PRESSENCE NEWSLETTER
(C) Pressence Public Relations

Otrzymujesz tę korespondencję, ponieważ poprosiłeś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej http://www.pressence.com.pl i zapisałeś się na naszą listę subskrypcyjną.

Przekaż proszę ten magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną więcej sprzedawać produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.

Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.

OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.

W numerze

1. Percepcja w sztuce komunikacji
2. 5 etapów planowania strategicznego
3. 5 kluczowych elementów planu komunikacji kryzysowej
4. Które techniki marketingowe są skuteczne?
5. Język kolorów w marketingu
6. Moderowanie panelu
7. Mantra praktyka public relations
8. Ignorować media? W życiu!
9. Słowo na koniec
10. Uśmiechnij się

1. Percepcja w sztuce komunikacji

Percepcja to z łaciny ujmowanie. Definicja ze Słownika Wyrazów Obcych mówi, że percepcja to złożony proces poznawczy polegający na odzwierciedlaniu przez człowieka przedmiotów, zjawisk i procesów. Jak więc postrzegamy? Spierają się o to filozofowie i intelektualiści od tysiąca lat.

Postrzegamy świat zgodnie z tym kim jesteśmy. Od chwili narodzin sami jesteśmy produktem każdego naszego osobistego i grupowego doświadczenia. Tak więc naturalne jest, że postrzegamy w różny sposób te same rzeczy, gdyż mamy odmienny bagaż doświadczeń.

Słowa są umownymi symbolami - wskazówkami, informacjami, sposobami przedstawiania korespondującymi ze wszystkim co może istnieć, czego można doświadczyć lub o czym ktokolwiek ma ochotę porozmawiać. Innymi słowy, słowa mogą być wykorzystane do prawie niekończącego się procesu nazywania wydarzeń w Internecie, przedmiotów, osób, sytuacji, związków i zależności, itp. występujących poza naszym organizmem łącznie z odczuciami, emocjami, opiniami, przekonaniami, wartościami, napięciami itp. odczuwanymi pod skórą.

Czy widzisz jak wszyscy różnie postrzegamy świat? Czy czujesz jak odmiennie dotykamy rzeczywistości? Opisujemy rzeczy tak jak je postrzegamy. Dlatego sztuka i umiejętność komunikacji są narzędziem, które umożliwia nam zrozumieć inne punkty widzenia. Poprzez komunikację w ciągłym sprzężeniu zwrotnym możemy osiągnąć pewien konsensus oraz zbudować zrozumienie i wzajemne relacje.

Taka analiza komunikacji werbalnej prowadzi do nieuchronnego wniosku. Fenomen języka różni się od zjawiska komunikacji niewerbalnej. Żyjemy w dwóch światach, które nie powinny być mylone, świat słów i świat nie-słów. Obydwa światy są znane jako komunikacja werbalna i niewerbalna.

Czy zastanawiałeś się kiedyś dlaczego z takim zachwytem obserwujemy dzieci i zwierzęta? Ich komunikacja ze światem jest bardzo klarowna. Komunikaty pozawerbalne są u nich w absolutnej zgodności z przekazem werbalnym. Nie ma w nich żadnej sprzeczności. Bez problemów odczytujemy to co chcą nam przekazać myślą i gestem. Czy dziecko płacze ze szczęścia, a pies pokazuje kły w uśmiechu? Jeżeli chcesz poprawić skuteczność swojej komunikacji z otoczeniem, pamiętaj o tym podstawowym wymogu zgodności gestu ze słowem.

Jeżeli słowo nie będzie tym co ma przedstawiać, wtedy cokolwiek powiesz nie będzie właściwe. Dlatego tak ważne jest odpowiednie dać rzeczy słowo. Jeśli masz wątpliwości spróbuj zjeść słowo kotlet, kiedy jesteś głodny lub włożyć słowo płaszcz, kiedy na dworze plucha. Mówiąc krótko, dyskurs słowny nie jest wszechświatem naszego bezpośredniego doświadczenia. Z tego powodu, stale musimy zdawać sobie sprawę ze wszystkich pułapek i skupiać się na intensywnym słuchaniu i reagowaniu w celu osiągnięcia prawdziwej komunikacji.

Teraz widać jak na dłoni w jaki sposób zła komunikacja prowadzi do nieporozumień i kłopotów. Z tego powodu nigdy nie przyjmuj za pewnik, że to co mówisz kiedykolwiek jest zrozumiane tak jak sądzisz.

Test skuteczności przekonywania

2. Pięć etapów planowania strategicznego

Zawsze mnie zadziwia jak szybko stygnie zapał,
kiedy nadchodzi czas planowania działań PR
wymagający przydzielenia budżetu.
- anonimowy strateg PR

Gdzie chcesz widzieć Twoją organizację za rok? Za pięć lat?

