| Pressence Public Relations | Pressence Newsletter | Numer 55 / 1 kwietnia 2004 |
| Wydawca: Bogusław Feliszek | biuro@pressence.com.pl | www.pressence.com.pl |
Otrzymujesz tę korespondencję, ponieważ poprosiłeś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej www.pressence.com.pl i zapisałeś się na naszą listę subskrypcyjną.
Przekaż proszę ten magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną więcej sprzedawać produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.
Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.
OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.
W numerze
Ile czasu ma przed sobą jeszcze ten parlament? Kwartał? Pół roku? Rok? W każdym biurze poselskim i senatorskim czas już chyba rozpocząć wsteczne odliczanie. Czas na wstępne rozliczenie.
Jak podaje CBOS badający nastroje społeczne w kwietniu 2004 już prawie trzy czwarte Polaków krytykuje życie polityczne w kraju, a zaledwie 2% ocenia je pozytywnie. Nigdy wcześniej nie było tak wysokiego odsetka ocen negatywnych. 66% ankietowanych narzeka na sytuację gospodarczą. 23% Polaków uważa, że żyje im się dobrze, 24% sądzi odwrotnie, a 53% badanych ocenia poziom swojego życia jako przeciętny.
Jako wyborcy jeszcze raz dokładnie przeczytajmy wszystkie obietnice jakie usłyszeliśmy wczesną jesienią 2001. Obietnice wobec nas, naszych lokalnych społeczności i naszych pracowników. Czy politycy się sprawdzili? Jeśli nie udało im się spełnić obietnic do teraz, to jest więcej niż pewne, że nie zrobią tego do końca kadencji.
Odkurzanie programu
Politycy powinni odkurzyć swoje programy wyborcze. Ale nie tylko? Czy wiedzą jakie są obecne potrzeby wyborców? Tylko proszę - bardzo proszę - nie mówić o nowych planach uzdrowienia służby zdrowia, zmniejszenia długu publicznego czy ograniczenia bezrobocia. Zamiast tego pokażcie jak to, co robicie sprawia, że żyje nam się lepiej. Pokażcie - nie opowiadajcie.
Drogi parlamentarzysto - bądź moim przedstawicielem wobec rządu - nie reprezentantem rządu wobec mnie. Proszę.
Zamieszanie, zalew informacji, rodzące się zaufanie - każdy nowy polityk musi przejść przez te trzy etapy. Wrażliwość na potrzeby wyborców często słabnie kiedy polityk coraz bardziej zagłębia się w pracę rządu. Jeśli zostanie wchłonięty przez system władzy, zaczyna przejawiać skłonność do aroganckiego lekceważenia wyborców. Szkoda, bo im większa arogancja, tym mniejsza wola słuchania wyborców. Wszyscy na tym tracą.
Jesteśmy w kontakcie?
Utrzymywanie kontaktu z wyborcami to największy kapitał każdego polityka. To może też być najtrudniejsze ćwiczenie w samooszukiwaniu. Najważniejsza jest chęć i umiejętność słuchania. Słuchania *na okrągło*. Chcesz zobaczyć polityka cieszącego się poparciem? To ten, który potrafi słuchać non-stop. Dlaczego mówię o *samooszukiwaniu*? To proste.
Arogancja to choroba, która polega na kąpaniu się stale w tej samej wodzie, słuchaniu tylko *potakiwaczy* i odcinaniu się od ludzi lub liderów opinii publicznej, którzy mówią o ryzyku i ostrzegają przed nadchodzącym niebezpieczeństwem. Jeszcze gorzej, kiedy polityk okazuje się gospodarczym impotentem z determinacją odrzucającym rady wyborców i zatwardziale broniącym polityki rządu bez względu na jej rezultaty.
Koniec kadencji parlamentu to niedobry czas na denerwowanie elektoratu. To pora wyłożenia przez parlamentarzystów *towaru na ladę* i pokazanie efektów swojej pracy. To także okres zapytania wyborców i liderów opinii jak poprowadzić ten ogromny okręt ku kolejnym wyborom. To czas powieszenia *na kołku* wszystkich tanich i pustych hasełek, które pozwoliły politykom zasiąść w parlamencie. To moment uczciwej samooceny i szczerej rozmowy z tymi, którzy są specjalistami w swoich dziedzinach - ludźmi, którzy zajmują się kreowaniem wizerunku i przedsiębiorcami, którzy więcej wiedzą o kondycji i perspektywach gospodarki od najlepszych specjalistów z rządu.
Karty na stół
Jako właściciel jednego wyborczego głosu zapytaj siebie, zapytaj burmistrza lub prezydenta Twojego miasta, zapytaj Regionalną Izbę Gospodarczą, zapytaj nauczyciela, lekarza, kierownika hotelu i właściciela warsztatu samochodowego, zapytaj Twojego szefa - jak sprawuje się parlamentarzysta, na którego oddałeś swój głos. Czy bliskie są mu sprawy tych ludzi? Jak bliskie? Czy zrealizował swoje obietnice? Co zrobił?
Co zrobił poseł lub senator, aby stworzyć w regionie nowe miejsca pracy i rozruszać gospodarkę? Co zrobił, aby obronić Twoje miejsce pracy i stworzyć środowisko, które da Twoim dzieciom edukację i umożliwi im znalezienie pracy tam, gdzie mieszkają?
