PRESSENCE NEWSLETTER
(C) Pressence Public Relations

Otrzymujesz tę korespondencję, ponieważ poprosiłeś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej www.pressence.com.pl i zapisałeś się na naszą listę subskrypcyjną.

Przekaż proszę ten magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną więcej sprzedawać produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.

Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.

OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.

W numerze

1. Jaki masz budżet na PR?
2. Szukam pracy w public relations
3. Dlaczego pracownicy odchodzą
4. Tylko pozytywne odpowiedzi
5. Prawnik też może się mylić
6. SCC, czyli słowa czynią cuda
7. Koniec słuchania
8. Lepszy oddech
9. Trochę zabawy na zebraniu
10. Uśmiechnij się

1. Jaki masz budżet na PR?

"Ale w naszym budżecie nie ma pieniędzy na public relations." Ile razy to słyszałeś? Takie zdanie każdemu może zepsuć humor!

Dlaczego pytasz o budżet? "Bo chcę wiedzieć ile pieniędzy jest do wydania."

Błąd. Pieniądze, budżet i finanse to ostatnie tematy do uzgodnienia z klientem. Przede wszystkim trzeba skupić się na jednej rzeczy: PROBLEMY KLIENTA.

"Dlaczego? Przecież chcę wiedzieć czy klienta stać na moje usługi."

Nie. To czy go stać czy nie jest sprawą drugorzędną. JAKI PROBLEM MA KLIENT? To kwestia podstawowa. Kiedy nie ma problemu, nie ma sprzedaży! Proste.

Dlaczego klient ma skorzystać z Twoich usług?

1. Jakie problemy mu dokuczają?
2. W jakim stopniu te problemy wpływają na sukces lub porażkę organizacji?
3. Jaka jest wyliczona w złotówkach wartość tych problemów?

Dopiero po rozpoznaniu problemów można zapytać czy klient chce zająć się ich rozwiązaniem. Dobrze poprowadzona rozmowa zakończy się uzgodnieniem budżetu. Ale pieniądze nie będą w niej priorytetem.

A jaki jest na to budżet?

Założę się o wszystkie moje oszczędności, że w pewnym momencie dyskusji z klientem zawsze pojawia się taka kwestia:

Każdy z nas gra w tę grę. Nazwijmy ją "symultaną budżetową". To czego brakuje w tej wymianie słów to fakt, że klient nie wie dokładnie jaki może przeznaczyć budżet. Wie natomiast jaka kwota przekroczy jego możliwości. Wie - po prostu - ile będzie za dużo. Zamiast angażować się w tę grę, lepiej skupić się na sprawdzonych metodach określania budżetu.

Pierwszy problem wynikający z pytania o budżet na samym początku to tworzenie konfrontacyjnej relacji pomiędzy agencją i klientem. Klienci wiedzą, że agencje PR tak jak dzieci lubią wydawać więcej "kieszonkowego". Gdybym tylko miał ten talent wyszukiwania zaskórniaków jakim popisuje się moja siostrzenica :-)

Rzecz nie w tym, żeby nie pytać o pieniądze. Chodzi raczej o pomijanie bardziej istotnych kwestii przed zadaniem tego pytania. Te pytania pomagają określić oczekiwane rezultaty pracy. Innymi słowy - pomagają oszacować "wartość" projektu. A "wartość" jest bezpośrednio związana z "budżetem".

Pierwsza rzecz, którą agencja powinna zrobić kalkulując budżet to zadanie klientowi pytań, które powiedzą "dlaczego" należy zająć się tym projektem właśnie teraz. To wcale nie jest takie proste. To jest strategiczne pytanie i odpowiedzi w rodzaju "ponieważ to jest ujęte w planie" albo "ponieważ zawsze to robimy" powinny być traktowane bardzo sceptycznie.