Proces określania tego, gdzie chcesz być i decydowania o tym, co musisz zrobić, aby tam się znaleźć nazywany jest planowaniem strategicznym. Jest ono ważne zarówno dla małych firm jak i dla globalnych holdingów. Bez jasnego obrazu tego, gdzie chcesz dotrzeć, Twoja podróż w interesach będzie pełna niespodziewanych zakrętów, ciężkich podjazdów, zaskakujących postojów, powrotów w to samo miejsce na mapie i decyzji, których nigdy nie chciałbyś podejmować (tankowanie na stacji opanowanej przez terrorystów?).

Proces planowania nie jest skomplikowany. Jednak każdy krok wymaga rozwagi i analizy.

Oto 5 etapów planowania strategicznego. Aby uzyskać optymalny wynik lepiej będzie, jeśli zapiszesz wszystkie odpowiedzi na kartce niż będziesz starał się je porządkować w pamięci.

Konkluzja

Plan strategiczny jest działaniem ciągłym. Organizacje i firmy, które odnoszą sukcesy uznają ten rodzaj planowania za niezbędny warunek powodzenia. W coraz bardziej konkurencyjnym otoczeniu biznesowym plan strategiczny wymaga stałej kontroli i ciągłej aktualizacji.

Jeśli podoba Ci się nasz sposób pracy nad strategią PR, zapraszamy do współpracy. Nasz telefon: 77 441 40 14.

3. 5 kluczowych elementów planu komunikacji kryzysowej

Szef zlecił Ci przygotowanie planu komunikacji kryzysowej. To dużo pracy, ale spokojnie – dasz radę, jeśli wiesz z jakich elementów składa się taki plan i jak je dopasować do Twojej firmy.

Plan komunikacji kryzysowej pokazuje jak organizacja komunikuje się po wybuchu kryzysu.

Bez dobrego planu firma będzie działać po omacku, na wyczucie, na ślepo. W sytuacji kryzysowej łatwo o błędy – decyzje, działanie i komunikacja bez planu zwiększają ryzyko kosztownych błędów i przykrych nieporozumień.

Oto 5 kluczowych elementów planu komunikacji kryzysowej:

4. Które techniki marketingowe są skuteczne?

Planujesz budżet marketingowy? W dzisiejszym świecie zmniejszających się budżetów na marketing i rosnących oczekiwań szefów, zdajesz sobie doskonale sprawę, że nie możesz po prostu wstawić nowych liczb do starych tabel i wykresów.

Musisz uzasadnić wydatek każdej złotówki. Jeśli jeszcze tego nie robisz, bądź gotów. Oznacza to bardzo uważne przyglądanie się każdej pozycji w planie wydatków i analizowanie, które działania marketingowe przynoszą mierzalne korzyści.

Skąd wiesz co się sprawdza? Oczywiście, dużo zależy od specyficznych celów. Chcesz zwiększyć rozpoznawalność marki? Umieścić więcej artykułów w prasie? Zdobyć nowy kontrakt? Zwiększyć wiedzę klientów o produkcie. Przetrzeć szlak dla Twoich sprzedawców? Przeniknąć do "sfer wpływów" w branży?

Doświadczenie pokazuje, że kiedy zarząd wyraża rozczarowanie "rezultatami" pracy marketingu bardzo często przyczyną słabych wyników jest złe określenie celów programu lub brak zgody co do pierwszoplanowych celów. Na przykład, można przeznaczyć ogromne środki i dużo czasu na kampanię "wyprzedzenia konkurencji", w której znajdą się takie działania jak sponsorowanie obiadu "Dostawca Roku" na dorocznym zjeździe przedstawicieli branży lub wydanie serii białych ksiąg o trendach w branży. Następnie, osiem miesięcy później zarząd stwierdza, że kampania ... nie zwiększyła sprzedaży.

Ustanowienie klarownych celów jest naturalnie pierwszym krokiem w procesie planowania. Ale nawet po ich wytyczeniu pozostaje wybór optymalnych instrumentów do ich osiągnięcia. Możesz liczyć na tym etapie na pomoc ze strony klientów. Zadziwiające jest, że tak rzadko firmy odwołują się do swoich aktualnych i potencjalnych, aby uzyskać właśnie od nich potwierdzenie słuszności planowanych działań.

Nasz sondaż wśród szefów średnich organizacji wykazał, że prezesi dowiadują się o nowych trendach z sześciu źródeł. Numer jeden to uczestnictwo w konferencjach branżowych. Po nich następują artykuły w prasie fachowej, bezpośrednie dyskusje z partnerami handlowymi i konsultantami, targi, publikacje wydawane przez dostawców i ekspertów oraz seminaria sponsorowane przez specjalistyczne firmy.

Dysponując taką informacją możemy opracować kampanię adresowaną do najważniejszych osób w przemyśle z zastosowaniem odpowiedniej taktyki (bez wsparcia ze strony reklamy).

Obok klientów również wydawcy, szefowie stowarzyszeń i analitycy mogą rzucić nowe światło na marketingowe praktyki w branży.

