PRESSENCE NEWSLETTER
(C) Pressence Public Relations

Otrzymujesz tę korespondencję, ponieważ poprosiłeś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej www.pressence.com.pl i zapisałeś się na naszą listę subskrypcyjną.

Przekaż proszę ten magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną więcej sprzedawać produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.

Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.

OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.

W premierowym numerze

1. Cztery najbardziej niebezpiecznie słowa w PR
2. Noworoczne postanowienia
3. Magiczne pytania do dziennikarza
4. Relacje z dziennikarzami
5. Sekrety prezentowania tematów
6. Pokaż swoich ekspertów
7. Kiedy nadchodzi kryzys
8. Zima i media
9. Zamiast głowy w piasek
10. Uśmiechnij się

1. Cztery najbardziej niebezpieczne słowa w PR

Jakie są cztery najbardziej niebezpieczne słowa w public relations?

"Nic nowego pod słońcem."

Kiedy ktoś wypowiada te cztery słowa najprawdopodobniej:

Współczesne społeczeństwo jako całość jest zachowawcze i ma ograniczone horyzonty. Internet w obecnym stadium rozwoju technologicznego daje tylko namiastkę prawdziwych konwersacji i relacji. Autentyczna rozmowa twarzą w twarz pozostaje najbardziej wartościową formą kontaktu między ludźmi.

Nic nowego pod słońcem. Czy kiedyś wypowiedziałeś te słowa? Przypomnij sobie okoliczności, dlaczego to powiedziałeś i do kogo były skierowane. Prawdopodobnie to nie była zbyt produktywna konwersacja, prawda? Czułeś fizyczne napięcie i być może nawet złość.

Ciekawość i chęć uczenia się

Wartościowe relacje interpersonalne, efektywna komunikacja i chęć uczenia się koncentrują się na otwartych dialogach i konwersacjach, które pomagają poznać ludzi takimi jakimi są, nie jakich udają.

Każda konwersacja jest improwizacją, nie jest odczytywaniem stworzonego wcześniej scenariusza – jest żywą wymianą myśli. Nikt nie może z góry przewidzieć jak zachowa się jego rozmówca i co od niego usłyszy; w życiu jest zbyt dużo zmiennych.

Czy jesteś otwarty na opinie i sugestie innych ludzi? Nie musisz zgadzać się z nimi, ale ważne czy chcesz przyjąć je do wiadomości.

Prawdziwa rozmowa bywa trudna. Czasem nie chcemy brać w niej udziału, gdyż nie chcemy poznać poglądów odmiennych od naszych przekonań.

Co zatem wyróżnia dobrą rozmowę?

Ludzie niechętnie dzielą się opiniami kiedy czują, że ich słowa są oceniane. Dlatego ważny jest styl, ton i atmosfera w jakiej toczy się rozmowa.

Prowadzenie każdej konwersacji z nastawieniem na poznanie nowych argumentów czyni z nas lepszych rozmówców, liderów i praktyków PR.

Konkluzja

"Nic nowego pod słońcem" wiele mówi o nastawieniu, motywacji i umiejętnościach komunikacyjnych. Kiedy następnym razem poczujesz pokusę powiedzenia tych słów, ugryź się w język.

Otwórz oczy, zastanów się i pozwól zmysłom pozbierać wszystkie sygnały z otoczenia. To może być coś nowego.

2. Noworoczne postanowienia

Oto 8 Noworocznych Postanowień, które powinieneś rozważyć, jeśli naprawdę chcesz wzbudzić zainteresowanie mediów w Nowym Roku:

1. Opracuję bazę danych mediów i wybiorę z niej 10 najważniejszych dla mnie kontaktów. W każdym przypadku znajdzie się tam informacja o ostatecznym terminie oddania tekstu do druku (deadline), preferowanym sposobie przesyłania informacji, rodzaju źródeł, z których najchętniej korzystają, najlepszych godzin do kontaktowania się. Sprawdzę czy gazety planują w Nowym Roku nowe dodatki tematyczne.
2. Zadzwonię do wszystkich ważnych dla mnie gazet i magazynów i poproszę dział reklamy/marketingu o przesłanie firmowego kalendarza na rok 2002.
3. Zadzwonię do co najmniej dwóch dziennikarzy, z którymi do tej pory nie miałem kontaktu, powiem im czym się zajmuję i co mogę dla nich zdobić, zachęcę do kontaktu ze mną, jeśli będą potrzebowali mojej współpracy. Przekażę im także mój numer telefonu do pracy, do domu i komórkowy.
4. Zamówię prenumeratę trzech najważniejszych gazet, które - mam nadzieję - napiszą o mnie w tym roku. Będę czytał je regularnie i zapoznam się z ich polityką redakcyjną.
5. Przejrzę całą moją witrynę internetową i uaktualnię wszystkie informacje, łącznie ze zdjęciami.
6. Uaktualnię wszystkie dane w moim zestawie prasowym i dodam do strony internetowej podstronę zatytułowaną "Media Room".
7. Upewnię się, że mam wystarczającą liczbę aktualnych zdjęć, zarówno w formacie drukowanym jak i elektronicznym, gdyby poprosiły mnie o nie media.
8. Jeśli na firmowym zdjęciu wyglądam jakbym wczoraj zdał maturę, zamówię sesję u profesjonalnego fotografa.

3. Magiczne pytania do dziennikarza

"W czym mogę pomóc?"

Te magiczne słowa powinny paść zawsze podczas pierwszego kontaktu z dziennikarzem. Jako były dziennikarz mogę Ciebie zapewnić, że nikt nie zadaje tego podstawowego pytania. Zamiast tego z ust osób, które starają się o umieścić w mediach swoje tematy można usłyszeć pochlebstwa, narzekanie, prośby, błaganie, narzucanie się i nawet groźby (sic!).

Aby zdobyć przychylność mediów dobrze jest także opanować kilka innych zwrotów.

Podstawowa zasada to wykazanie, ze możesz okazać się pomocny reporterowi. Pokaż, że robisz to szybko, rzetelnie i z przyjemnością, a na pewno to zapamięta.

Dziennikarze pamiętają ludzi, którzy im pomagają. Kiedy mają tzw. dziurę, zwracają się do nich z zapytaniem, "Co ciekawego się dzieje? Potrzebuję tematu na jutro." To już duża szansa na wykorzystanie informacji o Twojej organizacji.

Jazda PRóbna - symulowany wywiad z dziennikarzem

4. Relacje z dziennikarzami

Oto sześć sprawdzonych wskazówek jak utrzymywać dobre relacje z dziennikarzami po nawiązaniu pierwszego kontaktu:

1. Upewnij się jakie tematy najbardziej ich interesują, z jakich źródeł najchętniej korzystają i na czym planują skupić się w przyszłości.
2. Regularnie przesyłaj im własne materiały.
3. Zapoznaj ich ze źródłami, których szukają.
4. Jeśli to możliwe zapraszaj ich od czasu do czasu na kawę lub obiad. Nie proś jednak, aby pisali o Tobie. Zamiast tego zadaj najważniejsze pytanie jakie możesz zadać dziennikarzowi składające się z czterech prostych słów: "W czym mogę pomóc?"
5. Zapytaj także, "Nad jakimi tematami pracujesz obecnie?" Może znasz właśnie kogoś, kto będzie mógł powiedzieć coś ciekawego na interesujący dziennikarza temat.
6. Czytaj systematycznie artykuły dziennikarzy, z którymi się spotykasz. Na pewno będą zadowoleni, jeśli w trakcie rozmowy powołasz się na fragment ich publikacji.

5. Sekrety prezentowania tematów

Jednym z trudniej wybaczalnych grzechów jaki popełniamy próbując zainteresować dziennikarza naszym tematem jest używanie wyświechtanych sformułowań typu:

1. "Głęboko liczę na zainteresowanie Waszego czasopisma naszą wyjątkową imprezą."
2. "Nasi uczniowie ciężko pracowali przygotowując przedstawienie jasełek. Nic nie sprawi im większej przyjemności jak artykuł w gazecie."
3. "Do tej pory napisaliście o trzech moich konkurentach z branży, ale o mnie jeszcze ani słowa."
4. "Właśnie otworzyłem sklep z zabawkami i myślę, że informacja o nim w głównym wydaniu dziennika pozwoli klientom szybciej mnie znaleźć."

Przez ponad 10 lat pracy w mediach słyszałem wszystkie te uzasadnienia i dużo innych. Są najlepszym sposobem odstraszenia dziennikarza. Umieszczanie informacji w mediach to umiejętność, której trzeba się nauczyć, którą należy praktykować i stale doskonalić. Najlepsze uzasadnienia są treściwe, zrozumiałe i sugerują, że wiesz z czego media żyją i co możesz dla nich zrobić. Powtórz za mną: "... co mogę dla nich zrobić."