Do czego zmierzamy? Do uzyskania jasnej definicji sukcesu. Jak sprawdzimy czy pieniądze wydane na projekt będą środkami dobrze zainwestowanymi? Nigdy tego się nie dowiemy jeśli nie poznamy i nie zrozumiemy "misji" projektu.

Jaki jest cel projektu?

Kiedy już masz zadowalającą odpowiedź na pytanie "dlaczego" projektem należy zająć się właśnie teraz, czas na jasne określenie wzajemnych oczekiwań.

Klienci są często zawiedzeni kiedy agencje PR nie robią tego, do czego się zobowiązały. Agencje zachowują się tak jakby czuły się wprowadzone w błąd (często tak właśnie jest) i wszystkie nieporozumienia były zupełnie przypadkowe i niezamierzone.

Kolejne pytanie, które wymaga odpowiedzi po ustaleniu "dlaczego" brzmi: "Jakie korzyści odniesie klient, jeśli uda nam się z powodzeniem zrealizować projekt?". Wartość - to kluczowe słowo rzadko pojawia się w kontaktach agencji i klientem.

Prowadząc agencję PR z przyjemnością zadaję to pytanie, bo mam jaśniejszy obraz tego, co jest ważne dla klienta i jakie pieniądze zarobił dzięki zrealizowanemu projektowi. Klienci też chętnie mówią o tych szczegółach - ja więcej wiem o ich przedsięwzięciach.

Kiedy dotrzesz to tego punktu, będziesz w stanie lepiej rozegrać "symultanę budżetową". Po określeniu oczekiwanych efektów, klient i agencja potrafią dokładniej zdefiniować spodziewany "zysk" z planowanej inwestycji w projekt PR.

Teraz czas na zamianę krzeseł. Na gorącym krześle siada agencja.

"Ile to powinno kosztować?" to jak najbardziej uzasadnione pytanie przed ustaleniem budżetu.

Realistyczne oczekiwania

Jedną z metod skrócenia dyskusji nad budżetem jest określenie minimalnych środków umożliwiających przystąpienie do pracy. Asygnując pewną sumę klient okazuje agencji zaufanie i motywuje do najlepszej pracy. Co więcej, takie postępowanie pozwala doszlifować wstępne projekty i doprecyzować budżet, dla którego z kolei łatwiej uzyskać klientowi zielone światło u swoich przełożonych.

Klient może na przykład zapytać ile kosztuje przygotowanie konferencji prasowej dla 10-u dziennikarzy. W odpowiedzi usłyszy, "W ubiegłym miesiącu taka konferencja kosztowała około X złotych." Jeśli klient nadal nie jest w stanie podjąć decyzji, możemy pokazać scenariusze zorganizowanych konferencji prasowych i ich ramowe budżety. Plus informacje gdzie można dokonać oszczędności.

Moja ostatnia rada to apel o realistyczne poszanowanie praw grawitacji. Nierealistyczne oczekiwania (wyrażone słownie lub nie) skazują obydwie strony na porażkę.

Kiedy klient ma problem za milion złotych, a Ty możesz go rozwiązać za 100,000 złotych, to nad czym tu się zastanawiać?

Kluczem jest dostarczenie klientowi informacji i narzędzi pomagających podjęcie właściwych decyzji, określenie realistycznych celów przez obydwie strony i znalezienie odpowiedzi już we wstępnej fazie projektu na pytanie:

"Jaki masz budżet na PR?"

Jak przygotować plan marketingowy

Komentarz Czytelnika

Budżet jest z pewnością ważnym kryterium powodzenia projektu PR, ale z pewnością nie jest to czynnik najważniejszy. Niestety wielu szefów firm rozpatrując wszelkie działania PR wciąż kieruje się wielkością nakładów, jakie trzeba będzie ponieść na te działania. To poważny błąd.