Tak więc zanim zaczniesz wpisywać nowe liczby do tabel, dobrze jest zapytać ludzi, do których chcesz dotrzeć ze swoim przekazem, w jaki sposób chcą być poinformowani. Kilka przemyślanych pytań pomoże Ci upewnić się, że Twój program marketingowy jest na właściwym torze.

Jak przygotować plan marketingowy

5. Język kolorów w marketingu

Jakich kolorów używasz w firmowych materiałach marketingowych? Czym kierowałeś wybierając takie, a nie inne barwy? Zdecydowałeś się na kolory, które najbardziej lubisz czy kierowałeś się przemyślanym przesłaniem marketingowym? Ponieważ wygląd zewnętrzny jest ważnym nośnikiem informacji, dlatego dobór kolorów może być interpretowany - świadomie lub nie - przez otoczenie jako przekaz konkretnej myśli. Czy wiesz jaką informację wysyłasz?

Kolor niebieski - handlowy przebój minionej dekady - ma długą historię dzięki europejskim monarchiom. Ulubiony kolor królów nadal kojarzy się z władzą i autorytetem. Żółty przyciąga uwagę, ale nie jest tolerowany przez oczy. Brąz emanuje zadowoleniem z siebie. Wiele osób uważa zieleń za kolor pieniędzy, bo tak przecież wyglądają "zielone". Czerwień każdemu pismu dodaje pilności i agresywności. Pastele obdarzają dokumenty lekkością.

Psychologowie zauważyli, że barwy ciepłe (czerwony, pomarańczowy i żółty) stymulują aktywność, a kolory zimne (zielony, niebieski i fioletowy) działają uspokajająco. Z tego powodu opakowania mydeł, kremów i płynów do kąpieli są w barwach chłodnych, a produkt otrzymuje "kojący" wizerunek. Zabawki i słodycze są w "krzyczących" kolorach promieniujących energią i radością.

Oddziaływanie barw zmienia się zależności od kultury. Na przykład, w Chinach kolorem śmieci jest biel podczas, gdy w Brazylii najsmutniejszym kolorem jest purpura. Żółć jest świętą barwą dla Chińczyka. Dla Greka oznacza smutek; dla Francuza - zazdrość. Kolorem zazdrości w Ameryce jest z kolei zieleń. Mieszkańcy krajów tropikalnych lepiej reagują na ciepłe kolory. Ludzie mieszkający na północy wolą barwy chłodniejsze.

W kulturze europejskiej następujące kolory kojarzone są odpowiednimi cechami i emocjami:

Czerwony	podniecenie, siła, seks, pasja, szybkość, niebezpieczeństwo
Niebieski	wiara, zaufanie, prawda, poczucie przynależności
Żółty	ciepło, słońce, radość, szczęście, nadzieja
Pomarańczowy	zabawa, ciepło, energia, optymizm
Zielony	przyroda, świeżość, rozwój, obfitość
Purpura	władza, duchowość, godność
Różowy	delikatność, słodycz, bezpieczeństwo
Biały	czystość, niewinność, młodość, delikatność
Czarny	wyrafinowanie, elegancja, uwodzenie, tajemnica
Złoty	prestiż, szlachetność
Srebrny	prestiż, zimno, nauka

Komponując materiały promocyjne uwzględniaj psychologię barw. Dotyczy to wizytówki, biuletynu, ulotki, witryny WWW, plakatów i innych materiałów, w których wykorzystywane są kolory. Barwy nie tylko wzmacniają oddziaływanie, ale także wpływają na zachowanie.

Na przykład, czy zauważyłeś, że bary szybkiej obsługi mają dużo intensywnej czerwieni i pomarańczy? Takie właśnie kolory zachęcają do zjedzenia posiłku i szybkiego wyjścia, czyli dokładnie tego, czego oczekuje się od gości tych barów. Ten sam zestaw kolorów w luksusowej restauracji od razu wypłoszyłby klientów. Nie jest także zbiegiem okoliczności wykorzystywanie czerwieni i czerni na stronach internetowych dla dorosłych. Obydwa kolory mają mocne skojarzenia erotyczne.

Na pewno też spostrzegłeś, że zabawki, książki i strony WWW dla dzieci pełne są dużych plam w podstawowych barwach. Małe dzieci lepiej reagują na te kolory niż na pastele czy kolory złamane.

Kolor wpływa też na styl robienia zakupów. Klienci działający pod wpływem impulsu najlepiej reagują czerwień i pomarańczę oraz na kolory niebieski i czarny. Klienci, którzy kontrolują wydatki dobrze reagują na kolory pomarańczowy i turkusowy. Tradycjonaliści dają się uwieść urokowi pasteli; doceniają różowy, różany i jasnoniebieski.

Masz ochotę sprawdzić jak ta wiedza jest wykorzystywana w praktyce? Sprawdź strony internetowe firm, których budżety badawcze pozwalają sprawdzić co się najlepiej sprzedaje.