Oto pięć sprawdzonych wskazówek:

1. Kiedy rozmawiasz z dziennikarzem przez telefon, streść sens tematu w 30 sekund lub krócej.
2. Upewnij się jak dziennikarz chce być informowany o temacie: listem, telefonicznie, faksem lub poprzez e-mail.
3. Jeśli dziennikarz nie jest zainteresowany tematem, nigdy nie próbuj zmieniać jego zdania.
4. Jeśli wysyłasz informację pocztą elektroniczną, postaraj się o intrygujący tytuł w linii tematu.
5. Zawsze wytłumacz dlaczego Twoim zdaniem czytelnicy, widzowie lub słuchacze zainteresują się tym tematem. Innymi słowy, co będą z tego mieli?

Test skuteczności przekonywania

6. Pokaż swoich ekspertów

1. Przedstaw mediom ekspertów, którzy mogą komentować różne problemy związane z zimą od rozpoznawania symptomów przeziębienia do perturbacji z dojazdem do pracy. Stwórz prostą "listę ekspertów" zawierającą ich nazwiska, sposób kontaktu (telefon, e-mail) i zakres wiedzy. Kiedy wydarzy się coś niespodziewanego, wyślij faksem tę listę lokalnym mediom. Upewnij się, że Twoi eksperci zawsze są do dyspozycji i gotowi udzielać informacji bezpłatnie. Jeśli się zgodzą, do listy kontaktów możesz dodać ich telefony domowe.
2. Eksperci zatrudnieni w Twojej organizacji, którzy mogą wystąpić publicznie w roli kompetentnych komentatorów powinni być wymienieni na stronie internetowej. Porządna redakcja oferuje swoim dziennikarzom w wewnętrznym systemie komputerowym listę kontaktów z numerami telefonów. To świetne narzędzie umożliwiające szybki kontakt z komentatorami. Niektóre witryny internetowe pobierają opłaty za umieszczenie nazwiska eksperta. I co z tego? Zawsze to lepszy interes niż płacenie za kosztowną reklamę.
3. Jedna z firm produkujących meble zobowiązała swoich kierowników do napisania w miesiącu jednego artykułu z przeznaczeniem do publikacji w prasie fachowej. Polecenie początkowo nie było potraktowane poważnie. Więc szef wpisał do kwestionariusza oceny okresowej punkt: publikacje w prasie branżowej. Teraz każdego miesiąca można przeczytać nowe artykuły podpisane przez pracowników tej firmy. Dodatkowo systematycznie zasilają one treść witryny WWW. Poprawa wizerunku firmy przyniosła według skromnych szacunków wzrost sprzedaży o 15%.

7. Kiedy nadchodzi kryzys

Sprawa w sądzie. Alarm bombowy. Wypadek w fabryce. Plotki. Szantaż. Sabotaż. Katastrofa autokaru. Pracownicy sprzedają poufne informacje.

Kryzysy przychodzą zawsze w najgorszym momencie. Najlepszym okresem na naukę jak zachować się wobec mediów nie jest czas kryzysu, ale okres długo przed nim. Niestety, 90 procent organizacji zachowuje się tak jakby kryzys miał dotykać tylko innych. Kiedy już znajdą się w centrum uwagi mediów z powodu jak najbardziej dla nich nieprzyjemnego inaczej patrzą na teorię rachunku prawdopodobieństwa. Szkolenie medialne po wybuchu kryzysu jest szalenie kosztowne i ryzykowne.

Podczas naszego szkolenia "Szefie, prasa dzwoni..." przedstawiamy mnóstwo pożytecznych i sprawdzonych porad jak skutecznie współpracować z dziennikarzami, szczególnie, kiedy wiadomości są złe, brakuje czasu, a ekipa telewizyjna już jest w drodze.

