby przepracowanych godzin – czasem nawet 500 złotych za każdą rozpoczętą godzinę. Inne z góry wyceniają cały projekt. Większość agencji oczekuje rocznego kontraktu.

Jeśli nie jesteś w pełni zadowolony z usług agencji PR, rozglądnij się za inną. Warunek jednak jest jeden: musi być lepsza.

W Pressence Public Relations minimalny miesięczny budżet na PR wynosi 2,500 złotych netto. Współpracę zaczynamy od trzymiesięcznego okresu próbnego, w którym realizujemy konkretne zadania i uzgadniamy całościowy koszt inwestycji w PR. Klient widzi co możemy zrobić dla niego w tym czasie.

Jeśli jesteś zainteresowany współpracą z Pressence Public Relations, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

Góra



3. Lepiej skoczyć niż spaść

Co należy zrobić po upadku?
To, co robią dzieci: podnieść się.
– Aldous Huxley

W życiu każdego człowieka są wzloty i upadki. W życiu organizacji te dramatyczne momenty nazywane są kryzysami. Kryzysy mogą być prawdziwe, wymyślone lub szczęśliwie zażegnane.

Z doświadczenia wiem jak trudno jest usiąść w sali posiedzeń zarządu, spojrzeć w oczy najważniejszych osób w firmie i powiedzieć: "Wyobraźmy sobie teraz najgorsze rzeczy jakie mogą przydarzyć się firmie i zastanówmy się razem co wtedy zrobimy".

Może to zabrzmi nieco cynicznie, ale pytanie czy Twojej organizacji grozi kryzys jest źle postawione. Lepiej zapytać: "Kiedy on wybuchnie?" Doświadczenie uczy, że kryzys pojawia się zazwyczaj, kiedy jesteś najsłabszy.

Przyczyny kryzysu mogą być przeróżne – wycofanie produktu, przeciek ważnej informacji, pożar, bojkot konsumencki, sprawa sądowa, załamanie finansowe, wrogie przejęcie, niepokoje pracownicze.

Oto jedenaście spraw, które warto przemyśleć zanim rozpęta się piekło.

1. Strach ma wielkie oczy. Coś co wydaje się kryzysem w piątek po południu nie musi być nim w sobotę rano. Czy naprawdę grozi Ci poważne niebezpieczeństwo? Nie pozwól, aby rzeczy, które są tylko irytujące przekształciły się w kryzys. Spokój rodzi spokój. To wcale nie znaczy, że należy ignorować przykre lub potencjalnie szkodliwe wydarzenia. Reakcja musi zawsze adekwatna do zagrożenia.

2. Przygotuj plan kryzysowy. To nie musi być 500-stronicowy podręcznik. Wystarczy 5-10 stron sensownie zredagowanych kartek o tym jak organizacja zachowa się w naprawdę krytycznych momentach. Upewnij się, że kluczowi pracownicy przeczytali plan i zgadzają się z przygotowanymi procedurami. Najważniejsza część tego planu to opis: "Kto z kim się kontaktuje i kto podejmuje poszczególne decyzje."

3. Poznaj swoje słabe strony. Miej baczenie na to, co dzieje się w branży, organizacji, wśród pracowników, w lokalnej społeczności i na całym świecie. Opracuj prosty, ale skuteczny system wczesnego ostrzegania o grożącym niebezpieczeństwie. Pokaż kierownikom jak z niego korzystać – jak dostrzegać potencjalne kłopoty w produktach, usługach, maszynach, pracownikach, finansach, itp.

4. Działaj szybko. Zamiast szukać winnych zajmij się w pierwszej kolejności opanowaniem sytuacji. Skoro mleko się rozlało, weź się za porządki – taki jest priorytet. Za takie działanie będziesz oceniany.

5. Woda lepsza od benzyny. Nie próbuj gasić ognia benzyną. Nie możesz przecież załatwić problemu samymi słowami. Przede wszystkim liczą się czyny. Za przeprosinami musi iść zadośćuczynienie i naprawa szkód. Najlepiej z nawiązką. Jeżeli Twoi pracownicy popełnili błąd, przyznaj się do tego, ale nie przeciągaj niepotrzebnie kryzysu ociągając się z oczywistą decyzją.