Jaguar (http://www.jaguar.com)
Luksusowy samochód z elegancką witryną WWW. Widać dominację czerni (wyrafinowany gust) i srebra (prestiż). Grupą docelową Jaguara są klienci z wysokimi dochodami, którzy doceniają u siebie wyrafinowany smak i szukają pojazdu potwierdzającego uznanie.

Volkswagen Mikrobus (http://www.vw.com/microbus)
Wyraźna przewaga żółci (szczęście) i pomarańczy (zabawa). Przemawia do klientów zainteresowanych tym autem, prawda?

Górażdże Cement (http://www.gorazdze.pl)
Trudno znaleźć bardziej zieloną stronę w Internecie. Producent cementu wszystkimi odcieniami koloru przyrody - od jasnego groszku do intensywnej zieleni - chce pokazać swoją troskę o czyste środowisko.

Ovita-Nutricia (http://www.nutricia.com.pl)
Na stronie WWW producenta odżywek dla niemowląt i dzieci dominuje pastelowe ciepło piaskowej żółci (dziecko to szczęście). Kolory czerwony i niebieski w logotypie odwołują się do impulsywnego stylu zakupów przez młode mamy.

Pomarańczowy to oficjalny kolor roku 2002. Czy masz trochę "tropikalnej" pomarańczy na swojej stronie WWW?

Color Marketing Group - międzynarodowa organizacja non-profit zajmująca się badaniem trendów w kolorach - zauważa, że w roku 2002 wszystkie kolory czepią siłę z czerwieni, z wyjątkiem rodziny barw niebieskich. Niebieski z kolei miesza się z zielonym. Nadal dużym zainteresowaniem cieszą się purpury i brązy. Miękka żółć wykorzystywana jest jako tło. Rośnie popularność miedzi wymieszanej z brązem i pomarańczą. Barwy naturalne wymagają specjalnych efektów, na przykład perłowego lub metalizującego wykończenia.

Jak więc możesz zaprząc kolory do pracy na Twój rachunek mimo, że nie jesteś dyktatorem mody i nie wiesz jaki kolor będzie na "topie" za 2-3 lata? Zastanów się na specyfiką rynku. Powiedzmy, że sprzedajesz zabawki, ale w grupie docelowej przeważają osoby starsze, bo to przecież dziadkowie kupują najwięcej zabawek. Same zabawki najprawdopodobniej ozdobisz żywymi kolorami podstawowymi (czerwony, żółty, niebieski). Jednak materiały informacyjne (strona w Internecie, ulotki) będą zaprojektowane z myślą o dziadkach. Sprawdzi się w nich kolor niebieski (zaufanie), różowy (słodycz, bezpieczeństwo) i żółty (szczęście, radość).

Oczywiście, najlepiej będzie, gdy przed ostateczną decyzją wykonasz kilka próbnych testów na reprezentatywnych próbkach klientów.

Umiejętnie dobrane kolory wzbogacą Twój wizerunek i przekaz marketingowy o mocny, sugestywny i atrakcyjny walor psychologiczny.

6. Moderowanie panelu

Prezentacje panelowe składające się z dwóch lub więcej wystąpień na jeden temat są popularnym sposobem przekazywania informacji. Moderator panelu jest osobą, która decyduje o sukcesie lub porażce spotkania.

Moderator ma dwa cele: przygotowanie panelistów do wystąpienia i taką organizację panelu, aby wszyscy jego uczestnicy przedstawili spoistą prezentację zgodną z nadrzędnym zamiarem programu komunikacyjnego.

Poniższe informacje powinny pomóc moderatorom w sprostaniu tym oczekiwaniom. Poszczególne zadania podzieliłem na te, które powinny być wykonane przed spotkaniem i w czasie jego trwania.

Przed panelem

1. Po zapoznaniu się z informacją o wydarzeniu, sponsorze i uczestnikach określ cel prezentacji panelowej. Skup się na tym jak bardzo pasuje ona do tematu wydarzenia lub programu. Wybierz trzy lub cztery najważniejsze rzeczy, o których powinny dowiedzieć się osoby, które będą przysłuchiwać się prezentacji.

2. Zaproś panelistów w oparciu o następujące kryteria:
   
   
   • pozycja w firmie lub branży;
   • umiejętność wypowiadania się na określony temat i uzupełniania poglądów wypowiadanych przez innych uczestników panelu (lub kontrargumentowania, w zależności od celu);
   • gotowość do wypowiadania się wyznaczonym limicie czasu.

   Ostatni punkt jest szczególnie ważny, gdyż wielu mówców nie potrafi ograniczyć w czasie swoich wystąpień (zwyczajowo jest to od 10 do 20 minut).

   Powinieneś przedstawić zaproszonym panelistom listę punktów, które chciałbyś, aby poruszyli w swoich prezentacjach. Przydzielanie dyskutantom konkretnych punktów zmniejsza ryzyko nudnych powtórzeń. Ważne, abyś podkreślił, że nie będziesz tolerować wątków komercyjnych i rażącej autopromocji - chyba, że taka jest idea panelu.

