1. Jaki jest budżet na PR?

Wiele firm nie chce ujawnić swojego budżetu i oczekuje podania kosztów projektu PR przez oferenta. Każdy budżet jest ograniczony (nie mówię za mały) i ofertę trzeba dopasować do budżetu a nie na odwrót.

Jeśli nasza oferta będzie poniżej budżetu, ryzykujemy działania dające krótkoterminowe efekty, ale bez dłuższej strategii. Jedynym rozwiązaniem jest przedstawienie kilku ofert z różnymi budżetami – a to zabiera dużo więcej czasu.

2. Jakie są cele PR? Jaki mają związek ze strategią biznesową?

Zazwyczaj otrzymujemy zapytania ofertowe bez informacji o pozycji firmy na rynku i jej celach. Mamy tylko listę wybranych zadań z prośbą o wycenę.

Jesteśmy konsultantami PR. To my wybieramy strategię i taktykę działania po poznaniu celów biznesowych. Zapytanie ofertowe bez opisu celów pokazuje, że firma nie wie co robi agencja PR.

3. Do ilu agencji PR wysłano podobne zapytanie ofertowe?

Otrzymujemy zapytania ofertowe od ludzi i firm, o których nigdy nie słyszeliśmy. Wysyłanie zapytań bez wstępnej logicznej selekcji znaczy, że firma nie wie czego chce. Chętnie pomożemy jej opisać potrzeby PR, ale nie w ramach zapytania ofertowego.

4. Czy firma współpracowała wcześniej z agencją PR? Jeśli tak, dlaczego szuka nowej?

Jeżeli firma nie była zadowolona ze współpracy, może być trudno przekonać ją do wartości PR. Być może miała zbyt wygórowane oczekiwania, może była zbyt niecierpliwa, może to, co robi nie jest ciekawe. Każda z tych opcji stawia nas w trudnej sytuacji.

5. Jak wygląda sukces?

Chcemy wiedzieć czy firma ma realistyczne oczekiwania. Nie obiecujemy gruszek na wierzbie – to nieetyczne i nierozsądne.

Jeśli po szczerej rozmowie pokazującej co można i czego nie można zrobić potencjalny klient nadal podtrzymuje przesadne oczekiwania, nie zamierzamy odpowiadać na zapytanie ofertowe.

Zobacz też:

• 10 powodów dlaczego firmy chcą PR
• Czy rozmiar się liczy w wyborze agencji PR?
• Chcesz wiedzieć więcej o PR?

1. Nierealistyczne cele.

Startupy często oczekują, że PR od razu zwiększy sprzedaż. Public relations nie jest narzędziem sprzedaży bezpośredniej.

PR nawiązuje kontakty z liderami opinii i ekspertami, zwiększa zainteresowanie marką, pokazuje jako korzystać z produktu lub usługi, zachęca do odwiedzenia firmowej strony WWW, zwiększa wiarygodność i buduje relacje z potencjalnymi klientami. PR pomaga klientowi dokonać właściwego wyboru, ale nie może zmusić do zakupu.

2. Właściciele startupa unikają PR, bo – ich zdaniem – to, co oferują jest tak rewelacyjne, że sprzeda się samo.

Takie podejście sprawdza się tylko w romantycznych snach. Życie jest bardziej wymagające.

PR nie jest narzędziem sprzedaży, ale bez PR sprzedaż jest bardzo trudna. Jeśli nikt nie wie o Twoim znakomitym produkcie, jak może pomyśleć o jego kupnie?

3. Brak dobrze zdefiniowanej grupy docelowej.

Kiedy pytamy właścicieli startupów komu chcą sprzedawać swoje produkty lub usługi, mówią, że wszystkim, bo "każdy ich potrzebuje". Nieprawda.

Nawet Coca Cola i Apple nie są dla wszystkich. Widziałeś reklamy tych marek w czasopismach dla emerytów? Proces sprzedaży zaczyna się od opisu i wyboru grupy konsumentów, którzy najchętniej kupią wybrany produkt.

4. Brak przekonujących przekazów.

Co konsumenci mają wiedzieć i myśleć o Twoim produkcie? Zbyt często w odpowiedzi na to pytanie otrzymujemy długą i skomplikowaną litanię faktów, opinii i liczb.

Razem z naszym klientem wybieramy trzy lub cztery najbardziej przekonujące informacje i powtarzamy je do skutku.