6. Wybierz rozsądną taktykę obrony. Nie chowaj się w okopach. Publiczną debatę zwykle wygrywa ten, kto przejmuje inicjatywę. Wszystko co robisz musisz być zgodne z publicznym wizerunkiem organizacji. Nie chcesz przecież wygrać jednej bitwy, żeby później przegrać wojnę.

7. Wybierz rzecznika prasowego. Tylko w wyjątkowych sytuacjach i krytycznych chwilach funkcję rzecznika powinien przejąć szef organizacji.

8. Minimalizuj niepokój wśród kluczowych grup otoczenia. Mam nadzieję, że organizacja cieszy się dużym szacunkiem. To powinno ułatwić komunikację w kryzysie z głównymi grupami:

9. Mów prosto i z przekonaniem. Szczególnie w kontaktach z mediami używaj jasnego i sugestywnego języka. Unikaj konfliktu, ale zawsze prostuj nieprawdę. Jeżeli masz do przekazania złą wiadomość, postaraj się sam pierwszy o tym powiedzieć.

10. Okazuj troskę. Nie pokazuj winnych. Nie bij się w piersi bez powodu. Zresztą nie pozwolą Ci na to prawnicy. Oni także będą Ciebie namawiać do unikania komentarzy. Pamiętaj jednak, że media nie cierpią próżni. Jeżeli odmówisz rozmowy, zapytają kogoś innego. Na koniec, wyraź nadzieję, że uporasz się z kłopotem szybko i skutecznie. Nigdy jednak nie składaj obietnic bez pokrycia. Diabeł nie śpi, a w czasie kryzysu cierpi na wyjątkową bezsenność.

11. Pamiętaj o post-mortem. Nawet jeśli na koniec kryzysu jesteś wykończony, słaniasz się ze zmęczenia i padasz z nóg zadaj sobie jeszcze dwa pytania:

Decyzja o przyznaniu się mediom do kryzysu jest trudna. Przypomina skok na głęboką wodę. Ale przecież ktoś lub coś doprowadziło Ciebie na brzeg rzeki. Czyż nie lepiej samemu wybrać moment skoku niż czekać aż ktoś Ciebie popchnie?

Jak opracować plan komunikacji kryzysowej

Góra



4. Strzał z biodra

Cóż, zespół pracowników jest jak orkiestra,
a dobry szef niczym dyrygent wie,
kto fałszuje, kto gra czysto
i stara się, a kto zbytnio się nie wysila.
– Paulo Coelho

Liderzy doskonale wiedzą, że zgrany zespół osiągnie więcej niż pedantyczny autokrata. Doceniają to moi klienci i ja. Razem współpracujemy rozwiązując krytyczne problemy i kryzysowe sytuacje. Pracując ramię w ramię w oparciu o te same zasady, wartości i fakty jesteśmy w stanie stworzyć bardziej oryginalne i skuteczne rozwiązania. Korzyści są obopólne. Klient otrzymuje lepsze wyniki. Ja działam pod mniejszą presją.

Szkoda, że nie nauczyłem się tego wcześniej. Ale czego oczekiwać od nastolatka, który najpierw chciał być prawnikiem, później nauczycielem angielskiego, dziennikarzem w telewizji i radiu, by w końcu zostać konsultantem public relations? Na szczęście dwa doświadczenia przyśpieszyły moje dojrzewanie do pracy w grupie. Ty też na pewno miałeś podobne "olśnienia". Ważne, aby wyciągnąć właściwe wnioski. Oto moje.