   W praktyce sprawdza się uwzględnienie podczas wstępnej selekcji co najmniej dwóch kandydatów więcej niż w docelowej grupie dyskutantów. Wyklucza to sytuację, w której ze względu na wycofanie się panelisty dyskusja będzie niepełna lub nieciekawa.

3. Po ustnym potwierdzeniu udziału w panelu, poproś zaproszonego gościa o zgodę na piśmie. Przedstaw wszystkie niezbędne informacje organizacyjne (czas, data, miejsce, sposób dotarcia na miejsce, cel panelu, plan innych wydarzeń; czy zaproszenie dotyczy też wspólnego posiłku ze sponsorem). Uwzględnij dane o profilu słuchaczy panelu, nazwiskach innych dyskutantów, kontakcie z organizatorem, ilości czasu na poszczególne wystąpienia i sesji pytań słuchaczy.

4. Sprawdź pisownię i wymowę imion i nazwisk, tytuły i nazwy organizacji, które ewentualnie reprezentują. Poproś o biogramy, informacje uzupełniające. Zapytaj o potrzebny sprzęt audiowizualny. Niezwłocznie przekaż informacje o wymogach technicznych prezentacji odpowiedzialnym osobom. Upewnij się czy zaproszeni uczestnicy nie mają jakichś specjalnych życzeń.

   W dużej sali będziesz potrzebował po jednym mikrofonie dla każdej osoby. Dodatkowo jeden dla Ciebie i jeden dla publiczności podczas sesji pytań i odpowiedzi. W małej sali możesz się w ogóle obyć bez mikrofonu. Jeśli masz wątpliwości, poproś o opinię osobę odpowiedzialną za nagłośnienie.

5. Po potwierdzeniu uczestnictwa i przed samą prezentacją bądź gotowy do odpowiedzi na wszystkie pytania ze strony panelistów. Jeśli będzie taka potrzeba, pomóż im w technicznym zorganizowaniu wystąpienia.

6. Zapytaj gości czy przygotują materiały do rozdania publiczności. Przed imprezą przejrzyj te materiały. Umożliwi Ci to wykorzystanie pewnych informacji podczas wprowadzenia na początku panelu. Zachęcaj panelistów do przygotowania takich materiałów. Jeżeli spodziewasz się licznej publiczności nie obciążaj dyskutantów trudem przygotowania kopii. Dobrym rozwiązaniem jest zaproponowanie sponsorowi przygotowania kopii.

7. Opracuj swoje wprowadzenie do dyskusji tak, aby odnosiło ono panel do całego wydarzenia. W ciągu minuty odpowiedz publiczności na dwa pytania: dlaczego dyskutanci będą rozmawiać na ten temat? Dlaczego publiczność usłyszy o tym właśnie teraz?

8. Napisz własne wprowadzenia dla mówców. Zalecane jest, aby każdy dyskutant był krótko przedstawiony na początku panelu i następnie jeszcze raz bardziej szczegółowo przed samą prezentacją. To drugie przedstawienie służy także jako przejście od jednej prezentacji do drugiej. We wstępnym przedstawieniu wystarczy podać imię, nazwisko, tytuł i nazwę organizacji.

   Drugie przedstawienie (30 sekund maksimum) powinno zawierać informacje o najważniejszym wątku prezentacji, specjalistycznej wiedzy mówcy na wybrany temat i to jak się wiąże z poprzednią prezentacją.

9. W przeddzień imprezy lub dwa dni przed nią zadzwoń do panelistów jeszcze raz potwierdzając czas i miejsce spotkania i szczegóły dotarcia (punkty 2 i 3). W czasie tej rozmowy podaj pierwszy raz kolejność wystąpień.

W dniu panelu

1. Sprawdź ustawienie mebli i sprzętu nagłaśniającego w sali. Upewnij się, że wszystkie urządzenia działają prawidłowo.

2. Przeprowadź końcową odprawę z dyskutantami. Przedstaw przebieg dyskusji, kolejność i długość wystąpień, zasady timingu (punkt 3 poniżej) i korzystanie z materiałów przez publiczność. Zapytaj gości czy chcą, aby materiały rozdano przed prezentacją lub po jej zakończeniu. Upewnij się czy dyskutanci będą do dyspozycji publiczności po zakończeniu panelu w celu wymiany indywidualnych opinii.

3. Kontroluj czas mówców. Ustal system znaków niedostrzegalnych dla publiczności, który pozwoli Ci przekazywać informacje o potrzebie skracania wystąpienia. W zależności od usadowienia gospodarza względem uczestników panelu może to być przesunięcie kartki w stronę mówcy lub przełożenie mikrofonu do drugiej dłoni.

   Podkreśl jeszcze raz jak ważne jest zakończenie wystąpienia w wyznaczonym czasie. Przeciągnięte prezentacje automatycznie skracają czas innych wystąpień oraz części przeznaczonej na pytania i odpowiedzi. Brak równowagi w przedstawianiu opinii nie spotka się z entuzjazmem publiczności.