Podstawowym kryterium wszelkich działań PR powinna być odpowiedź na dwa pytania: gdzie jesteśmy teraz? (jako firma, organizacja) i gdzie chcielibyśmy być w założonym przedziale czasowym? Inaczej mówiąc: należy określić dwa punkty: początkowy i docelowy oraz przybliżony czas pokonania odległości między nimi. Dopiero po dokonaniu tej czynności możemy próbować odpowiedzieć na kolejne dwa pytania: w jaki sposób pokonamy wyznaczoną odległość i i ile to będzie kosztowało?

Oczywiście w twórczym pędzie realizacji planowania i realizacji projektu PR nie wolno zapominać o posiadanych na ten cel środkach, ale zbyt częste myślenie o pieniądzach i próby ograniczania budżetu powodują, że taki okrojony z powodów finansowych projekt jest bezwartościowy zarówno dla twórców jak i zleceniodawców. Okazuje się wtedy, że lepiej było by gdyby w ogóle nie został zrealizowany, bo twórcy mają świadomość, że "odwalili chałę", ale zmieścili się w budżecie, a zleceniodawca z reguły stwierdza, że nie o to mu chodziło i niepotrzebnie wydał pieniądze.

Niestety public relations mylone jest często z reklamą. Wielu szefom trudno pogodzić się z faktem, że przez pewien czas będą wydawać pieniądze na działania, których efekty nie będą od razu widoczne. A taka jest istota public relations. Nie ma tu błyskotliwych telewizyjnych spotów i reklamowych fajerwerków jest za to często żmudna i długotrwała budowa wizerunku firmy lub osoby. Efekty tych działań widoczne są dopiero na końcu drogi, a płacić trzeba niestety od początku.

Myślę, że rozmowa nie powinna zaczynać się od pytania: za ile możecie wypromować moją firmę? (choć niestety często tak się zaczyna), ale od tego, w jaki sposób i w jakim czasie możemy spowodować, aby firma była lepiej postrzegana i ile to będzie kosztowało? Taka kolejność pozwoli uniknąć wielu rozczarowań obu stronom.

- Wojciech Sobecki, rzecznik prasowy Zarządu Morskich Portów Szczecin i Świnoujście

2. Szukam pracy w public relations

Nie wiem co wisi w powietrzu, ale wszyscy moi znajomi w public relations szukają pracy.

W ostatni weekend spotkałem w kręgielni kolegę, który półtora roku temu rozpoczął pracę w międzynarodowej agencji sieciowej i już ma dość.

"Moi szefowie nic nie rozumieją," tłumaczył. "Domagają się wycinków prasowych i nic ich nie obchodzi czy są to wycinki z liczących się gazet. Ważna jest liczba. W ogóle ich nie interesują publikacje w Internecie, blogi i magazyny specjalistyczne. Wygląda na to, że nie rozumieją jak budować relacje z mediami. Nie widzą jak bardzo zmieniły się reguły gry."

Tydzień temu jadłem kolację z koleżanką, która pracuje w PR ponad 10 lat. Ona też ma ochotę na zmianę "klimatu". Dlaczego? Wykonuje zajęcia, które jej nie interesują i nie są związane z jej specjalizacją. To akurat mnie nie zdziwiło, bo duże agencje znane są z tego, że nie przejmują się nadto talentami i zainteresowaniami swoich pracowników.

"Nikt w firmie nie rozumie różnicy pomiędzy public relations i marketingiem," mówi znajomy w dużej firmie budowlanej. "Nie mogę liczyć na wsparcie i środki niezbędne do wykonywania obowiązków i w związku z tym nie osiągam wyników jakich ode mnie oczekują szefowie."

Przekazałem ten komentarz koleżance, która właśnie marzy o przejściu z agencji na spokojną posadkę rzecznika prasowego w firmie. "Mam po uszy klientów, którzy żądają nie wiadomo czego, ale sami nie są gotowi do współpracy i nie postępują zgodnie z moimi radami," pisała miesiąc wcześniej.

Czy ktoś w PR jest zadowolony ze swojego zajęcia?