Pierwsze z nich to mrożące krew w żyłach przygody na obozie Centrum Kreatywnego Przywództwa w Karpaczu. Jeśli nigdy nie brałeś udziału w takim przedsięwzięciu spieszę wyjaśnić, że jego uczestnicy zamknięci są w prymitywnej chacie ukrytej na pustkowiu w górach. Dookoła 3 metry śniegu. Na zewnątrz minus 20 stopni. Wewnątrz tylko trochę cieplej. Masz do dyspozycji tylko podstawowe przedmioty: ubranie, race świetlne, koce, zapałki, termosy, itp. Zadaniem grupy jest wybór kilku najważniejszych przedmiotów potrzebnych do przeżycia.

Jeden z członków naszej grupy przeszedł wcześniej intensywne szkolenie wojskowe i bez wahania wybrał przedmioty niezbędne w tych warunkach. Zamiast jednak umiejętnie poprowadzić dyskusję tak, abyśmy sami (dzięki jego pomocy) doszli do najlepszej konkluzji apodyktycznie poinformował nas co należy wybrać. Ku jego zdziwieniu grupa zignorowała jego sugestie i demokratycznie wybrała inne przedmioty. Dobrze, że to było tylko ćwiczenie. Inaczej, zamarzlibyśmy na śmierć. Na czym polegał błąd? Bardziej doświadczony kolega próbował "zadekretować" najlepszy wybór zamiast doprowadzić do wypracowania optymalnego rozwiązania w grupie.

Drugie przełomowe doświadczenie odbyło się wiele lat później, kiedy pracowałem już jako konsultant PR. Tym razem to było prawdziwe życie – nie symulacja. Wynik końcowy okazał się niezły mimo, że mogłem wykazać więcej zespołowego ducha. Oto co się wydarzyło.

Nowy klient, o którym prasa pisała bardzo krytycznie poprosił o spotkanie i poradę. Żeby ułatwić mi zadanie przesłał faksem wycinki prasowe na jego temat. Jeden rzut okiem wystarczył, żeby nie mieć cienia wątpliwości jak poważny jest problem. Zadzwoniłem bez zwłoki i powiedziałem co należy zrobić. Na spotkaniu powtórzyłem moje zalecenia. Obawiając się, że klient będzie się ociągał z działaniem powiedziałem po prostu: "Zróbcie to i to!". Klient kiwnął głową i powiedział: "Ty wiesz najlepiej." Z jedną drobną poprawką zarząd przyjął moje sugestie. Nasze działania przyniosły oczekiwane rezultaty.

Niestety, kilka miesięcy później dowiedziałem się, że dyrektor finansowy miał zastrzeżenia do moich propozycji. Po chwili zastanowienia doszedłem do wniosku, że przecież postąpiłem dokładnie tak jak kilka lat wcześniej kolega z grupy na szkoleniu w górach. Sytuacja wymagała wtedy szybkiej decyzji i równie szybkiej akcji. Niemniej wydaje mi się, że mogłem włączyć do planu działania więcej propozycji przedstawionych przez innych członków zarządu. Wynik byłby taki sam, ale z programem utożsamiałoby się więcej osób.

Od tamtego czasu jestem fanatykiem pracy w grupie. To po prostu NAJLEPSZA metoda. Przygotowując teraz strategie wyjścia z kryzysu proponuję kilka filozofii i zachęcam prezesów/kierowników do wspólnej pracy nad optymalnym rozwiązaniem. Takie działanie wyzwala ogromne pokłady energii. Dodaje skrzydeł. Zamiast powielać westernowy schemat samotnego jeźdźca wjeżdżającego do miasta na białym koniu z cudowną receptą na rozwiązanie wszystkich bolączek (nikt nie włada lepiej rewolwerem w promieniu tysiąca mil), wolę przynieść na tacy wybór narzędzi, metod, strategii i doświadczeń, z których zespołowo tworzy się plan ataku.

Praca zespołowa zdjęła z moich ramion ciężar odpowiedzialności za jedyne słuszne rozwiązanie, jedyną słuszną drogę, jedyną słuszną odpowiedź. Klienci to akceptują. Ja tym bardziej :-)

Góra



5. Będzie śmiesznie

Lepiej śmiechem jest pisać niż łzami.
W śmiechu jest całe bogactwo człowieka.
– François Rabelais

Czy boisz się gwizdów i obrzucenia jajkami podczas wystąpienia przed rozczarowaną publicznością? Nie musisz. Nikt oprócz Ciebie nie wie, co chcesz powiedzieć. Jeżeli się pomylisz... mów dalej.