4. Rozpocznij panel zgodnie z punktem 7 powyżej.

5. Przedstaw mówców zgodnie z punktem 8 powyżej. Po wstępnej prezentacji powiedz publiczności, że więcej informacji o panelistach podasz później przed każdym indywidualnym wystąpieniem. Przedstaw format panelu z uwzględnieniem czasu przeznaczonego na każdy występ oraz sesję pytań i odpowiedzi.

6. Po zakończeniu wystąpień, zachęć do zadawania pytań. Jeśli publiczność nie dysponuje mikrofonem dobrze jest powtórzyć pytania z sali. Staraj się dopuszczać do głosu publiczność z różnych części sali. Nie preferuj specjalnie żadnego słuchacza i unikaj sytuacji, kiedy jedna osoba zadaje wiele pytań. Jeśli pytań jest dużo, zachęć panelistów do krótkich odpowiedzi. W odpowiedniej chwili uprzedź publiczność, że zostało jeszcze czasu na jedno lub dwa pytania. Będzie to jasny sygnał, że czas się kończy.

7. Kończąc sesję pytań i odpowiedzi, podziękuj panelistom za wyjaśnienia. Wspomnij, że każdy będzie do dyspozycji (lub nie) tuż po zakończeniu spotkania lub w przyszłości. Przekaż kontrolę nad imprezą osobie za nią odpowiedzialnej lub podziękuj publiczności za obecność.

8. Niezwłocznie po zakończeniu panelu, prześlij panelistom podziękowania za udział w dyskusji. Podziękuj też głównemu koordynatorowi i innym osobom zaangażowanym w organizację imprezy. Później przekaż mówcom opinie zarówno te nieformalne usłyszane po imprezie jak i te uzyskane z formularzy ewaluacyjnych.

7. Mantra praktyka public relations

Jak brzmi mantra praktyka public relations? Pielęgnuj znajomości z dziennikarzami. Na pewno?

Dziennikarze codziennie kontaktują się z niezliczoną liczbą osób. Pracują pod dużą presją czasu. Nie mają ochoty na bezwartościowe spotkania. Są wyczuleni na fałszywe deklaracje. Nie interesują ich biesiady z praktykami public relations.

Podłożem znajomości, która może przynieść korzyści są trzy oczekiwania dziennikarza:

1. Dziennikarz (nie klient) ocenia wartość pomysłu na informację lub artykuł,
2. Dziennikarz chce mieć natychmiastowy dostęp do ekspertów podczas pracy nad tekstem,
3. Dziennikarz chętnie zgodzi się, aby ktoś wykonał za niego żmudną dokumentację tematu.

Wystarczy, że uszanujesz dwa z tych trzech warunków i możesz liczyć na zainteresowanie mediów Twoim klientem. Jeśli stale będziesz przestrzegać tych zasad, dziennikarze sami zaczną dzwonić do Ciebie.

Pierwszy warunek jest łatwy do spełnienia. W swoich informacjach prasowych wiele organizacji ma wiadomości, które mogą zainteresować media. Pośrednik sprzedaży nieruchomości sprzedał kilka hektarów za miastem na centrum rozrywki. Klient oczywiście nie poda teraz wartości kontraktu. Żaden kłopot. Ponieważ cena ziemi nie zmieniła się można odszukać informacje o wartości kontraktu sprzed pół roku, kiedy sprzedano teren pod budowę supermarketu w okolicy nowej inwestycji. Wystarczy, ze przypomnisz tamtą sytuację i spełnisz w ten sposób wymogi 1 i 3.

Masz trudności z punktem 1? Najlepszym sposobem zdobycia zainteresowania mediów jest przedstawienie prezesa firmy/organizacji jako eksperta. Warunek 2 może być dużym wyzwaniem. Większość prezesów wykazuje słabą znajomość aktualnych trendów w branży i jak ognia unika kontrowersyjnych tematów. Mają też kłopoty z jasnym wyrażaniem swoich opinii i czasem są bezbronni jak dzieci w obliczu dociekliwych pytań. Rozwiązaniem jest przejście szkolenia medialnego.

Prezesi, którzy nie potrafią eksponować publicznie swoich opinii powinni być pomijani w kontaktach z mediami. Ich nieprzemyślane i nieporadne wypowiedzi uczynią organizacji więcej szkód niż pożytku i podważą wiarygodność praktyka public relations

To, że nie wszyscy liderzy biznesu mają dar wypowiadania się, nie zwalnia praktyka PR z obowiązku szukania ludzi, którzy korzystnie wypadną w rozmowie z reporterem. Dobrze wykonane zadanie domowe będzie zauważone przez dziennikarza. Znalezienie nowej twarzy szczególnie będzie docenione przez media lokalne, które działają na mniejszym terenie i często duszą się powielaniem opinii wygłaszanych przez te same osoby. Spełnij warunek 3 i reporter na pewno to zapamięta.