5. Firma oczekuje po premierze produktu entuzjastycznych recenzji w mediach.

Bez wyraźnego, wartościowego i atrakcyjnego wyróżnika (czegoś co jest wyjątkowe) nie ma przeboju. Jeśli nie ma się czym zachwycać, nie ma informacji w mediach.

Organizujemy wywiady w mediach z szefami startupów o branżowych trendach i aktualnych wydarzeniach – to zwiększa rozpoznawalność marki i buduje zaufanie. Ale trudno zainteresować media startupem, który nie ma nic oryginalnego do zaoferowania.

6. Myślenie, że wszystko jest pod kontrolą.

Internet nigdy nie zasypia. Media pracują non-stop. Jeden tweet online może zepsuć plan premiery produktu. Jeśli potrafisz przewidzieć najbliższy kryzys, możesz się do niego przygotować.

Masz aktualny plan kryzysowy? Agencja PR wie jak zarządzać kryzysem, ale bez planu będzie to dłuższe i bardziej kosztowne. Przećwicz swój plan kryzysowy. Będziesz spał lepiej – obiecujemy.

Zobacz też:

• Nie pytaj co media mogą zrobić dla Ciebie
• Czego agencja PR oczekuje od swoich klientów
• Dlaczego w PR drożej nie znaczy lepiej

1. Lista zagrożeń jakie mogą pojawić w pracy restauracji.

2. Opis działań jakie należy podjąć w sytuacji zagrożeń lub kryzysowych zdarzeń.

3. Przydział działań dla konkretnych pracowników (dla każdego działania co najmniej trzy osoby).

4. Narzędzia do zbierania i przekazywania informacji, komunikacji z pracownikami i opracowania komunikatów dla mediów.

5. Lista kontaktów ze służbami ratowniczymi (straż pożarna, policja oraz pogotowie ratunkowe, gazowe, elektryczne.

6. Lista kluczowych interesariuszy, którzy muszą być informowani o kryzysowym zdarzeniu, na przykład policja, media, kancelaria prawnicza, firma ubezpieczeniowa, Izba Gospodarcza, itp.

7. Plan monitorowania mediów, nastrojów wśród pracowników, nastawienia klientów i opinii publicznej.

1. Media mogą zainteresować się każdym zdarzeniem, które ICH zdaniem jest nietypowe i groźne.

2. Media oczekują szybkiej komunikacji i odpowiedzi na wszystkie pytania.

3. Pasywność irytuje media i zwiększa liczbę krytycznych komentarzy.

4. Brak planu kryzysowego zwiększa liczbę błędów w komunikacji z mediami, rujnuje morale pracowników, wydłuża czas kryzysu i zwiększa koszt rozwiązania problemu.

1. Przekazanie mediom i opinii publicznych podstawowych informacji o kryzysowym zdarzeniu bez naruszenia praw ofiar i poszkodowanych.

2. Koordynacja komunikacji z mediami i zapewnienie wszystkim reporterom równego dostępu do informacji, na przykład poprzez publikację komunikatów prasowych na firmowej stronie WWW.

3. Zakaz kontaktowania się pracowników restauracji z reporterami pod rygorem zwolnienia z pracy.

4. Ścisła współpraca z prawnikiem i firmą ubezpieczeniową.

5. Informowanie na bieżąco o tym, co się dzieje fanów w mediach społecznościowych, w tym korekta błędnych informacji i dementowanie plotek i pogłosek.

1. Przygotowanie komunikatów dla prasy.

2. Stworzenie bazy kontaktów z mediami.

3. Dystrybucja informacji do właściwych reporterów we właściwym czasie.

4. Szybkie odpowiedzi na zapytania mediów.

5. Indywidualne wywiady dla najważniejszych mediów na briefingach prasowych.

1. Zapytania mediów kierowane do zespołu lub eksperta PR odciążają kierownictwo i pracowników restauracji i pozwalają skupić się na rozwiązaniu kryzysowego problemu.

2. Media regularnie otrzymują najnowsze informacje i przestają się naprzykrzać, na przykład nie dzwonią do domu.

3. Kontakty z mediami są krótkie i rzeczowe.

4. Skoordynowana komunikacja pomiędzy mediami, agencją PR, prawnikiem i właścicielami restauracji zwiększa efektywność zarządzania kryzysem.