Twoim kołem ratunkowym może być humor. Żart będzie tym bardziej doceniony, im lepiej dopasujesz go do kontekstu.

Na spotkaniach prywatnych dowcip niekoniecznie musi nawiązywać do konkretnej sytuacji – w czasie prezentacji tak. Żart musi być dostosowany do audytorium, Twojej osobowości i stylu – i oczywiście samego tematu.

Każdy żart obarczony jest pewnym ryzykiem. To ryzyko przybiera dwie formy: 1. żart może być źle odebrany lub 2. okazać się nieśmieszny.

Pierwszego ryzyka nie można całkowicie wykluczyć – można je tylko ograniczyć. Zawsze może się zdarzyć, że wśród publiczności znajdzie się ktoś, kto wstał lewą nogą. Biedak szuka tylko powodu do narzekania. Nie trzeba się nim przejmować.

Kiedy jednak nikt się nie śmieje z dowcipu, to masz problem. To ryzyko jest tym mniejsze, im lepiej jesteś postrzegany przez grupę.

He, he, he...

Załóżmy, że jesteś prezesem firmy XYZ S.A. występującym przed swoimi pracownikami. Możesz powiedzieć drętwy dowcip (o ile nie jest obraźliwy) bez żadnych negatywnych konsekwencji. To nie zaszkodzi karierze i na krótką metę nie zepsuje wizerunku. Na krótką metę, bo nie wyobrażam sobie sytuacji, kiedy stale będziesz opowiadać mierne żarty.

Powiedzmy teraz, że jesteś początkującym adeptem public relations występującym na międzynarodowej konferencji tuzów PR. Wątpliwej jakości żart może pogrążyć Ciebie całkowicie – Twoja kariera wisi na włosku. Pół biedy, jeśli ucierpi tylko Twoja osoba, ale może być gorzej. Możesz przecież zniszczyć wizerunek Twojej agencji.

Nie mam oczywiście zamiaru odwodzić nikogo od korzystania z humoru w czasie prezentacji. Musisz tylko wiedzieć, kiedy możesz sobie pozwolić na więcej, a kiedy lepiej dmuchać na zimne.

Występując przed grupą kolegów nie ryzykujesz dużo. Przygotuj się jednak na trudne pytania. Niektórzy mogą Ci zazdrościć. Dlaczego właśnie Ty masz mówić na ten temat? Postaraj się więc zawczasu, aby poczuli się naprawdę ważni. Możesz powiedzieć: ''Nie wiem doprawdy dlaczego właśnie mnie wybrano do tej prezentacji, ponieważ doskonale zdaję sobie sprawę z tego jak dużo wiecie na ten temat, ale jest kilka rzeczy, które udało mi się odkryć i właśnie o nich chciałbym mówić ...".

Aby ograniczyć ryzyko – bez względu na status – odwołuj się do humoru tylko, aby przedstawić lub powtórzyć tezę. Bądź oszczędny w słowach i nie trzymaj słuchaczy za długo w napięciu. Śmieszna puenta, to szybka puenta.

Ha, ha, ha...

Co robić, kiedy publiczność nie śmieje się z dowcipu? Uciekać ze sceny? Powiedzieć go jeszcze raz wolniej/głośniej? Powtórzyć od końca? Zawodowi prezenterzy mają na takie okazje przygotowane "stałe fragmenty gry".

Na temat "stałych elementów gry" są dwie szkoły.

Wyznawcy pierwszej to osoby doświadczone i często odwołujące się do humoru. Są pewni siebie i potrafią panować nad reakcjami publiczności.