Może rzeczywiście coś poprawia się w gospodarce i ludzie śmielej decydują się na zmianę pracodawcy. Z drugiej strony, może to sygnał, że specjaliści public relations czują się mniej pewnie w związku z ewolucją pojęcia i roli public relations.

Myślę, że można porównać obecny stan public relations do sytuacji telewizji kilka lat temu. Relacje "na żywo" zaczęły wypierać archiwalne reportaże, reality shows przyćmiły popularnością telewizyjne seriale, wieczorne magazyny informacyjne zastąpiły audycje powtórkowe. Reality shows poprawiły jakość, wieczorne wiadomości zdobyły nowych widzów i autorzy ramówek coraz mniej czują się uzależnieni od magicznej mocy programów informacyjnych.

W świecie PR przeszliśmy od komunikacji dwukierunkowej (pomiędzy praktykiem PR i mediami) do komunikacji trzykierunkowej, uwzględniającej dodatkowo konsumentów. Nie chodzi tylko o blogi, ale także listy do redakcji i akcje konsumenckie. Tak jak w telewizji nadal oglądamy te same "programy" tylko, że są one lepiej dostosowane do potrzeb klientów i mediów.

Podstawowa funkcja praktyka PR - umiejętność komunikacji - się nie zmieniła. Zmienia się jednak sposób wykonywania pracy. Współczesna komunikacja odbywa się jednocześnie na wielu poziomach i w wielu kierunkach. Potrzeba nam lepszej komunikacji, aby poznawać zmieniające się potrzeby klientów i informować ich o naszych możliwościach.

Moja rada dla przyjaciół poszukujących pracy jest jedna. Musisz znaleźć firmę, która rozumie, że PR to nie zdobywanie wycinków prasowych lub lokowanie witryny WWW klienta w czołówce wyszukiwarek. Potrzebujesz znaleźć firmę, która dostosowuje swoje public relations do nowego rynku mediów i rozumie, że największym kapitałem w komunikacji nadal jest osoba, która potrafi skutecznie przekazać wiadomość.

Krótki kurs public relations

3. Dlaczego pracownicy odchodzą

Dlaczego pracownicy odchodzą? Nie są zadowoleni z płacy? Nie odpowiadają im godziny pracy? Czują się wykorzystywani? Nie widzą szansy na awans? Nic z tych rzeczy.

Moim zdaniem, ludzie zmieniają pracę z zupełnie innych powodów. Jakich? Bo szefowie nie umieją pokazać sensu ich pracy, nie wykazują cech przywódczych i nie potrafią zbudować atmosfery zaufania.

Ludzie potrzebują klarownej wizji i zrozumienia celu, z którym są gotowi się utożsamiać i czerpać inspirację. To właśnie akceptacji wizji, kierunku i celu oczekuje od pracowników każdy szef. Ale jak to osiągnąć?

Tam gdzie ludzie nie widzą wspólnego kierunku lub celu (lub nawet ich nie rozumieją), pojawia się wewnętrzny konflikt emocjonalny, który zmniejsza motywację i obniża morale - świadomie lub nie.

Czego oczekujemy od lidera

Ceniony przez pracowników szef:

1. jasno przedstawia wizję i kierunek,
2. cieszy się zaufaniem,
3. potrafi słuchać.

Dlaczego zaufanie jest istotne? Wystarczy, że pomyślisz o osobach, z którymi łączą Ciebie najmocniejsze więzi - żona, mąż, przyjaciel, kochanka, brat, siostra. Skąd te silne więzi? Co jest ich spoiwem? Zaufanie. Zaufanie rodzi się z dotrzymywania danego słowa.

Tylko dzięki zaufaniu pracownicy gotowi są dać z siebie wszystko. Jak? Otoczenie, w którym pojawia się zaufanie pomiędzy szefami i podwładnymi cechuje otwarta komunikacja (ludzie chcą, żeby przełożeni ich wysłuchali), wyzwala kreatywność i zachęca do dyskusji na tematy, o których zwykle się nie rozmawia (tematy tabu).