Jeżeli usłyszysz odpowiedzi: "Tak, ale", tzn. "Rozumiem pytanie, ale ..." powiedz politykowi, że chyba nadszedł czas refleksji nad sensem jego pracy i zmiany priorytetów. Powiedz, że interesują Ciebie sukcesy i osiągnięcia, nie wymówki i usprawiedliwienia. Powiedz, że w polityce zaufanie to bon z ograniczonym terminem ważności. Dotyczy to wszystkich polityków – lokalnych i krajowych.
Ostatni dzwonek
W tej grze chodzi o wrażliwość na potrzeby wyborców i przeświadczenie, że realizacja tych potrzeb pozwoli lepiej radzić sobie z oczekiwaniami społecznymi. Trzeba to przedstawiać w kategorii szans i wyzwań, a nie zagrożeń i niedogodności. A politycy? Zapytajcie siebie co zrobiliście, aby wzbogacić gospodarcze środowisko swojego regionu? Co trzeba jeszcze zrobić? I kogo tak naprawdę słuchacie?
Czas zatem na ostatni sygnał ostrzegawczy - a może oportunistyczne wołanie - dla wyborców i parlamentarzystów: Spotkajcie się, aby wydobyć dla swojego regionu najlepsze wartości z naszego systemu politycznego! Jest jeszcze trochę czasu. Jest trochę do zrobienia.
2. Jak zarządzać kryzysem na dywanie
Dopiero niedawno w pełni doceniłem oryginalny deseń na dywanie w moim mieszkaniu. Z powodu jednej nieostrożnie otwartej butelki bordeaux dostrzegłem też jak w soczewce kolejne etapy zarządzania kryzysem.
Na przyjęciu było kilkoro przyjaciół. Świętowaliśmy podpisanie ważnej umowy. Kiedy otwierałem czerwone wino trzymane na specjalne okazje, pech chciał, że butelka wyślizgnęła mi się z dłoni i trochę wina wylało się na perłowy dywan.
Co robić, kiedy rozlejemy (to znaczy ja) czerwone wino na *dlaczego-on-był-taki-drogi* dywan?
Krok 1 - Podnieś natychmiast butelkę z podłogi. Przykryj plamę papierową serwetką i staraj się zebrać jak najwięcej rozlanego wina.
Krok 2 - Szybko ustal rozmiar szkody. Przygotuj się na uwagi typu: "A tyle razy mówiłam, żebyś uważał". Wybierz jedną ze starych metod błyskawicznego usuwania plam z dywanów. Nie możesz znaleźć tej książki? Aha, wyrzuciłeś ją podczas jesiennych porządków :-(
Krok 3 - Uzgodnij jakiś sensowny plan wspólnego działania. Woda i sól. Zbierz środki i rozdziel zadania.
Krok 4 - Rozlej wodę na dywan licząc na lepszy efekt akcji ratunkowej. Czy woda sama usunie plamy z dywanu? Posyp obficie solą. Rozłóż na mokrym dywanie papierowe ręczniki.
Krok 5 - Otwórz nową butelkę (masz taką w rezerwie, prawda?) i wracaj do przerwanej rozmowy. Nie zgadzaj się na propozycję sprzedaży poplamionego dywanu za pół ceny. Może warto rozważyć możliwość zamiany wina czerwonego na białe do niektórych dań.
W opisanej akcji *wino i dywan* pojawiły się elementy wspólne dla wszystkich akcji zarządzania kryzysem przez wojsko, policję, straż pożarną, pogotowie ratunkowe, służby komunalne i ... konsultantów public relations.
5 etapów zarządzania kryzysem
Wojsko, policja, straż pożarna i inne służby *szybkiego reagowania* zazwyczaj nie przygotowują sztywnych planów działania. Zamiast tego opracowują elastyczne procesy lub schematy i skupiają się na wytrenowaniu umiejętności szybkiego ocenienia sytuacji, zdefiniowania problemu i wdrożenia rozwiązania. Też możesz tego się nauczyć.
Strategia zarządzania kryzysem ma pięć etapów - tak jak w moich zmaganiach z rozlanym winem.
Etap 1 - Opanowanie kryzysu. Podjęcie niezwłocznie działań zmierzających do opanowania kryzysu i powstrzymania jego eskalacji.
Mimo że kryzysy są niepowtarzalne, jest kilka rzeczy, które zawsze pojawiają się w początkowej fazie: zamieszanie, niedostatek informacji, ludzie dopytują się o przyczyny i straty, szybka zmiana sytuacji, mobilizacja zespołu zarządzania kryzysem, powiadomienie władz, itd.
Zachowania na tym etapie można stosunkowo dobrze przewidzieć i przećwiczyć. Można opracować procedury szybkiego reagowania i wytrenować je w ludziach aż staną się ich *drugą naturą*.
W czasie akcji poszukiwania zaginionej osoby oznacza to wyznaczenie zasięgu poszukiwań, który uniemożliwia wyjście zaginionego poza teren poszukiwań w trakcie opracowywania planu akcji ratowniczej. W ten sposób określasz możliwy do ogarnięcia teren działania. Każda godzina nieudanych poszukiwań oznacza dodatkowy teren do spenetrowania.
W świecie biznesu oznacza to potrzebę wyznaczenia priorytetów, przygotowania schematów komunikowania się i opracowania procedur zapewniających przekazywanie wszelkich zapytań zewnętrznych do jednego rzecznika prasowego.
Po opanowaniu sytuacji przychodzi czas na ocenę.
Etap 2 - Ocena. Sprawdzenie co zawiodło i zbieranie danych potrzebnych do naprawy i usunięcia szkód.