  1. "Czy ktoś na sali mówi po polsku?"
  2. (Tylko jedna osoba śmieje się z dowcipu) "Czy mógłby pan trochę pochodzić po sali tak, żeby wyglądało na to, że wszyscy się dobrze bawią?"
  3. "Podziwiam Państwa samokontrolę."
  4. "Mam 20 więcej złych dowcipów, ale nie powiem następnego, jeżeli nie zaczniecie się śmiać."
  5. (Wybierz z sali jedną osobę, najlepiej znaną innym) "Karol, mówiłeś, że to wyśmienity dowcip."
  6. "Wiem, że tu jesteście. Słyszę bicie waszych serc."
  7. "Mogę jeszcze chwilę poczekać."

Adepci drugiej szkoły to osoby mniej pewnie siebie i rzadziej korzystające z humoru.

Jeżeli rzadko opowiadasz dowcipy, publiczność nie od razu może zauważyć, że celowo chcesz ją rozbawić. Wszystko co możesz robić to mówić dalej. Zostaw jednak krótką pauzę na "wyśmianie się". Jeżeli żart służy podsumowaniu tego, co powiedziałeś, publiczność nie zgubi wątku.

Oto dwie metody wprowadzenia dowcipu:

Metoda 1 (zaawansowana): Popełnij zamierzony błąd i skomentuj go wcześniej przygotowaną puentą.

Metoda 2: Sam zacznij się śmiać ze swojego dowcipu. Publiczność pomyśli, że przeoczyła coś naprawdę zabawnego i zacznie się śmiać.

Adios pomidore

Inna metoda trzymania się z dala od latających jajek i pomidorów to przygotowanie formułek do skomentowania wszystkich możliwych do przewidzenia wypadków. Na przykład, mikrofon wydaje przedziwne dźwięki, przepala się żarówka w rzutniku, pomyliłeś kolejność slajdów.

Przygotowane i sprawdzone w praktyce komentarze zwalniają z obowiązku nerwowego szukania zręcznego bon motu. Zgrabne wyrażenie nie tylko ratuje Ci twarz, ale przede wszystkim tworzy wizerunek osoby przygotowanej na wszelkie okoliczności.

Kiedy podczas prezentacji popełnisz błąd powinieneś być pierwszą osobą, która to zauważy i skomentuje. Żartobliwy komentarz pomniejszy wagę pomyłki i będzie inspiracją do życzliwych żartów po zakończeniu prezentacji. Pomijanie gafy osłabi Twój autorytet. Jest bardzo prawdopodobne, że za Twoimi plecami pojawią się kąśliwe komentarze i próby robienia z igły wideł. Nawet nie zauważysz, kiedy będziesz tłumaczyć się ze słów, których nie powiedziałeś.

Dobrze przygotowani prelegenci tylko czekają na głośny dźwięk z sali, kaszlnięcie lub ziewnięcie. Publiczność wierzy, że to, co mówisz jest spontanicznym komentarzem. Tylko Ty lub jeszcze ktoś kto czytał ten artykuł wie, że nic nie jest dziełem przypadku. Uwagi ad libitum zawsze robią ogromne wrażenie i nie muszą być tak śmieszne jak dowcipy, aby wzbudzić ogólną wesołość.

Oto 10 typowych sytuacji w czasie prezentacji i moje sugestie co wtedy powiedzieć:

1. Upuszczasz przedmiot podłogę

2. Coś się zepsuło

3. Gaśnie światło

4. Mikrofon wydaje przedziwne dźwięki

5. Przepala się żarówka w rzutniku

6. Slajd/folia do góry nogami

7. W pisaku wyczerpał się tusz

8. Nie możesz znaleźć ważnego dokumentu/slajdu

9. Pomyliłeś salę i rozpocząłeś prezentację przed niewłaściwym audytorium

10. Włącza się alarm

To specjalna kategoria, bo jesteś odpowiedzialny za spokojną ewakuację słuchaczy.