Oto pięć porad:

1. Określ treść podstawowego przekazu. Dodaj trzy podpunkty. Podkreślaj je we wszystkich wypowiedziach dla mediów. Nie czekaj aż reporter zada pytanie, na które chcesz odpowiedzieć. Umiejętnie wplataj to co chcesz powiedzieć w odpowiedzi na wszystkie pytania. Powracaj do nich często, szczególnie, jeśli reporter wygląda na zdezorientowanego lub - po prostu - nie rozumie tego co do niego mówisz.
2. Jeśli reporter zadaje ostre, niewygodne, agresywne pytania nie musisz na nie odpowiadać. Należy jednak coś powiedzieć. Oto przykład. Reporter zadaje Ci tendencyjne pytanie, które można nazwać testem wielokrotnego wyboru: "No więc co Pan zrobi? Będzie Pan czekał na zbiorowy wniosek wszystkich poszkodowanych do sądu, odda niezadowolonym ich pieniądze, poczeka aż sprawa sama się rozwiąże czy od razu poda się do dymisji?" Nie daj się wciągnąć w takie spekulacje, bo wcale nie musisz decydować się na żadną z tych opcji. Zamiast tego, odpowiedz: "Pracujemy przez 24 godziny na dobę z zespołem kontroli jakości, aby ustalić co należy zrobić, aby jak najszybciej rozwiązać problem."
3. Nie bój się powiedzieć "Nie wiem", jeśli dziennikarz zada pytanie, na które nie znasz odpowiedzi. Zaznacz jednak, że postarasz się odpowiedzieć na to pytanie później. I dotrzymaj słowa.
4. Nie pozwól, aby Twój prawnik decydował o tym czy możesz rozmawiać z mediami. Większość adwokatów poinstruuje Ciebie, abyś niczego nie komentował. Stworzy to wrażenie, że masz coś do ukrycia. Odmowa komentarza może pomóc Ci przed sądem, ale pogrzebie Ciebie w oczach opinii publicznej.
5. Jeśli jesteś zainteresowany interaktywnym warsztatem szkoleniowym "Szefie, prasa dzwoni..." dla członków zarządu Twojej firmy lub jej rzecznika prasowego, zadzwoń do nas: 77 441 40 14.

Więcej informacji o naszym programie szkoleniowym znajdziesz na stronie internetowej www.pressence.com.pl.

8. Zima i media

Nowy Rok to nowe budżety, nowe plany finansowe i nowe programy. Wszystkie mogą stać się zaczynami inspirujących artykułów w lokalnej prasie pod warunkiem, że odpowiadają ogólnym trendom w gospodarce.

Jak zima może rozgrzać Twoje interesy?

1. Terapie odchudzające, szpitale, eksperci zdrowego żywienia i instruktorzy z klubów aktywnego wypoczynku mogą zaprezentować własne pomysły na zrzucenie zbędnych kilogramów po obfitych biesiadach przy sutym świątecznym stole. Jeśli Twoja historia może być sugestywnie przestawiona za pomocą obrazu, pamiętaj o przygotowaniu scenariusza dla ekipy telewizyjnej.
2. Zrezygnowałeś z dorocznego przyjęcia dla pracowników przed Gwiazdką na rzecz zabawy karnawałowej w styczniu? Chciałeś dać im więcej czasu dla siebie przez Świętami? Powiedz o tym mediom. Może warto też wysłać zaprzyjaźnionemu dziennikarzowi zaproszenie dla dwóch osób?
3. W niektórych rejonach kraju, hotele i ośrodki rekreacyjne są uzależnione od opadów śniegu. Jeśli oferujesz specjalne zniżki, na przykład, dla rodzin z niepełnosprawnymi dziećmi, poinformuj o tym dziennikarzy zajmujących się turystyką. Zaoszczędzisz pieniądze, które musiałbyś wydać na reklamę. Może będą o Tobie pamiętać także kiedy śnieg stopnieje.
4. Jeśli pracujesz dla organizacji pozarządowej, zachęć ludzi, aby przynosili gwiazdkowe prezenty, które nie spodobały się obdarowanym. Gazety często piszą o nietrafionych, niepraktycznych lub obrzydliwych podarunkach. Aukcja takich "perełek" na pewno wzbudzi zainteresowanie mediów, a Tobie uda się pozyskać pieniądze dla organizacji.
5. Zaproponuj nowy sposób zwiększenia sprzedaży w styczniu, który tradycyjnie uchodzi za miesiąc niskich utargów. Jeśli prowadzisz sklep lub restaurację, powiedz co robisz z nudnymi poniedziałkami.
6. Czy Twoje interesy ucierpiały z powodu śnieżnej aury i niskiej temperatury? Na przykład, jesteś weterynarzem i z powodu zasp nie dotarłeś na czas do chorego zwierzęcia. Zadzwoń do gazety i powiedz o tym dyżurnemu redaktorowi. Nie zapomnij dodać, że pracujesz już tyle lat i do tej pory nic takiego się nie zdarzyło.
7. Jeśli dzięki niespotykanym opadom śniegu udało Ci się zarobić dużo pieniędzy, postaraj się, aby ta informacja dotarła do mediów. Na przykład, w jeden dzień sprzedałeś cały zapas łopat, saperek, opon zimowych, itp.
8. Księgowi i właściciele biur rachunkowych mogą zafundować sobie darmową reklamę dzięki dyżurom w redakcjach i pomocy w wypełnianiu zeznań podatkowych.
9. Jakie znasz skuteczne sposoby przeciwko odmrożeniom? Metody obniżenia rachunków za ogrzewanie? Techniki jazdy po oblodzonych drogach? Tajniki uruchomienia samochodu parkowanego na mrozie? Przedstaw w punktach praktyczne wskazówki.