1. Kto wchodzi w skład zespołu kryzysowego? Wybierz ludzi, który potrafią trafnie oceniać sytuację i podejmować właściwe decyzje oraz cieszą się zaufaniem mediów.

2. Czy masz wpływowych znajomych (przyjaciół?) w swoim mieście)? Chodzi o reporterów, polityków, pracowników administracji i organów kontrolnych, policjantów, lekarzy, itd.

3. Czy systematycznie monitorujesz potencjalne zagrożenia, które mogą zwiększyć prawdopodobieństwo kryzysu? Na przykład relacje między pracownikami, warunki pracy, system wynagrodzeń?

4. Czy masz spisane wszystkie procedury i regulaminy?

5. Czy masz aktualne telefony kontaktowe do służb ratowniczych?

6. Jak sobie radzisz z agresywnymi pracownikami?

7. Jak reagujesz w przypadku oskarżenia o molestowanie seksualne w pracy?

8. Czy znasz głównych pracowników służb ratowniczych w Twoim mieście?

9. Kiedy ostatnio przeprowadziłeś próbną ewakuację pracowników i klientów?

10. Jak wygląda Twoja lista kontaktów medialnych? Kiedy była ostatnio aktualizowana?

Zobacz też:

• 7 mitów zarządzania komunikacją kryzysową
• 10 priorytetów w zarządzaniu kryzysem i komunikacją kryzysową
• Będziesz moknąć w kryzysie?

1. Szukanie tematów online

Dziennikarze kiedyś zbierali bogatą dokumentację, korzystali z oficjalnych komunikatów państwowych organów, kontaktowali się z własnymi informatorami lub po prostu byli we właściwym miejscu we właściwym czasie. Reporter rzadko pisał więcej niż jeden tekst dziennie. Dzisiaj może napisać artykuł nie wychodząc z redakcji.

Coraz więcej tematów reporterzy biorą z serwisów społecznościowych, na przykład z Twittera. Często są to informacje o awariach, wypadkach i skandalach. Pierwsze zdjęcia i nagrania video z miejsca katastrofy są wykonane przez przypadkowego świadka tragicznego zdarzenia.

Dziennikarze wykorzystują internet także do weryfikacji informacji, na przykład sprawdzają prawdziwość opublikowanego zdjęcia lub video. Weryfikują także online wiarygodność osoby informującej o zdarzeniu.

2. Mniej dziennikarzy w newsroomach

Redukcja kosztów, postęp technologiczny i fakt, że dziennikarze pracują szybciej niż kilka lat temu doprowadziły do zmniejszenia obsady newsroomów. Reporterzy przygotowują obecnie więcej niż jeden temat dziennie – często nie odchodząc od biurka.

W newsroomach pracują ludzie młodzi znający nowoczesne narzędzia komunikacji online i czujący specyfikę różnych mediów. W redakcjach zatrudniane są osoby, które potrafią nie tylko pisać i redagować teksty, ale także robić zdjęcia oraz nagrać i zmontować video. Operator kamery jest również dźwiękowcem, oświetleniowcem i kierowcą.

3. Większa konkurencja

Newsroomy konkurują ze sobą na wielu platformach. Newsroom TVP konkuruje nie tylko z newsroomem Polsatu i TVN, ale także z newsroomem Gazety Wyborczej, RMF FM i Radia Zet. Każdy chce być pierwszy i pokazać wydarzenia inaczej niż konkurencja. Stąd ogromna presja na oryginalne zdjęcia i video.

Największym wyzwaniem jest organizacja pracy umożliwiająca błyskawiczną publikację zebranych informacji, na przykład na stronie internetowej. Reporterzy mogą dzięki funkcji live streaming w swoich smartfonach wysyłać do newsroomu obraz z miejsca zdarzenia przed przyjazdem ekipy filmowej. Mogą na bieżąco informować na Twitterze i Facebooku o tym, co się dzieje na sali sądowej.

4. Odległość nie jest przeszkodą

Kiedyś reporter telewizyjny chcąc przekazać informację z wydarzenia w terenie musiał znaleźć na miejscu kogoś do wypowiedzi przed kamerą. Dzisiaj odległość nie jest problemem.

Dzięki Skype'owi i coraz bardziej powszechnemu dostępowi do szybkiego Internetu można rozmawiać z każdym kto ma komputer – bez względu na lokalizację.