Jak budować zaufanie

Ludzie stale obserwują nasze zachowanie. Kiedy nas słuchają i obserwują nasze czyny, oceniają za czym się opowiadamy, co akceptujemy i co odrzucamy. Innymi słowy, nasze czyny i zachowanie wysyłają sygnały o wartościach i osobistym kodzie etycznym.

Jak to pomaga liderom tworzyć zaufanie? Wygląda, że to proste i skomplikowane zarazem. Liderzy muszą jasno przedstawiać swoją wizję, kierunek i cele tak, aby połączyć je z osobistymi wartościami pracowników.

Liderzy muszą także kształtować zachowanie, które wzmacnia wizję i kierunek, a to zachowanie musi być zbieżne z osobistymi wartościami pracowników (lub co najmniej nie być z nimi w konflikcie).

Skuteczni liderzy wiedzą jak rozgrzewać serca i inspirować swoich pracowników pokazując im wizję i kierunek, które są zgodne z indywidualnymi pragnieniami i wartościami. Co więcej, efektywni szefowie tworzą porozumienie, która buduje atmosferę zaufania.

Zaufanie z kolei jest gwarancją sukcesu organizacji. Dlaczego? Ponieważ interesy zawsze opierały się na relacjach - wewnętrznych i zewnętrznych. Bez zaufania żadna relacja nie przetrwa trudnych czasów.

Ćwiczenie

Jednym ze sposobów oceny zaufania jakim darzysz innych jest następujące ćwiczenie.

Po lewej stronie kartki papieru umieść nazwiska ludzi, z którymi codziennie się kontaktujesz (klienci, współpracownicy, kierownicy, dostawcy, itp.). Po prawej stronie przygotuj skalę od 0 do 5 punktów. 0=niskie, 5=wysokie. Oceń poziom zaufania do każdej z osób na liście. Pomyśl o zaufaniu jakim je darzysz i jakie zaufanie oni mają do Ciebie.

Szczere odpowiedzi mogą rzucić nowe światło na Twoją ocenę relacji z otoczeniem. Tam, gdzie poziom zaufanie będzie za niski, warto zastanowić się nad metodami poprawy relacji.

Przygotuj klarowną wizję, kierunek działania i cele. Zapytaj siebie, "Dlaczego inni ludzie mają podążyć za mną?", "Czy i jak ta wizja, kierunek i cele okażą się cenne dla innych ludzi?" oraz "Czym ta wizja różni się od konkurencyjnych propozycji?"

Kiedy już odpowiesz na te pytania, postaraj się, żeby Twoje zachowanie i czyny systematycznie demonstrowały oddanie tej wizji, kierunkowi i celom. Z czasem zauważysz, że nawiążesz relacje oparte na zaufaniu i zaczniesz przyciągać ludzi, którzy będą chcieli razem z Tobą realizować tę wizję.

4. Tylko pozytywne odpowiedzi

Są pytania, od których cierpnie skóra. "Myślicie o bankructwie? Czy ten skandal wpłynie na ceny akcji? Dlaczego firma nie płaci dostawcom?"

Po usłyszeniu takiego pytania zastanów się co możesz zrobić, żeby je uczynić odrobinę łatwiejszym. Na przykład, czy możesz je trochę przeformułować? Chodzi o to, żeby wyjąć z niego najbardziej dokuczliwe fragmenty i jednocześnie nie tworzyć wrażenia, że próbujesz wymigać się od odpowiedzi.

Na przykład, reporter pyta, "Jak pan odbiera obecne skandale wokół pana osoby i pana firmy i czy mogą one wpłynąć na pana karierę i przyszłość firmy?"

Wygląda, że pytanie jest trudne, prawda?

Jak je złagodzić? "Co sądzi pan o przyszłości firmy?"