Kiedyś pomogłem dziennikarzowi w znalezieniu stron WWW głównych konkurentów mojej klientki. Zaoszczędziłem mu w ten sposób mnóstwo czasu i zdenerwowania w dokumentowaniu tematu, o którym mało wiedział a termin napisania artykułu był bardzo krótki. Moja klientka być może byłaby zła, gdyby się o tym dowiedziała. Była jednak w siódmym niebie, kiedy przeczytała artykuł o nowym trendzie w branży w poczytnym dzienniku i wzmiankę o jej organizacji. Dziennikarz nigdy by się nie zgodził napisać artykułu wyłącznie o mojej klientce. Dlatego zgodziłem się na małą "wymianę".

Wyszukane sposoby budowania relacji z mediami przypominają aromatyczną parówkę. Najlepiej nie mówić o wszystkich składnikach. Pomaga także przełączenie się z komercyjnego stylu myślenia o temacie na dziennikarski.

Przede wszystkim, oszczędź dziennikarzowi przedstawiania wyłącznie oficjalnego stanowiska organizacji. Skoncentruj się na tym jak możesz pomóc reporterowi w lepszym wykonaniu pracy.

Jak zatem brzmi ta mantra? Pomagaj dziennikarzowi.

Jazda PRóbna - symulowany wywiad z dziennikarzem

8. Ignorować media? W życiu!

Media mogą wykreować prezydenta. Mogą go też zmusić do dymisji. Mogą wpłynąć na sukces lub porażkę Twojego produktu lub przedsięwzięcia. Mogą uchylić nieba Tobie i Twojej organizacji. Jeżeli podpadniesz dziennikarzom, drzwi do kariery nigdy nie otworzą się szeroko.

Zadzwonił do mnie prezes dużej organizacji gospodarczej z pilnym pytaniem. Jego stowarzyszenie mocno odczuło odpływ członków. "Media," powiedział, "dzwonią i zadają tendencyjne pytania." Prezes obawiał się, że negatywny artykuł zwiększy niekorzystny trend.

Czy prezes powinien rozmawiać z mediami czy grać na czas? Są jeszcze tacy, którzy wierzą, że zwłoka spowoduje, że media stracą zainteresowanie tematem. Prawda jest zupełnie odwrotna: ucieczka tylko zwiększy zainteresowanie. Możesz także być pewny miejsca na "jedynce" (pierwszej stronie w gazecie).

Kiedy pracowałem w mediach (w moim poprzednim życiu) przekonałem się, że zdecydowana większość dziennikarzy to uczciwi ludzie. Pamiętaj jednak, że ich zadaniem nie jest składanie Ci hołdów. Reporter zdobywa informacje w imieniu swoich czytelników, słuchaczy i widzów. Jego zamierzeniem jest przedstawienie prawdziwego, pełnego i zrozumiałego obrazu rzeczywistości.

Ignorowanie mediów to pójście "na łatwiznę". Co się stanie, gdy w opublikowanym artykule (tzn. o Twoich pieniądzach, dobrym imieniu i przyszłości) nie będzie Twojego stanowiska? Czy chcesz przeczytać, "Kiedy zadzwoniliśmy drugi raz z tym samym pytaniem burmistrz miał już wyłączoną komórkę." lub "Sekretarka powiedziała nam, że prezesa nie ma i nie wie, kiedy wróci."? Czytelnicy pomyślą, że coś ukrywasz, prawda?

Obojętnie jak na to patrzysz, zły PR zawsze kończy się utratą reputacji. Kiedy ludzie są niezadowoleni cierpi Twój wizerunek i przyszłość wisi na włosku. Jeżeli po porannym telefonie od dziennikarza będziesz nieuchwytny do południa, prawdopodobieństwo niespodziewanego kontaktu z kamerą gwałtownie rośnie. W tym kontakcie kamera zwykle wygrywa.

Oto siedem porad jak uniknąć niepotrzebnej i zgubnej konfrontacji:

1. Kiedy dziennikarz dzwoni w sytuacji kryzysu, pamiętaj, że tak naprawdę dzwonią Twoi klienci, dostawcy, analitycy finansowi; słowem, dzwonią "Twoje pieniądze".
2. Szanuj czas dziennikarza i jego obowiązek przygotowania materiału w terminie.
3. Okazuj zrozumienie dla jego zainteresowania tematem.
4. Powiedz, co chcesz powiedzieć, nie to, co reporter chce usłyszeć.
5. Jeśli nie możesz odpowiedzieć na pytanie, wytłumacz dlaczego.
6. Jeśli reporter zadaje niedokładne pytanie, popraw go natychmiast bez względu na to czy wywiad jest transmitowany na żywo czy nie.
7. Jeżeli nie możesz udzielić wywiadu, wyjaśnij dlaczego.

Na moich szkoleniach medialnych dostrzegam (i doceniam) u uczestników autentyczną wolę poprawienia relacji z mediami. Możesz to robić edukując dziennikarzy przed rozpoczęciem wywiadu. Ty znasz swoją firmę i branżę od podszewki. Dziennikarz pierwszy raz spotkał się z Tobą i firmą pięć minut temu. Pokaż mu, że firma to przede wszystkim ludzie. Uświadomienie tego reporterowi pozwoli Tobie dokładniej przedstawić sytuację, a dziennikarzowi lepiej wykonać swoją pracę.