Na naszych szkoleniach zarządzania kryzysem uczymy podejmowania decyzji *z marszu*. Dobrze jest mieć pod ręką schemat działania i wyszkolonych ludzi, którzy potrafią zebrać potrzebne dane. Musisz ocenić jakich informacji potrzebujesz, zebrać je, uporządkować, zinterpretować i wyciągnąć wnioski.
Najważniejsze na tym etapie są informacje potrzebne do podjęcia decyzji, określenie wariantów działania i przygotowanie planu.
Etap 3 - Planowanie. Opracowanie szczegółowego planu rozwiązania konkretnego kryzysu.
Każdy kryzys ma inny przebieg, inną dynamikę i inną temperaturę - każdy wymaga innego rozwiązania. Nie oczekuj, że możesz sobie pozwolić na wyjęcie z segregatora gotowego "Planu X". Musisz przygotować plan tylko na tę wyjątkową okazję. Dodaj etap planowania do procedury zarządzania kryzysem.
Nie chcę powiedzieć, że posiadanie "Planu X" mija się z celem. Dysponowanie takim planem pozwala oszczędzić mnóstwo czasu. Jednakże, gotowy plan będzie musiał być zmodyfikowany i *w biegu *dostosowany do konkretnej sytuacji.
Etap 4 - Wykonanie. Podjęcie działań i realizacja planu.
Po ocenie sytuacji i przygotowaniu konkretnego planu czas na działanie. To etap usuwania błędów i niwelowania szkód. Można do niego przystąpić po opracowaniu planu działania.
Etap 5 - Reorganizacja. Powrót do *normalności* i przygotowanie się do następnego *punktu zwrotnego*.
Wiem, że w wirze wszystkich działań kryzysowych trudno Ci uwierzyć, że każdy kryzys kiedyś się skończy. To dobra wiadomość. Zła jest taka, że nie mogę zagwarantować, że jutro nie wybuchnie nowy. Dlatego tak ważny jest szybki powrót do normalnego funkcjonowania organizacji, odbudowa utraconych zapasów i sprzętu ratowniczego.
Równie istotne jest włączenie do procedury zarządzania kryzysem czasu na refleksję i ocenę działania. Co się sprawdziło? Co zawiodło? Czego się nauczyłeś? Jak to pomoże uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości? Ograniczyć straty? Zwiększyć skuteczność?
Żadnych cudownych recept
Nie ma cudownej recepty na skuteczne zarządzanie kryzysem, tak jak nie ma leku na *całe zło*. To, co napisałem nie zwalnia Ciebie z pracochłonnego opracowania procedur umożliwiających szybkie opanowanie kryzysu. Proponowane podejście zwiększa szansę skutecznego zarządzania kryzysem.
Według Pressence Public Relations kluczem do skutecznego zarządzania kryzysem są dwie rzeczy:
1. Unikanie polegania wyłącznie na wcześniej przygotowanych planach, które tracą sens kiedy nie sprawdza się choć jedno wstępne założenie.
2. Budowanie procesu zarządzania kryzysem, który uwzględnia nieprzewidywalność i stawia na wyszkolenie ludzi, stworzenie sprawdzonych procedur, które pozwalają opisać, ocenić, zaplanować i podjąć skuteczne działania i następnie umożliwiają reorganizację środków, ocenę i naukę gwarantującą lepsze zachowanie w przyszłości.
Kiedy zdarzy Ci się rozlać czerwone wino na domowym dywanie, to, co zrobisz powie dużo o Twoim sposobie zarządzania kryzysem. Ta wiedza o sobie samym pomoże Ci lepiej zarządzać kryzysem w pracy.
Jak opracować plan komunikacji kryzysowej
3. Wszystko co zawsze chciałeś wiedzieć o relacjach z mediami
Znasz kogoś kto nie zna się na PR*? Kto nie opanował do perfekcji relacji z mediami? Kto nie potrafi owinąć wokół palca każdego dziennikarza?
To znaczy, że znasz też 44 typowe odpowiedzi dziennikarzy na Twoje równie typowe pytania.
1. Piszę krytyczny artykuł o Twojej firmie i dzwonię do Ciebie o 22:00, bo za pół godziny muszę oddać artykuł do druku. Tak. Właśnie tak sobie to zaplanowałem.
2. Potrzebuję krótkiej wypowiedzi dla mojej redakcji. Powiedz tylko to, co chcę usłyszeć i... cześć pieśni.
3. Mówisz za szybko i nie nadążam z notatkami. Nic nie szkodzi. Wybiorę coś z tego, co uda mi się zapisać i podam to w dowolnym kontekście.
4. Wkurza mnie to, że mi się nie podlizujesz. Naprawdę nie znasz mojego nazwiska? Nie znasz moich możliwości? Wiesz jaki mamy nakład?
5. Jedyne o czym marzę to zakończenie tego artykułu i ciepła kąpiel. Gapię się na telefon myśląc, że to zrozumiesz i zadzwonisz do mnie w końcu – tak jak obiecałeś trzy godziny temu.
6. Ten deszcz chyba nigdy nie przestanie padać. Nie mam ochoty wychodzić na miasto. Nie licz, że przyjdę na Twoją konferencję prasową.
7. Znam numer telefonu reportera, który może Ci pomóc, ale w redakcji mnie zabiją, jeśli go podam.
8. Kiedy mówię: "Jak podaje moje źródło..." to taki mój sposób zdobywania potwierdzenia informacji, o której wiem, że jest nieprawdziwa.