Oto najlepszy komentarz:

(Spokojnie) "Wygląda na to, że będziemy mieć dodatkową przerwę. Proszę zostać na swoich miejscach. Być może to tylko fałszywy alarm. Dla pewności wyjdę z sali i sprawdzę co się dzieje." (po chwili) "Czy na sali są osoby niepełnosprawne, które mają kłopoty z chodzeniem? Proszę zadbać, aby każdej pomogły dwie osoby." (Spokojnie kieruj ludzi kolejno rzędami do wyjścia ewakuacyjnego).

Po powrocie do sali – jeśli nie wydarzyło się nic dramatycznego – możesz tak skomentować ewakuację.

Konkluzja

Czasem możesz po prostu... nic nie mówić. Kilka lat temu w pierwszych minutach prezentacji dla podoficerów Wojska Polskiego do sali weszła bardzo atrakcyjna kelnerka i zajęła się przygotowaniem ekspresu do kawy. Szybko zauważyłem, że wszystkie oczy zwrócone są w jej kierunku.

Przerwałem prezentację i podszedłem do kelnerki. Podałem jej tekst wprowadzenia i poprosiłem o przeczytanie. Zrobiła to z wdziękiem przy ogólnym aplauzie. Wiedziałem, że nie było sensu odwracać uwagi żołnierzy od kelnerki, więc po prostu wykorzystałem jej obecność. Powiem też szczerze – wprowadzenie do prezentacji przeczytała lepiej ode mnie. Ale to było kilka lat temu :-)

Góra



6. Kryminalny debiut

Autor książek kryminalnych z Warszawy pyta:

Jako debiutujący autor książek detektywistycznych chciałbym zainteresować media swoją pierwszą książką. Redaktorzy, z którymi do tej pory się kontaktowałem nie są zainteresowani, bo nie piszę o pieniądzach, otyłości, łysieniu, podróżach, sporcie, jedzeniu i wychowaniu dzieciach. Niektórzy nawet odkładali słuchawkę, kiedy mówiłem, że sam planuję wydać moją książkę. Nie stoi za mną żadne wydawnictwo. Jakie masz porady dla autorów kryminałów?

To, że napisałeś książkę nie jest żadną sensacją. Jeśli zarobisz na niej milion złotych – tak.

Sekret zyskania zainteresowania mediów polega na oderwaniu się od tego co widać na okładce i połączeniu fragmentu książki z aktualnym wydarzeniem. Na przykład, bohater książki wynalazł niecodzienny sposób ochłody w czasie upałów. Na pewno można to połączyć z falą niedawnych upałów. Sprawdź ile osób ucierpiało tego lata na udar słoneczny. Przygotuj informację prasową dla mediów. Wpleć do niej wątek z książki. Wyślij do redakcji prasowych i radiowych.

Co jeszcze?

  1. Poszukaj lokalnych odnośników. Twoja powieść na pewno jest gdzieś zlokalizowana. Mam nadzieję, że to nie jest Mars. Zacznij promocję od redakcji gazety, która znajduje się na terenie, który opisujesz w powieści. Lokalni mieszkańcy z ciekawością przeczytają o miejscach, które dobrze znają.
  2. Przyjrzyj się dokładnie postaciom. Czy główny bohater ma ciekawy zawód lub hobby? Czy możesz to wykorzystać w promocji książki? Znam pisarza, który z powodzeniem sprzedawał swoją książkę w sklepach ze sprzętem sportowym, gdyż bohater był zapalonym wędkarzem.
  3. Czy książka podejmuje jakiś chwytliwy temat? Molestowanie dzieci, przemoc w rodzinie, anoreksja, terroryzm, skażenie środowiska, poufność danych w Internecie. Książka na modny temat może liczyć na odzew w mediach.
  4. Inna skuteczna metoda to krótki poradnik na temat poruszony w książce. Na przykład, "10 sposobów bezpiecznego podróżowania autostopem". Na wakacje jak znalazł.
  5. Główny Urząd Statystyczny regularnie publikuje dane o nowych trendach. Czy możesz wykorzystać te informacje do promocji książki?
  6. Przygotuj sondaż na temat związany z książką. "10 miast z najgorszymi i najlepszymi taksówkarzami" zainteresuje co najmniej 20 wymienionych w sondażu miast. W Twojej nowej książce taksówkarz będzie ofiarą czy mordercą?