Zastanów się jak zainteresować media wpływem pogody na Twoje interesy przez cały rok. Na przykład, jeśli jesteś lekarzem mogą to być wiosenne osłabienie, udary słoneczne latem, jesienne szczepienia przeciw grypie.

Przekonasz się, że tematy związane z pogodą dają ogromne możliwości zaistnienia w mediach.

9. Zamiast głowy w piasek

Rzecznik prasowy z Opola pyta:

Co jest najtrudniejsze w doradzaniu w zarządzaniu kryzysem i komunikacją kryzysową?

Bez wątpienia najtrudniejsze jest skłonienie prezesów i innych członków ścisłego kierownictwa do krytycznego spojrzenia na zarządzanie kryzysem w ich organizacji i wspólne zastanowienie się jak to poprawić. Wiele osób po zdobyciu najwyższego stanowiska w firmie z obrzydzeniem odrzuca myśl, że ktoś może w czymś doradzać. Spotkałem się również z sugestią, że słowo "szkolenie" (na przykład, szkolenie medialne) dotyczy wyłącznie kadry średniego szczebla.

Główni szefowie uważają, że osiągnęli swoją pozycję dzięki wyjątkowym cechom charakteru i wyjątkowym umiejętnościom – a to wystarczy do przeprowadzenia organizacji przez każdy kryzys. Dużą rolę odgrywa także rozbudowane ego każdego prezesa.

I nagle w środku narastającego kryzysu kiedy sytuacja wymyka się spod kontroli, bo szefowie nie wiedzieli co należy zrobić i powiedzieć, uświadamiają sobie, że byłoby lepiej gdyby zawczasu opanowali umiejętności niezbędne do skutecznej komunikacji w kryzysie.

Zabrakłoby mi palców u obydwu rąk i stóp gdybym przypominał sytuacje kiedy namawiałem znane organizacje do aktywnego przygotowania się do kryzysu i przeszkolenia zespołu zarządzania kryzysem i komunikacją kryzysową. Aliści, wystarczy mały źle zarządzany medialnie pożar w magazynie lub wizyta reportera telewizyjnych "Wiadomości" lub "Faktów" i mój telefon nagle zaczyna dzwonić!

Chciałbym mieć magiczną różdżkę, którą mógłbym wymachiwać nad ludźmi, którzy wcześniej z przekonaniem mówili „Nam nic złego nie może się przytrafić” i teraz pochowali głowy w piasku. W moim biurze wisi plakat w napisem, “Kiedy z uporem chowasz głowę w piasku, odsłaniasz wiele swoich cennych aktywów!”

Jak opracować plan komunikacji kryzysowej

10. Uśmiechnij się

Czy zastanawiałeś się kiedyś, co myśli Twój pies, kiedy wracasz z zakupów z pełną siatką i po kolei wyjmujesz z niej wspaniałego kurczaka, kawał polędwicy, pół kilograma boczku, pęto żywieckiej kiełbasy?

Przecież on myśli, że jesteś NAJWIĘKSZYM łowcą wszechczasów! :-)

Chcesz samodzielnie napisać swoją informację prasową? Skorzystaj z usługi bezpłatnej tylko dla prenumeratorów tego newslettera. Wypróbuj Twoje Info.

Przeoczyłeś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.

Jeśli z ciekawością przeczytałeś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.

Zastrzeżenia prawne

1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.

2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.

3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.

4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.

5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).

6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.

7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.

Zastrzeżenia prawne

Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter odwiedź naszą witrynę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.

Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i mnie zasmucić) wyślij e-mail na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.