9. Kiedy mówię: "Mam inne informacje..." to znaczy, że nie wierzę w to, co mówisz.
10. Kiedy mówię: "Proszę przesłać nam to oświadczenie faksem..." to znaczy, że nie masz nic ciekawego do powiedzenia i idę na obiad.
11. Obojętnie co powiesz napiszę artykuł wyłącznie w oparciu o moje opinie i źródła. Wyjątek? No chyba, że powiesz mi coś w absolutnym zaufaniu i będzie to prawdziwa *bomba*.
12. Kiedy pytam o konkurencję potrzebuję kilka mocnych i obraźliwych określeń, które doleją oliwy do ognia. Bardzo mi w ten sposób pomożesz. Będę niezmiernie wdzięczny. Polecę Cię wszystkim kolegom.
13. Tak. Czytałem o tym w konkurencyjnej gazecie. Powiedz mi to samo, ale podlej trochę innym sosem. Ja zrobię swoje i nikt nic nie zauważy.
14. Tak. Otrzymałem Twój e-mail. Nie miałem wolnej chwili, żeby go przeczytać.
15. Tak. Otrzymałem Twój e-mail. Nie miałem ochoty go przeczytać.
16. Tak. Otrzymałem Twój e-mail. Pomyłkowo go skasowałem przed przeczytaniem.
17. Tak. Pamiętam naszą rozmowę telefoniczną, ale gdzieś zapodziałem numer Twojego telefonu.
18. Kiedy proszę o powtórne przesłanie maila, to znaczy, że poprzedni wykasowałem i to samo zrobię z następnym.
19. Te dziwne dźwięki, które słyszysz w słuchawce, to moje *przewracanie oczami* ze zdumienia.
20. Wysłałeś mi informację z załącznikiem. Właśnie zablokowałem Twój adres e-mail w moim programie pocztowym.
21. Nie interesuje mnie Twoja firma ani to, co w niej robisz. Może się jednak zdarzyć, że redaktor będzie miał głupi pomysł i zleci mi artykuł o Twojej organizacji – wtedy być może będę zainteresowany rozmową z Tobą.
22. Jedyny powód, dla którego rozmawiam z Tobą przez telefon, to symulowanie pracy (ale mnie boli głowa!) i okazja do wymigania się od pisania artykułu o: a) tuczu trzody chlewnej w Zimnej Wódce, b) cenie benzyny w 2017 roku, c) wyniku negocjacji w sprawie dopłat Unii Europejskiej dla firm walczących z mediami, d) nowym wirusie/robaku w Internecie.
23. Mam dzisiaj dobry humor i daję Ci pół minuty na przedstawienie tematu. Może nawet zadam kilka pytań.
24. Znowu Ty? Ktoś dzwonił do Twojej firmy z naszej redakcji? Nie mam bladego pojęcia kto.
25. Twoja informacja prasowa jest fatalnie napisana. Poza tym, ja nie piszę o mrożonkach. Dlaczego mi ją przysłałeś?
26. Chyba nie grzeszysz nadmiarem inteligencji. Może kiedyś udowodnisz, że jest inaczej. Nie sądzę, że wtedy będę o tym pamiętał.
27. Jestem spłukany. Z przyjemnością przyjmę zaproszenie na obiad. Tak. Możesz zapłacić.
28. Jestem spłukany. Z przyjemnością przyjmę zaproszenie na drinka. Na dużo drinków. Tak. Możesz zapłacić. To oczywiste.
29. Nie rozumiem dlaczego nie mogę zrobić wywiadu z szefem/prezesem/dyrektorem Twojej firmy bez Twojej obecności. Zaczynam podejrzewać, że Twój szef/prezes/dyrektor jest trochę ograniczony umysłowo.
30. Nagrałem się na Twojej automatycznej sekretarce, ale w głębi serca mam nadzieję, że nie oddzwonisz i dzięki temu będę mógł napisać: "Firma odmówiła komentarza".
31. Powiedziałem Ci, że muszę mieć Twoją wypowiedź do 15:00, bo o 18:00 mam sprawdzian z francuskiego i muszę jeszcze się trochę pouczyć.
32. Nie wiedziałem, że [nowinka technologiczna w Internecie] jest tak beznadziejnie nudna. Jak zamierzacie na tym zarobić?
33. Prawdę mówiąc z przyjemnością bym o tym napisał, ale mój wydawca nie przepada za Twoją firmą.
34. Prawdę mówiąc z przyjemnością bym o tym napisał, ale szkoda, że się u nas nie reklamujecie.
35. Prawdę mówiąc z przyjemnością bym o tym napisał, ale redaktor wydania uważa, że to nudny temat i chyba podobnie sądzą nasi czytelnicy.
36. 17:54. Mamy piątkowe popołudnie i wszyscy dziennikarze zastanawiają się gdzie pojechać na weekend. Tak. To najlepsza pora na wrzucenie do Internetu złej wiadomości. Nikt jej nie przeczyta.
37. To ciekawy temat. Ale dlaczego nie zaproponowałeś mi go pierwszemu? Wczoraj pisała o tym konkurencja.
38. Powołam się tylko na rzecznika prasowego, bo zapomniałem jak się nazywasz.
39. Przeczytałem o tym wczoraj w "Rzeczpospolitej". Świetnie ich nabrałeś. Dobra robota. Gratuluję!
40. Naprawdę? Umieściliście ten artykuł w firmowym newsroomie w Internecie. Przecież to bardzo negatywny artykuł!
41. Nie jestem taki głupi. Też czytam forum dyskusyjne "Gazety Wyborczej".
42. Wczoraj przy piwie rozmawiałem z kolegą dziennikarzem, który powiedział, że lubisz mówić za dużo. Chętnie zrobię z Tobą wywiad do sobotniego magazynu.