Pisząc następną książkę zawczasu pomyśl o jej walorach marketingowych. Oryginalna lokalizacja, wyjątkowe postaci, pasjonująca fabuła to za mało. Wymyśl haczyki, które pozwolą rozwinąć pełną kampanię marketingową. Czy Twój bohater może być posłem, który przez pomyłkę wykręcił numer do przyjaciela z dzieciństwa ostrzegając go przed grożącym aresztowaniem? Czy spłacił w ten sposób jakiś dług wdzięczności? Autorzy kryminałów mogą zaoszczędzić sobie wiele trudu, jeżeli sprytnie wplotą wątki, którymi żyją ich czytelnicy, czyli także media.

Góra



7. Szefie, prasa dzwoni...

Rzecznik prasowy urzędu miasta pyta:

Mam wrażenie, że niektórzy kierownicy w moim urzędzie zapominają o mnie, kiedy kontaktują się z nimi dziennikarze. Jeden z dyrektorów wydziału udzielił wywiadu z poważnymi błędami. Wypowiedź dotyczyła drażliwej kwestii budowy hipermarketu w centrum miasta. Gdyby wcześniej poprosił mnie o poradę na pewno udałoby się uniknąć nieścisłości w druku. Nie zdarza to się często, ale wystarczy jedna nieprzemyślana wypowiedź, aby wywołać prawdziwą burzę w mediach. Co zrobić, aby przed rozmową z dziennikarzem urzędnicy dzwonili do mnie?

Oto 5 sugestii:

  1. Upewnij się, że prezydent/burmistrz rozumie i popiera ideę wprowadzenia procedury regulującej kontakty urzędników magistratu z mediami.
  2. Opracuj Politykę Medialną, w której opiszesz sposób zachowania się urzędnika po otrzymaniu telefonu od dziennikarza. Wystarczą na to dwie strony.
  3. Opisz tę sytuację w wewnętrznym biuletynie i podaj wskazówki, jak postąpić w takiej sytuacji w przyszłości. Jeśli prezydent/burmistrz podpisze się pod tym artykułem – tym lepiej.
  4. Poproś prezydenta/burmistrza, aby opowiedział o tym przypadku na spotkaniu dyrektorów wydziałów.
  5. Poproś doświadczonego trenera medialnego o przeszkolenie najważniejszych urzędników w kontaktach z mediami. Wpisz takie szkolenie do rocznego kalendarza szkoleń. Pressence Public Relations prowadzi takie szkolenie "Szefie, prasa dzwoni...".

KAŻDY kto rozmawia z mediami w imieniu organizacji potrzebuje szkolenia medialnego. To, że masz doświadczenie w public relations lub dziennikarstwie nie czyni z Ciebie lepszego rzecznika prasowego. Kontakty z mediami wymagają specjalnych umiejętności. Jedni są bardziej, inni mniej utalentowani, ale wszyscy potrzebują treningu – i praktyki.

Jazda PRóbna – symulowany wywiad z dziennikarzem

Góra



8. Krewki reporter

Kierownik public relations firmy komputerowej z Warszawy pyta:

Przesłałam na prawach wyłączności czołowemu magazynowi komputerowemu atrakcyjny temat. Nie kierowałam się osobistymi sympatiami, ale rzetelnością ich publikacji. Artykuł ukazał się w kolejnym numerze. Jeszcze tego dnia zadzwonił do mnie dziennikarz z konkurencyjnego czasopisma z pretensjami dlaczego mu nie powiedziałam o tym temacie. Był wściekły. Zagroził, że napisze o mojej firmie krytyczny artykuł. Co robić w takiej sytuacji?

Są tacy reporterzy, którzy zawsze muszą wiedzieć o wszystkim pierwsi. Myślę, że gdyby byli bokserami to chcieliby walczyć tylko w wadze ciężkiej bez względu na obwód ich bicepsów. Mogą być przykrzy, kiedy grożą zemstą.