Odpowiedź: "Patrzę w przyszłość z optymizmem, ponieważ..."

Pytanie po "przeróbce" nie jest już takie bolesne, prawda?

Klucz nie jest w uciekaniu od odpowiedzi lub wymyślaniu genialnych ripost. Bardziej przydatna w kontakcie z trudnym dziennikarzem jest umiejętność przeformułowania pytania tak, żeby łatwiej Ci było na nie odpowiedzieć. Nie chodzi o zmianę treści pytania, ale o usunięcie z niego żądła i pozostawienie sedna. Dzięki temu jesteś w stanie sensownie odpowiedzieć na pytanie, nie tworząc jednocześnie negatywnego wrażenia.

Wszystkie trzy punkty w jednym zdaniu

Jedną z najtrudniejszych rzeczy jakich uczę moich klientów na szkoleniach medialnych kiedy ćwiczymy udzielanie wywiadów jest zrozumienie potrzeby umieszczania najważniejszych trzech punktów przekazu w każdej odpowiedzi. Kiedy to mówię, widzę w oczach niedowierzanie. Poważnie? Żartujesz? Chcesz powiedzieć wszystkie trzy punkty w czasie całego wywiadu?

Nie, nie o to mi chodzi. Namawiam do umieszczania wszystkich trzech punktów w KAŻDEJ odpowiedzi.

"Ale to brzmi śmiesznie! Reporterzy będą uciekać w podskokach!"

Bynajmniej. Nie idzie o to, żeby powtarzać te same słowa jak zdarta płyta. Sęk w tym, żeby przedstawić najważniejsze trzy punkty w każdej odpowiedzi, ale w innej kolejności, używając innych słów i innych przykładów.

Jeśli zależy Ci na wszystkich punktach tak samo i pozwolisz, żeby reporter przerwał Ci po pierwszym lub drugim, to zaliczyłeś co najmniej dwa trafienia.

Błędem nowicjuszy jest przedstawienie kluczowych punktów przekazu na początku i zapominanie o nich w trakcie dalszej rozmowy. Pod koniec wywiadu reporter zerkając na notatki widzi 69 komunikatów, z których każdy usłyszał tylko raz. Czyli każdy jest równie ważny i żaden się nie wyróżnia. Dziennikarz więc wybiera zdania, które sam uzna za najciekawsze.

Jeśli jesteś zadowolony ze skuteczności strategii "3/69", możesz przy niej zostać. Jeśli jednak chcesz zwiększyć szansę umieszczenia w artykule ważnej dla Ciebie informacji, musisz wykazać więcej aktywności, szczególnie w umieszczaniu wszystkich kluczowych komunikatów w KAŻDEJ odpowiedzi.

Tylko pozytywne odpowiedzi

Czy trudno znaleźć bardziej płytkie intelektualnie hasło od POTĘGI POZYTYWNEGO MYŚLENIA? Czy może być coś bardziej irytującego od telewizyjnego prezentera wiadomości słodko szczebioczącego w trakcie dziennika?

Jeśli jesteś osobą, która z dumą mówi o sobie "zawsze mówię prawdę prosto z mostu" albo kimś kto zawsze mówi "jak jest", to w kontaktach z mediami czeka Cię niejedna niespodzianka. Oczywiście dziennikarze będą niezmiernie wdzięczni, kiedy skrytykujesz szefa, konkurencję lub siebie samego, ale nikt inny poza mediami tego nie doceni. Prawdę mówiąc, taka publiczna krytyka to skuteczny sposób na stracenie przyjaciół, utratę pracy i nawet zrujnowanie kariery.

W trakcie wywiadu - bez względu na pytanie - musisz spróbować odpowiedzieć pozytywnie. Nie namawiam do kłamania lub kluczenia, ale co powiesz na dodanie odrobiny miodu do kawałka rzeczywistości, o której chcesz powiedzieć światu przez media?