Zobacz też:

• Jak media zmieniają reputację online
• Trzech śmiertelnych wrogów kontaktów z mediami
• Zmagania z radiowym zegarem

1. Zobacz o czym reporter ostatnio pisał i z kim robił wywiady. Poznaj jego styl i ton zadawania pytań oraz taktyki wyciągania informacji od rozmówcy. Na przykład czy zadaje kilka pytań z rzędu, przerywa odpowiedzi, cytuje wypowiedzi prasowe?

2. Sprawdź o czym najczęściej pisze reporter w mediach społecznościowych. Czy Twój szef też pisze na swoich profilach na podobne tematy? Jeśli tak, niech nawiąże do tych tematów w wywiadzie. Zaproponuj szefowi obserwowanie profili reportera w mediach społecznościowych.

3. Przeczytaj najnowsze artykuły na swojej stronie WWW, informacje prasowe i raport roczny, żeby wiedzieć jakie informacje zobaczy reporter i przekaż szefowi sugestie o co może zapytać reporter.

4. Dokonaj analizy najnowszych relacji w mediach o Twojej firmie i branży. Sprawdź, które tematy były najczęściej przedstawiane i podziel się z szefem wnioskami.

5. Sprawdź delikatnie co reporter wie o Twoim szefie i firmie, z kim jeszcze będzie rozmawiał (lub z kim już rozmawiał) i wysonduj co go najbardziej interesuje.

6. Poszukaj kontaktu z agencją PR z regionu, w którym pracuje reporter (najlepiej taką, która kiedyś z nim współpracowała), żeby lepiej poznać lokalną specyfikę, na przykład największy problem regionu.

7. Przed wywiadem przekaż reporterowi krótkie zestawienie najnowszych danych o firmie (nowe produkty i kontrakty, rozwiązane problemy, plany na przyszłość, itp.), które mogą go zainspirować do zadania pytań, o których wcześniej nie myślał.

8. Podaj reporterowi dane kontaktowe do klientów, analityków i ekspertów, którzy przekażą mu pozytywne opinie o tym, co robisz.

9. Przed wywiadem szef musi znaleźć pół godziny (wiem, że to może być trudne) na opracowanie trzech kluczowych komunikatów i wyjaśnień dlaczego na niektóre pytania nie może odpowiedzieć (na przykład tajemnica handlowa) oraz przećwiczenie odpowiedzi na trudne pytania.

10. Przypomnij szefowi, że wszystko co powie w obecności reportera (także odprowadzając go do drzwi) może trafić do druku.

Zobacz też:

• Krótki przewodnik po mózgu reportera
• Szkolenie medialne jak kurs gotowania
• Jak wybierać najlepsze szkolenia medialne

1. Pomaga porządkować myśli i ustalić priorytety. Przypomina rozmowę z kimś kogo dobrze znamy i do kogo mamy zaufanie.

2. Buduje poczucie własnej wartości i zwiększa pewność siebie.

3. Poprawia koncentrację i redukuje negatywne emocje. Jest wentylem bezpieczeństwa w trudnej sytuacji.

4. Mobilizuje do działania w sytuacji stresowej (dodaje odwagi) lub podpowiada kolejne etapy wykonania zadania (instruuje).

1. Niektórzy prelegenci myślą przed prezentacją: "To się nie może udać. Jestem zbyt zdenerwowany. Publiczności to się nie spodoba." Takie nastawienie nigdy nie pomaga. Lepiej powiedzieć sobie coś takiego: "Masz do przekazania dużo wartościowych informacji. Publiczność na pewno je wykorzysta. Twoja prezentacja będzie na medal."

2. Na niektórych prezentacjach (prawda, że rzadko) ktoś z publiczności może zadać nieprzyjemne pytanie lub zachować się niekulturalnie. Powiedz wtedy do siebie (w duchu): "Zachowaj spokój. Nie zmienisz tego człowieka, ale dasz sobie z nim radę."

3. Po udanym wystąpieniu lub wywiadzie dla mediów pogratuluj sobie: "Byłeś znakomity. Ludzie słuchali każdego słowa z wypiekami na twarzy."

4. Po mniej udanym wystąpieniu dokonaj analizy tego, co nie wyszło i przygotuj plan poprawy: "To nie była najlepsza prezentacja. Mówiłeś bez przekonania. Zabrakło ciekawych przykładów. Musisz nagrywać Twoje wystąpienia na video i analizować błędy."