Skontaktuj się z przełożonym krewkiego dziennikarza. Nie daj się zbyć byle wymówką. Próbuj tak długo aż ktoś Ciebie wysłucha. Reporter powinien być surowo skarcony, zawieszony w obowiązkach lub nawet wyrzucony z pracy za bezpodstawne groźby.

Nie ma nic zdrożnego w oferowaniu tematów na prawach wyłączności. Masz do tego pełne prawo. Większość redakcji zna reguły gry. Warto jednak od czasu do czasu pamiętać także o innych publikacjach z listy medialnych kontaktów i "sprzedać" im coś atrakcyjnego. Wszyscy będę szczęśliwi i nie będzie już telefonów w rodzaju "wy mnie jeszcze poznacie".

Góra



9. Last minute

Kierownik marketingu w agencji turystycznej z Krakowa pyta:

Zauważyłam, że w roku wyjątkowo wielu klientów rezygnuje z wyjazdu dosłownie w ostatniej chwili. Jeszcze wczoraj byli bardzo zainteresowani ofertą, a dzisiaj dzwonią, że jednak rezygnują. Czy można coś z tym zrobić?

Każdy kto analizuje liczbę odwołanych rezerwacji doskonale zna uczucie frustracji, kiedy traci klienta dosłownie w ostatniej chwili. Są tacy klienci, którym pocą się dłonie tuż przed podpisaniem umowy.

Co zrobić? Powiedz, że wcale nie muszą płacić za wakacje. Mogą je mieć za darmo. Przygotuj konkurs, w którym główną nagrodą jest zwrot pieniędzy za wykupioną wycieczkę.

Wyeksponuj informację o konkursie na witrynie WWW. Jeśli prowadzisz sprzedaż w Internecie umieść również tę informację tuż obok miejsca gdzie klienci składają zamówienie.

Obok przycisku "KUPUJ" lub "WYŚLIJ" podaj informację, że każdy kto wykupi wycieczkę automatycznie bierze udział w konkursie "Wakacje za friko."

Na kilka dni przed zakończeniem sezonu wybierz jedną osobę i poinformuj ją, że zwrócisz jej pieniądze. Zapewniam Ciebie, że na pewno tego dnia ktoś będzie w siódmym niebie.

Zapytaj szczęśliwca czy zgodzi się umieścić jego dane na Twojej witrynie po losowaniu. Inne osoby odwiedzające stronę WWW przekonają się, że dotrzymałeś słowa. Może następnego lata nie będę się już wahać.

Góra



10. Uśmiechnij się

Po nazwisku

Surowy szef agencji public relations pyta nową pracownicę jak się nazywa. Kiedy słyszy, "Joanna" rozpoczyna długi wywód. "Co Pani sobie wyobraża? To jest zakład pracy, miejsce dla profesjonalistów z jasno określonymi relacjami. Nikt tutaj nie używa imion. To amatorskie zachowanie, które burzy hierarchię w agencji. Teraz, kiedy sobie już to wyjaśniliśmy, pytam jeszcze raz o nazwisko?" Pracownica waha się chwilę, spuszcza oczy i odpowiada: "Kochanie."

Góra



Chcesz samodzielnie napisać swoją informację prasową? Skorzystaj z usługi bezpłatnej tylko dla prenumeratorów tego newslettera. Wypróbuj Twoje Info.

Przeoczyłeś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.

Jeśli z ciekawością przeczytałeś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.





Zastrzeżenia prawne


1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.

2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.

3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.

4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.

5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).

6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.

7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.

Zastrzeżenia prawne




Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter odwiedź naszą witrynę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.

Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i nas zasmucić) wyślij e-mail na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.



Bogusław Feliszek
Pressence Public Relations
pl. Teatralny 10-11/33
45-056 Opole
tel. +48 77 441 40 14
WWW www.pressence.com.pl
e-mail: biuro@pressence.com.pl