43. Prawdę mówiąc, bez Ciebie moja praca byłaby jeszcze trudniejsza, ale nigdy się do tego nie przyznam. NIGDY.
44. Nie wierz we wszystko o czym piszą w gazetach.
*Dedykowane wszystkim wspaniałym ludziom pracującym w mediach i PR, a nie jednej konkretnej osobie.
Komentarz CzytelniczkiCzy kiedyś dziennikarz zaszedł mi za skórę? Zdenerwował? Zaszkodził? Mogę odpowiedzieć tylko: Nie. Może jestem szczęściarą, może umiem postępować z dziennikarzami:-), ale współpraca przebiegała bez większych nieporozumień.
Brak autoryzacji wywiadów, nie zjawianie się, pomimo wcześniejszych potwierdzeń, zostawianie pracy "na ostatnią godzinę". To takie małe sprawy ze strony dziennikarzy, które utrudniały mi pracę.
Justyna Kaczor - Asystentka Biura Zarządu - ING Bank Śląski - Warszawa
Co powiesz na pomysł Dnia Dobroci Dla Mediów? Dzisiaj? A może wybrać jeden dzień w tygodniu na *dzień mediowy*? A może codziennie wybrać jedną porę na godzinę *ludzkiego* traktowania dziennikarzy?
Jeśli chcesz przeczytać jutro relację z dzisiejszej konferencji prasowej musisz ją skończyć przez 14:00. Temat konferencji: demonstracja na rzecz jednomandatowych okręgów wyborczych.
1. Najlepszy moment. Jaka pora dnia jest optymalna? Południe lub wcześniej. Dzień tygodnia? Od poniedziałku do czwartku. Piątek jest dobry dla wydań weekendowych gazet.
2. Obraz. Przygotuj krótkie i dynamiczne materiały video. Jeżeli sugestywne zdjęcie lub krótkie video pokaże najważniejsze informacje o planowanej demonstracji, szanse na zainteresowanie mediów gwałtownie rosną.
3. Szukaj sojuszników w mediach. Kontaktuj się z obecnymi przyjaciółmi w redakcjach. Zapytaj czy przyjdą na konferencję przed demonstracją. Kim są przyjaciele? Bezpośredni znajomi i znajomi znajomych, którzy piszą o polityce. Jeżeli ktoś kiedyś niesprawiedliwie *obsmarował* zwolenników JOW, daj mu okazję do *odkupienia winy* poprzez stosowną edukację.
4. Skompletuj teczkę prasową. Umieść w niej wszystkie informacje niezbędne do pełnego i rzetelnego opisu idei JOW. Dodaj artykuły, które pomogą lepiej zrozumieć korzyści z wprowadzenia zmian w ordynacji wyborczej. Wyślij teczki prasowe wszystkim dziennikarzom, którzy o to poproszą. Weź też kilka zapasowych egzemplarzy na demonstrację.
5. Informacja prasowa. Nie więcej niż jedna strona. W pierwszym akapicie odpowiedzi na pięć dziennikarskich pytań: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego? W kolejnych akapitach więcej szczegółów. Jeżeli przymiotniki, to tylko mocne. Dobrze brzmi emocjonalny cytat. Dodaj imię i nazwisko osoby do kontaktu i jej telefon.
6. Komu wysłać informację? Wyślij informację do wszystkich znanych Ci dziennikarzy, którzy piszą o polityce oraz do nowych znajomych. Pamiętasz kto w telewizji i radiu relacjonował jakieś demonstracje? Być może będziesz musiał trochę podzwonić po redakcjach. Pozbieraj nazwiska i numery telefonów. Przygotuj listę. Nie zapomnij o małych redakcjach.
7. Wyślij faks na 24 lub 36 godzin przed demonstracją. Na przykład, jeśli demonstracja odbędzie się w środę w południe, wyślij faks po południu w poniedziałek lub we wtorek rano. Podobnie z mailem.
8. Telefony sprawdzające. NIEZMIERNIE WAŻNE. Należy je wykonać kilka godzin po wysłaniu faksu i tuż po spodziewanym otwarciu przez odbiorcę poczty tradycyjnej. Jeśli wysyłasz faks po południu, dzwoń następnego ranka. Te telefony służą kilku celom. Sprawdzasz czy informacja w ogóle dotarła. Jeśli tak, możesz zapytać czy dziennikarz jest nią zainteresowany. Jeśli trafisz na wydawcę, możesz zapytać, który reporter się nią zajmie. Jeśli trafisz na redaktora wydania w agencji prasowej, upewnij się, że Twój temat został wpisany do książki dnia, w której umieszczane są wszystkie tematy do *obsługi*.
9. Bądź przyjazny. Jasno przedstaw temat. Bądź konsekwentny. Zaproponuj wysłanie teczki prasowej. Daruj sobie stawianie żądań, groźby, krytykę i pouczanie. Pochwal i podziękuj za dobrze wykonaną pracę. Jeśli reporter popełni błąd, nie udawaj, że nic się nie stało. Powiedz mu o tym, najlepiej pisemnie.