5. Większość prelegentów zna swoje silne i słabe strony. Przed wystąpieniem przypomnij sobie co masz poprawić: "Mów głośniej. Nie odwracaj się plecami do publiczności. Skończ prezentację minutę przed czasem."

Zobacz też:

• Najkrótsza prezentacja świata
• Naprawdę dobre pytanie
• Zostawiasz kasę na stole po prezentacji?

1. Czy firma jest przygotowana do pracy bez strony WWW?

Jest wiele powodów dlaczego strona WWW może nie działać w Internecie i w dobrym planie trzeba uwzględnić scenariusze opisujące komunikację bez aktywnej strony WWW.

Najbardziej prawdopodobną przyczyną takiego kłopotu może być awaria serwera. Stąd potrzeba utrzymywanie kopii rezerwowych na innych serwerach w innych lokalizacjach. I nie mam tu na myśli innych pięter w tym samym budynku, ale inne miasta lub kraje.

Sprawdź jak strona WWW zachowa się przy znacznie zwiększonym ruchu. Na przykład, jak sobie poradzi sobie z setką tysięcy użytkowników? Wytrzyma takie obciążenie czy się zawiesi?

Przygotuj plan awaryjny w przypadku utraty zasilania, powodzi, pożaru lub eksplozji i plan komunikacji w sytuacji włamania na serwer lub jego zablokowania.

2. Czy misja firmy jest zintegrowana z planem komunikacji kryzysowej?

W świecie mediów społecznościowych warunkiem skutecznego zarządzania reputacją jest przejrzysta i szybka komunikacja.

Dzięki włączeniu misji firmy do planu komunikacji kryzysowej każdy pracownik – przed jakikolwiek działaniem – powinien umieć odpowiedzieć TAK lub NIE na pytanie: "Czy to, co chcę zrobić (lub powiedzieć) wspiera misję i markę mojej firmy?" Bez tego trudno wyobrazić sobie spójną i konsekwentną komunikację na wszystkich szczeblach firmy.

3. Czy wiesz które aktywa musisz chronić w pierwszej kolejności?

Szachista odróżnia wartość pionka od gońca i króla. Opracuj listę wszystkich aktywów i ułóż je w kolejności od najbardziej do najmniej wartościowych.

Zrób listę wszystkich produktów i usług oraz najważniejszych klientów i partnerów handlowych. Ułóż w kolejności od najbardziej do najmniej cennego.

4. Kto jest odpowiedzialny za monitoring pierwszych kryzysowych sygnałów?

Jeśli firma jest notowana na giełdzie, jak monitorujesz zagrożenia, które mogą wpłynąć na jej wartość rynkową?

Jeżeli nie ma osoby odpowiedzialnej za monitoring sygnałów o nadciągającym kryzysie, skazujesz się na sytuację kiedy wkurzony szef firmy krzyknie: "Byłem przekonany, że to Twoja działka!"

5. Czy masz rzecznika prasowego z doświadczeniem w komunikacji online?

Internet to dziwne miejsce: pełno w nim blogów, artykułów poradniczych, opinii konsumentów, nagrań video, tweetów, infografik, plików audio i grup dyskusyjnych.

Rzecznik prasowy musi mieć motywację, predyspozycje i techniczne umiejętności. Musi umieć pracować w stresie – złe w słowo w złym momencie może uruchomić lawinę krytycznych i agresywnych komentarzy.

6. Czy firma jest w stanie opublikować komunikat w wielu serwisach społecznościowych?

Kryzys w mediach społecznościowych może pojawić się w różny sposób i w różnych miejscach.

Pomyśl o sposobach szybkiego tworzenia treści dopasowanych do publikacji w konkretnych serwisach, na przykład na Twitterze, Facebooku, YouTube, SlideShare, firmowym blogu lub portalu informacyjnym.

To oznacza potrzebę przygotowania zestawu materiałów graficznych (zdjęcia, wykresy i infografiki), animacji oraz nagrań video gotowych do publikacji. Ostatnią rzeczą o jakiej marzysz w sytuacji kryzysowej jest czekanie na e-mail od grafika z firmowym logo w wysokiej rozdzielczości.

7. Czy firma ma domeny i autoryzowane profile w mediach społecznościowych?

Firma powinna mieć profile we wszystkich najważniejszych serwisach społecznościowych. Rezerwacja profili chroni tożsamość firmy i marki online, utrudnia podszywanie się pod firmę przez oszustów i poprawia jej pozycję w wyszukiwarkach według haseł kluczowych.