Optymalnym rozwiązaniem jest potraktowanie zapytania mediów jako szansy. Stara zasada "Udawaj, że nic się nie stało" nie sprawdza się w kontaktach z mediami. Lepsza jest filozofia "Buduj a przyjdą". Buduj dobry wizerunek poprzez współpracę i wiarygodność, a media same przyjdą do Ciebie.

To prawda. Wcześniej czy później nikt nie będzie pamiętał dlaczego nagle zrezygnował ze stanowiska szef elektrowni w południowo-zachodniej Polsce. Pamięć wymaże szczegóły, ale wrażenie jak się wtedy zachowałeś będzie trwać. Reputacja - dobra lub zła - pozostanie.

9. Słowo na koniec

Na przyjęciu po zakończonym pierwszym dniu szkolenia medialnego jedna z uczestniczek podeszła do mnie i zapytała, Mój szef, który też brał udział w szkoleniu kilka miesięcy wcześniej chciał wiedzieć, co napisałam o nim w jego nekrologu?

Myślała, że to był z jego strony żart. Wcale nie. On po prostu postępował zgodnie z przyjętymi zasadami. Oczywiście nie myślimy o tym codziennie. Jednak, gdyby jutro prezes - szef koła myśliwskiego - miał przenieść się na tamten świat, chciałby mieć pewność, że media otrzymają pełną informację o jego osiągnięciach, zainteresowaniach, zaangażowaniu na rzecz lokalnej społeczności oraz o tym, jakim był szefem i człowiekiem. Duże organizacje regularnie aktualizują takie informacje i przygotowane są na przesłanie mediom nekrologu w przypadku śmierci ważnego pracownika.

Czy Twoi współpracownicy, partner lub członek rodziny dysponują wystarczającą informacją biograficzną o Tobie? Czy wiedzą, co chcesz umieścić w nekrologu? Co chciałbyś przeczytać o sobie w gazetach w "krainie wiecznych łowów"? W końcu to oni będą przekonywać dziennikarza o tym, że Twoje życie warte było (jest?) opisania i refleksji. Trochę przygotowania teraz, oszczędzi wiele zachodu w trudnej chwili w przyszłości.

10. Uśmiechnij się

PR od kuchni

W drodze na przyjęcie zastanawiasz się jak wiele atrakcyjnych i wspaniałych kobiet mieszka w mijanych domach. Wspinasz się na dach najwyższego budynku w centrum osiedla i krzyczysz ile sił w płucach: "Jestem najlepszym kucharzem!!!". To jest s*p*a*m.

Na przyjęciu spotykasz oszałamiającą dziewczynę. Podchodzisz i mówisz: "Jestem świetnym kucharzem." To jest marketing bezpośredni.

Jesteś na przyjęciu z grupą przyjaciół. Nagle widzisz wspaniałą dziewczynę. Jeden ze znajomych podchodzi do niej i wskazując na Ciebie mówi: "On jest rewelacyjnym kucharzem." To jest reklama.

Nie możesz oderwać oczu od przepięknej dziewczyny. Na przyjęciu podsłuchałeś, że obiekt Twego zauroczenia niezbyt dobrze radzi sobie w kuchni. Podchodzisz do niej z pełnym talerzem kanapek i przez dwie godziny tłumaczysz jakim wytrawnym jesteś kucharzem. Na koniec mówisz, że chętnie kiedyś jej coś ugotujesz. To jest wsparcie techniczne.

Na przyjęciu spotykasz dziewczynę, której widok zapiera Ci dech w piersiach. Podchodzisz do niej i prosisz o numer telefonu. Następnego dnia dzwonisz i mówisz: "Jestem znakomitym kucharzem." To jest telemarketing.

Przychodzisz na przyjęcie i spostrzegasz dziewczynę piękną jak sen. Wstajesz powoli z krzesła, delikatnie poprawiasz krawat, podchodzisz i z gracją nalewasz jej drinka. Otwierasz przed nią drzwi, podnosisz jej chusteczkę, oferujesz podwiezienie do domu i mówisz: "Przy okazji, jestem też wspaniałym kucharzem." To jest public relations.

Na przyjęciu podchodzi do Ciebie dziewczyna jak z żurnala i mówi: "Słyszałam, że jesteś cudownym kucharzem." To jest rozpoznawalność marki.

Chcesz samodzielnie napisać swoją informację prasową? Skorzystaj z usługi bezpłatnej tylko dla prenumeratorów tego newslettera. Wypróbuj Twoje Info.

Przeoczyłeś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.

Jeśli z ciekawością przeczytałeś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.

Zastrzeżenia prawne

1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.

2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.

3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.

4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.

5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).

6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.

7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.

Zastrzeżenia prawne

Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter odwiedź naszą witrynę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.

Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i mnie zasmucić) wyślij e-mail na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.