10. W czasie demonstracji. Wyznacz ludzi, którzy przez cały czas będą z dziennikarzami. Powinni mieć przy sobie zapasowe teczki prasowe. Wypatruj reporterów. Zwykle noszą identyfikatory z napisem PRASA. Na pewno będą mieć notatniki, kamery, magnetofony i mikrofony. Zapytaj jak możesz pomóc. Pomóż znaleźć ciekawego rozmówcę. Zanotuj nazwisko reportera i numer telefonu, aby przesłać mu najnowsze informacje po zakończeniu demonstracji. Możesz też dopisać ich dane do swojej listy medialnej.
11. Ważne szczegóły. Wszyscy reporterzy powinni mieć identyczne identyfikatory. Jeżeli odmówią ich okazania, przyglądaj się im uważnie, szczególnie, kiedy będą filmować i fotografować. Najprawdopodobniej będą to przedstawiciele *służb porządku publicznego*. Często ci ludzie po żądaniu okazania identyfikatorów zaczynają zachowywać się bardziej dyskretnie. Kiedy demonstracja zamienia się w bijatykę, zawsze lepiej mieć przy sobie dziennikarza. Także, kiedy policjanci zaczynają się *brzydko* zachowywać lepiej jeśli czują obecność mediów. Dziennikarz w roli świadka to ostatnia osoba jakiej życzy sobie policja.
12. Po demonstracji. Wyznacz osobę do czuwania przy telefonie przez kilka godzin po demonstracji. Reporterzy mogą dzwonić z pytaniami siedząc w redakcjach nad tekstami. Jeżeli wydarzy się coś ciekawego po opuszczeniu demonstracji przez reporterów, zadzwoń do nich z dodatkowymi informacjami. Jeżeli wydarzy się coś wyjątkowego, przygotuj specjalną informację prasową.
Dzień Dobroci Dla Mediów? Dziś? Może tak codziennie?
Jeden z prenumeratorów Pressence Newsletter napisał, że nie sądzi, aby małe firmy miały potrzebę lub ochotę regularnego kontaktowania się ze swoimi klientami za pomocą poczty elektronicznej.
Brak ochoty - po części rozumiem. Brak potrzeby - już nie. No chyba, że prowadzisz kilkanaście różnych dochodowych interesów. W innym przypadku, zbieraj adresy e-mail i wykorzystuj je do budowania trwałych i wartościowych relacji z obecnymi i przyszłymi klientami.
Kluczowe słowo w tym zdaniu? Relacje. Jeżeli myślisz o skutecznej promocji online, marketing relacji staje się kluczem do sukcesu.
CZYM JEST MARKETING RELACJI?
Marketing relacji to proces budowania bliskich relacji z obecnymi i nowymi klientami. Polega on na stałym dialogu w określonym czasie. Może też dotyczyć zbierania informacji i analizy zachowania klientów. Już się boisz, prawda? Marketingu relacji można uczyć się na bardzo małej grupie klientów bez ryzyka popełnienia błędu kosztującego Ciebie utratę miliona złotych.
Najprawdopodobniej nie masz środków jakimi dysponuje sieć supermarketów, ale możesz zrobić coś, na co hurtownik sobie nigdy nie pozwoli. Możesz mieć prawdziwy i bezpośredni kontakt z każdym klientem.
W Twojej strategii komunikacji z klientem musisz uwzględnić dwa elementy: przyjazna klientom witryna WWW i systematyczne wykorzystywanie poczty elektronicznej do utrzymania z nimi kontaktu.
RELACJE NA WITRYNIE W INTERNECIE
Proces budowania relacji rozpoczyna się z chwilą odwiedzenia witryny WWW przez internautę. Jeśli chcesz wyjść poza standardowe "Cześć. Dobrze, że jesteś", możesz się popisać inwencją. Przedstaw się, zaproś, oferuj przekąski w postaci ciekawych informacji.
Poproś o adres e-mail, aby wysyłać informacje w przyszłości. Jeżeli nie uzyskasz adresu za pierwszym razem, nie licz na drugą szansę.
Kiedy otrzymasz adres, daj gościowi dostęp do ciekawych i wartościowych informacji. Restauracja może oferować oryginalne przepisy lub kupony rabatowe. Hydraulik porady jak uniknąć kosztownych napraw. Agencja public relations może umożliwić dostęp do ciekawych artykułów :-)
Daj dostęp do wartościowych informacji i nigdy się nie przejmuj, że dajesz za dużo.
Najlepiej, gdybyś miał możliwość zbierania informacji o klientach, ale nie każda mała firma dysponuje technologią do śledzenia indywidualnych preferencji klientów i analizy tych zachowań. Minimum informacji to imię potrzebne do personalizowania każdego listu elektronicznego.
Co jeszcze charakteryzuje witrynę przyjazną klientowi?
1. DIALOG
Ułatwiaj klientom kontakt z Tobą i zachęcaj do niego. Twoim celem jest dialog, czyli wymiana informacji. Pytaj, kiedy nie wiesz, czego chcą. Powiedzą Ci. Jeżeli poznasz potrzeby swoich klientów i zyskasz ich sympatię, położysz konkurencję na łopatki. Życie to szczegóły. Poznaj je.
2. PYTANIA (FAQ)
Ułatwiaj klientom zdobywanie informacji. Przygotuj zestaw odpowiedzi na najczęściej powtarzane pytania i umieść odpowiedzi na witrynie WWW w postaci FAQ (Często zadawane pytania).
3. SYSTEMATYCZNE AKTUALIZACJE
Jeśli liczysz na częste wizyty na witrynie WWW, musisz dać jakiś powód - nowa zawartość, nowy wygląd, itp. Witryna WWW to nigdy nie skończona praca.