Myślę przede wszystkim o profilach na Twitterze, Facebooku, YouTube, Gogole+ i LinkedIn. Chodzi też o rezerwację domen (.pl, .com.pl, .info, .org, itd.) firmy, marki, produktu, usługi i nazwiska szefa firmy.

8. Jak możesz pomóc swoim partnerom biznesowym i co oni mogą zrobić dla Ciebie?

Podziel się tymi pytaniami ze swoimi kontrahentami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi.

Kryzys nie jest najlepszą okazją do szukania sprzymierzeńców i wyjaśniania co i kiedy mają robić i mówić. W takiej chwili każdy najchętniej sięga po telefon, żeby zadzwonić do swego partnera biznesowego z prośbą o wykonanie konkretnego działania – bez tłumaczenia po co.

Sytuacja kryzysowa testuje wartość relacji z partnerami w interesach. Ich wsparcie i komentarze w mediach społecznościowych są bardziej wiarygodne od tego, co sam o sobie mówisz. Kilka linków na ich stronach do Twoich materiałów może dużo pomóc.

9. Czy możesz liczyć na swoich fanów?

Media społecznościowe umożliwiają budowanie własnej sieci kontaktów oraz grup według wybranych kryteriów, na przykład pracownicy, partnerzy biznesowi, klienci, itd. W sytuacji kryzysowej możesz wykorzystać kontakty na różnych poziomach. Na przykład:

A. Znajomi, przyjaciele i rodzina. Zbadaj jakie są powiązania pomiędzy członkami rodziny i znajomymi. Czy są wśród nich wpływowe osoby z własną dużą siecią kontaktów? Ich pozytywne komentarze mogą zmienić wizerunek Twojej firmy online. Takie kontakty można z powodzeniem wykorzystać także po rozwiązaniu kryzysowego problemu (premiera produktu, impreza firmowa, akcja społeczna, itp.).

B. Zadowoleni klienci. Być może nie czują potrzeby, żeby coś zrobić dla Ciebie, ale lubią Twój produkt lub cenią za coś innego. Jeśli wytłumaczysz jak i dlaczego mogą Ci pomóc, część z nich na pewno nie odmówi, na przykład udostępnią na swoich profilach linki do Twoich materiałów.

10. Co się stanie kiedy ktoś popełni błąd?

Co się stanie kiedy zaufany pracownik zrobi coś głupiego? Być może znalazł już lepszą pracę lub dowiedział się za wcześnie o planowanym zwolnieniu. Może wkurzył go przełożony i napisał co myśli o tym d...u.

W dobrym planie kryzysowym jest miejsce na przykre niespodzianki. Nigdy nie wiesz kiedy będziesz musiał kogoś wymienić, więc lepiej wcześniej pomyśl o zastępcach.

Zobacz też:

• Jak zdobyć przyjaciół i zjednać sobie ludzi na Twitterze
• Jak reagować na krytykę w mediach społecznościowych
• 21 najczęściej zadawanych pytań o mediach społecznościowych

1. Poszukaj pozytywów

Nie namawiam do lekceważenia negatywnych skutków. Nie widzę jednak sensu w krytyce kogoś kto wie, że się pomylił. W każdym wywiadzie można znaleźć coś wartościowego. Dlatego warto zacząć rozmowę z rzecznikiem od pozytywów. Czy odpowiadał krótko na pytania reportera? Podał dobry przykład? Kontrolował mowę ciała?

2. Obejrzyj cały wywiad jeszcze raz

Rzecznik prasowy będzie się przed tym bronił, ale nie ma innego wyjścia. Musicie razem ustalić co się nie udało i dlaczego tak się stało. Może nie zrozumiał pytania reportera. Może ograniczył się tylko do odpowiedzi na pytania. Może się zdenerwował. Spokojna analiza wywiadu pomoże rzecznikowi uniknąć podobnych błędów w przyszłości.

3. Poproś reportera o opinię

Jeśli dobrze znasz reportera, który rozmawiał z rzecznikiem, poproś go o ocenę jego wystąpienia. Być może zwrócił uwagę na inne szczegóły i podpowie co poprawić. W interesie zawodowego reportera jest wywiad z pewnym siebie i rzeczowym rzecznikiem prasowym.

4. Pomyśl o osobach, które widziały ten wywiad

Czy błędy rzecznika zmienią opinię publiczności (na przykład klientów, ekspertów lub liderów opinii) o firmie, instytucji czy organizacji? Każdy błąd pojawia się w konkretnym kontekście. Coś co wygląda na katastrofę w środku wywiadu może być niezauważone przez widzów lub uznane za drobne przejęzyczenie.

5. Zapytaj rzecznika co pomoże mu unikać takich błędów w przyszłości

Rzecznik prasowy musi wiedzieć, że nie wolno mu powtórzyć podobnego błędu. Może potrzebuje więcej ćwiczeń lub dodatkowego szkolenia medialnego. Może do pełnej kontroli wywiadu brakuje mu ciekawych przykładów lub aktualnych studiów przypadku. Być może źle się czuje w wywiadzie na żywo.

6. Nie przeciągaj dyskusji w nieskończoność

Nie dyskutuj za długo o błędzie. Nawet najlepszemu i najbardziej doświadczonemu rzecznikowi może powinąć się noga. Jest też mało prawdopodobne, że podobny błąd się powtórzy. Dodaj mu otuchy i motywuj do lepszego przygotowania się do następnego wywiadu.

Zobacz też:

• Rzeczniku, nie panikuj!
• Najlepszy rzecznik prasowy
• Jak wybrać rzecznika prasowego

1. Czy sprawa jest poważna czy niepoważna?

To, co dzisiaj nazywa się "informacją" czasem jest tylko błahostką. Media informacyjne żyją nie tylko wielkimi dramatami i tragediami, ale potrzebują też lżejszych tematów. Być może tak właśnie odbiorą to widzowie i czytelnicy – pusta, błaha i trywialna historia. Brak reakcji w takiej sytuacji oznacza: "Nie będziemy dowartościowywać tego tematu naszym komentarzem." Spokojnie oceń sytuację. Nie kieruj się emocjami. Rozważ plusy i minusy ewentualnej reakcji i jej braku.

2. Jaka jest wiarygodność "oskarżyciela" lub nadawcy (gazeta, stacja radiowa lub telewizyjna, portal internetowy) publikującego "oskarżenie"?

Jeśli "oskarżyciel" jest mało wiarygodny i sprawa nie jest poważna, nie warto zawracać sobie głowy odpowiedzią.

3. Jak długo temat będzie obecny w mediach?

Niektóre tematy szybko się pojawiają i jeszcze szybciej znikają. Inne żyją w mediach dłużej. Jeżeli ocenisz, że temat nie wywoła większego zainteresowania (na przykład nie podchwycą go inne media), nie warto się przejmować.

4. Jaki jest Twój związek ze sprawą? Jesteś głównym bohaterem tematu czy tylko biernym uczestnikiem?

Czasem reporterzy szukają kogokolwiek kto zechce skomentować sprawę. Dzwonią na przykład do Ciebie. Jeśli nie masz bliższego związku ze sprawą, grzecznie odmów.

5. Czy jesteś przedmiotem plotek?

Najlepszą strategią jest niekomentowanie plotek i pogłosek – prawdziwych lub fałszywych, pozytywnych lub negatywnych. Powiedz reporterowi, że zgodnie z firmową polityką informacyjną nie komentujesz plotek i pogłosek.

6. Jakie mogą być prawne implikacje wypowiedzi lub jej odmowy?

Publiczne wypowiedzi mogą powodować skutki prawne. Stąd najczęściej słyszymy w mediach tylko: "Sprawa jest w sądzie. Do prawomocnego wyroku nie będziemy jej komentować." To rozsądne podejście. Choć widzimy, że niektórzy prawnicy próbują wykorzystać media do wywarcia presji na sąd.

7. Czy lepszą opcją jest komunikacja w mediach społecznościowych?

Nie zawsze należy korzystać w sytuacji kryzysowej z mediów tradycyjnych (prasa, radio i telewizja). Na przykład, jeśli adwersarz opublikował coś krytycznego o Twojej firmie na Facebooku, zamiast pisać informację prasową ze sprostowaniem i nagłaśniać sprawę, lepiej odpowiedzieć także na Facebooku.

Zobacz też:

• Jak reagować na krytykę w mediach
• Siła negatywnego przekazu
• Co robić kiedy media niesłusznie atakują