4. GWARANCJA SATYSFKACJI
Jeżeli coś sprzedajesz, powinieneś dać klientom bezwarunkową gwarancję zwrotu pieniędzy bez zadawania żadnych pytań. I dotrzymaj słowa. Oczywiście, że są cwaniacy, którzy będą chcieli Ciebie naciągnąć. Takie jest ryzyko prowadzenia interesów online.
5. BEZPŁATNA OFERTA
Najważniejszym elementem na stronie głównej (i na każdej innej) jest BEZPŁATNY raport lub inna wartościowa oferta. Pokaż, że Twoja działalność to długoterminowe przedsięwzięcie i nie gonisz za szybkim i tanim zyskiem. Daruj sobie krzyczące banery "Kupuj teraz albo nigdy". Żadnego poganiania. Żadnych ofert aktualnych tylko do północy. To Ciebie odróżni od konkurencji. Cierpliwość popłaca i pomaga budować ... lepsze relacje.
6. REGULARNE KORZYSTANIE Z POCZTY E-MAIL
Regularne kontakty z klientami, wysyłanie im kuponów rabatowych i ciekawych informacji zwiększa Twoje szanse na sprzedaż w cyberprzestrzeni. Jeśli jednak wysyłasz im newsletter, wyprzedzasz konkurencję - lokalną i inną - o lata świetlne.
Tak, wiem. Sam pomysł pisania newslettera wywołuje u Ciebie czkawkę. No to nie nazywaj go newsletterem i nie narzucaj sobie żadnej częstotliwości wysyłki. Ale tak jak wykorzystujesz pocztę tradycyjną, reklamę i ogłoszenia w prasie, korzystaj też z poczty elektronicznej do przypominania klientom o sobie. To niezwykle tania forma promocji, więc dlaczego tego nie robić?
Oto kilka sposobów wykorzystania poczty elektronicznej do budowania *marki* w lokalnej społeczności.
7. KONTAKT
Kontaktuj się z klientami - obecnymi i potencjalnymi - regularnie, co najmniej dwa razy w miesiącu. Nie kontaktuj się tylko wtedy, kiedy chcesz coś sprzedać. Wysyłaj wartościowe informacje i artykuły. Informuj o zmianach na witrynie WWW i nowych produktach/usługach.
8. POMOC
Kiedy klienci kupią produkt lub skorzystają z usługi oferuj pomóc w obsłudze produktu i najlepszym wykorzystaniu usługi. Klient skorzystał ze szkolenia? Po jego zakończeniu pokaż mu jak najlepiej wykorzystać efekty w codziennej pracy.
9. WSPÓŁPRACA
Jeżeli to możliwe, współpracuj z firmami z pokrewnych branż. Prowadzisz szkolenia medialne? Wejdź w kontakt z operatorem kamery video, psychologiem, logopedą, itp. Możecie wymienić się odsyłaczami (linkami) na swoich witrynach.
10. SZYBKA REAKCJA
Kiedy klient *wyraża zainteresowanie*, nagrodź go za szybką decyzję. Trudno o coś bardziej irytującego od braku odpowiedzi na e-mail z propozycją zrobienia interesu. Nie odpowiadasz na e-mail? Zgadnij co zrobi klient?
Wiem, że to wszystko przyprawia Ciebie o zawrót głowy, ale marketing relacji wymaga czasu i ogromu pracy. Gdyby to było łatwe, każdy by to robił.
Zbudowanie witryny WWW, która skupia się na potrzebach klienta, a nie na promocji Twojego ego wymaga wizji, wysiłku i konsekwencji. Utrzymywanie i stała aktualizacja listy wysyłkowej może być bardzo niewdzięcznym zajęciem. Skargi tych, którzy chcą się wypisać z listy, ale nie potrafią czytać. Oskarżenia o spam. Odpowiedzi na pytania prenumeratorów.
Łatwiej zapomnieć o wszystkim tak, jak to robi większość. W Internecie, jeżeli chcesz wybić się ponad przeciętność, musisz zrobić coś wyjątkowego. Musisz chcieć zrobić, czego inni nie robią. Dla małej firmy tym wyróżnikiem może być marketing relacji.
6. Jak przygotować się do prezentacji
Gratuluję! Właśnie otrzymałeś zaproszenie na prezentację firmy u nowego klienta lub w stowarzyszeniu branżowym.
Zaproszenie to tylko początek. Teraz czas na energiczne przygotowanie się do wystąpienia.
Podstawy przygotowania
Przygotowanie to klucz do sukcesu. Zanim przystąpisz to robienia wstępnego planu prezentacji i pierwszych notatek musisz ustalić kilka podstawowych faktów:
Dysponując adresem witryny WWW w Internecie możesz zdobyć mnóstwo bezcennych informacji. Dowiesz się jakimi problemami żyje organizacja, czym się zajmuje i kim są najważniejsze osoby.
Teraz czas na temat. Zapraszający zdecydowanie pragnie poznać Twój punkt widzenia. Tylko dlatego Ciebie zaprasza. Jakie szczegóły są najważniejsze dla Twoich słuchaczy? Dowiedz się tego pytając o:
Świat kręci się wokół ludzi
Teraz najważniejszy element prezentacji - publiczność. To przecież dla nich jest Twoja prezentacja i stąd Twoje zaproszenie. Im więcej wiesz o swoich słuchaczach, tym łatwiej będzie Ci dotrzeć do ich serc i rozumów. Zapytaj zatem o:
W zależności od okoliczności do tej listy możesz dodać także inne pytania. Na przykład:
Oto co jeszcze warto zrobić:
Godzina ZERO
Nadchodzi dzień Twojego wystąpienia. Wszystko gotowe? NIE. Jedna z podstawowych rzeczy, o których wielu zapomina to przybycie na *miejsce akcji* co najmniej godzinę przed prezentacją.
Sprawdź czy zainstalowano wszystkie urządzenia zgodnie z ustaleniami i Twoimi potrzebami. Nie chcesz chyba przyjść do sali, w której nie ma ekranu ani projektora, choć wcześniej zapewniano Ciebie, że wszystko będzie zapięte na ostatni guzik. Zabrakło flamastrów? Nie ma prądu w gniazdku? Za mało krzeseł? Albo są ustawione nie tak jak zaplanowałeś? Uśmiechasz się? Do dzisiaj pamiętam video, które nie chciało odtworzyć jednego nagrania. Tak. Tego najważniejszego, od którego zależało powodzenie całej prezentacji. Takie rzeczy naprawdę się zdarzają.
Drobiazgowe przygotowanie i sprawdzenia realizacji ustaleń przed wystąpieniem pozwoli Ci przedstawić prezentację, która przyniesie zamierzony efekt. Sukces i uznanie. No i oczywiście kolejne zaproszenie!
7. Jak zapamiętać treść prezentacji
Dyrektor ds. marketingu w firmie budowlanej z Katowic pyta:
Jestem po pierwszej w życiu prezentacji planu marketingowego na drugie półrocze. Ogromny stres i dużo przygotowań. Największa niespodzianka to jednak porównanie tego, co chciałem powiedzieć z tym, co rzeczywiście powiedziałem. Kilka razy musiałem improwizować, bo zapomniałem nauczonego tekstu. Jak zapamiętać to, co chcę powiedzieć?
Zapominanie konkretnych słów lub fragmentów przygotowanego tekstu jest większym zmartwieniem samych mówców niż słuchaczy. Twoje audytorium nie wie ile chcesz powiedzieć dowcipów lub jaka ma być puenta.
Z drugiej strony, taka *czarna dziura* może zbić Ciebie z tropu i zburzyć logiczny wątek prezentacji.
Na szczęście są sposoby jak temu zapobiec:
Kierownik marketingu w firmie produkującej meble pyta:
Co sądzisz o umieszczaniu dużego logo na faksie z informacją prasową?
Wysyłając informację prasową do newsroomu unikaj nadmiernego eksponowania logo lub nazwy firmy na górze informacji.
Dziennikarza nie obchodzi kto wysyła wiadomość. Chce tylko wiedzieć:
Duże logo zajmuje cenne miejsce na górze informacji. Lepiej wykorzystać je na frapujący tytuł lub kilka intrygujących punktów.
Pozostawia także podświadome wrażenie, że nadawca informacji uważa, że nazwa jego organizacji jest ważniejsza od samej informacji. A przecież nie o to chodzi.
Rzecznik prasowy firmy komputerowej z Wrocławia pyta:
Przede mną pierwszy wywiad w regionalnej telewizji. Na co zwrócić szczególną uwagę?
Dużo mówić, ale skupmy się na trzech najczęściej powtarzanych błędach:
1. Oczy błądzące po całym studiu
Rozbiegane oczy pokazują zdenerwowanie i stwarzają wrażenie, że masz coś do ukrycia. Utrzymuj kontakt wzrokowy z dziennikarzem. Nie marszcz brwi.
Wyobraź sobie, że ktoś nie słucha tego, co mówisz i widzi tylko twarz. Jakie odniesie wrażenie? W większości sytuacji uśmiech jest lepszym rozwiązaniem.
2. Mówienie "bez komentarza"
Telewidz w większości przypadków dojdzie do wniosku, że sprawy stoją tak źle, że nic już nie masz na swoją obronę.
3. Przecenianie wiedzy telewidzów
Byłabyś bardzo zdziwiona, gdybyś wiedziała jak mało ludzie wiedzą!
Zdanie "jak wszyscy doskonale wiemy, nasz najnowszy model XYX987 sprzedaje się wyjątkowo dobrze" skłania do chwycenia za pilota każdego kto nie przeczytał od deski do deski najnowszego wydania encyklopedii wiedzy o technice. To częsty błąd, że kierujemy nasze komentarze do dziennikarza prowadzącego wywiad (który można założyć jest lepiej poinformowany) zamiast mówić do szerokiego grona telewidzów.
Telewizja jest tylko medium. Twoim głównym odbiorcą nie jest dziennikarz, ale telewidz.
Lekcja geografii
ONZ opracowała ankietę na temat:
"Proszę szczerze własnymi słowami odpowiedzieć na pytanie jak należy rozwiązać problem niedostatku żywności w wielu krajach na świecie."
Ankieta okazała się totalną porażką, ponieważ:
Przeczytaj, oceń i skomentuj najnowszy artykuł na blogu Media Gapa.
Przeoczyłeś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.
Jeśli z ciekawością przeczytałeś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.
Zastrzeżenia prawne
1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.
2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.
3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.
4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.
5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).
6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.
7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.
Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter odwiedź naszą witrynę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.
Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i mnie zasmucić) wyślij proszę na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.
| Bogusław Feliszek www.facebook.pl/Bogusław-Feliszek www.goldenline.pl/Bogusław-Feliszek | Pressence Public Relations pl. Teatralny 10-11/33 45-056 Opole | WWW www.pressence.com.pl e-mail: biuro@pressence.com.pl tel. +48 77 441 40 14 |