Medialny problem z "wyważonymi" wypowiedziami (to znaczy takimi, które są pozytywne, neutralne lub negatywne) polega na tym, że TYLKO negatywne stwierdzenia trafiają się w druku. Na przykład, jeśli powiesz, "Rodzinne koneksje pomogły mi zdobyć pracę 10 lat temu, ale musiałem pracować dwa razy więcej, żeby pokazać, że nie zawiodę zaufania przełożonych i...(więcej o tym jak bardzo się starałeś)", jedyny cytat, który zakończy artykuł to:

Konkluzja

Wywiad w mediach to nie jest zwykła rozmowa, w której docenia się obiektywizm i równomierne rozłożenie akcentów za i przeciw. "Obiektywizm" artykułu wyłoni się z wielu wypowiedzi pochodzących z różnych źródeł, z których niektóre mogą krytycznie oceniać Ciebie i to, co robisz.

Jeśli zależy Ci na równomiernym rozłożeniu argumentów, musisz mówić dziennikarzom o sobie jak najbardziej pozytywnie.

Treningi medialne

5. Prawnik też może się mylić

Kiedy organizacja ma kłopoty z mediami i prosi nas o pomoc, wiemy kto będzie dla nas źródłem największych zmartwień.

Prawnicy. Znowu ci prawnicy.

Nasze największe porażki związane były z sabotowaniem przez prawników wszystkich propozycji i działań. Największe sukcesy w zarządzaniu sytuacją kryzysową zaczynały się od wygranych batalii z prawnikami wewnątrz organizacji.

Bez względu na odbiór społeczny, adwokata interesuje tylko zwycięstwo w sali sądowej, bo za to dostaje honorarium. Proces sądowy może ciągnąć się miesiącami lub latami. A firma musi funkcjonować. Jak może działać z powodzeniem kiedy Twoja reputacja wisi na włosku? Wygrasz w sądzie? OK. Ale co z "sądem najwyższym", czyli opinią publiczną i klientami?

A opinia publiczna może doprowadzić firmę do finansowej ruiny.

Sala sądowa i opinia publiczna to dwa zupełnie odmienne światy. W sądzie liczy się litera prawa, procedury i czas. Opinia publiczna rządzi się swoimi prawami. Jest kapryśna. Potrafi być okrutna i wspaniałomyślna. Wyroki wydaje szybko i nie ma od nich odwołania.

Gdyby jutro zapukał do drzwi kryzys

Gdyby jutro kryzys dotknął Twoją organizację czy prezes zrzuciłby całą odpowiedzialność na prawników i pozwolił decydować o tym, co mówić dziennikarzom? A jeśli sprawa dotyczy konkurenta, który oskarża Twoją firmę o kradzież patentu wartości kilku milionów złotych? Albo konsument zatruł się – jak twierdzi – Twoim produktem? Albo pracownik został aresztowany?

Widzę kilka kwestii wzajemnie korzystnych dla prawników, konsultantów PR i klientów.

1. Budowanie strategii komunikacyjnej wokół problemów związanych ze sprawą (aktywnie i pasywnie). Czy poinformowanie opinii publicznej o sprawie zaszkodzi wizerunkowi firmy czy wręcz odwrotnie? Twoja strategia może uwzględniać kontakty z mediami lub ich unikanie, ale w każdym przypadku potrzebny jest plan działania i niezbędna jest fachowa pomoc ekspertów.
2. Szkolenia medialne dla prawników i klientów. Powtarzam do znudzenia: możesz wygrać w sądzie i przegrać przed opinią publiczną. Życie pokazuje też, że możesz przegrać w sądzie i zjednać sobie opinię publiczną jeśli umiejętnie wykorzystasz swoje aktywa.
3. Komunikacja w kryzysie. Każdy kryzys zawiera elementy zagrożenia i daje szansę wykazania się hartem i odpornością. Szukanie pomocy po wybuchu kryzysu jest najgorszym rozwiązaniem i – niestety –najczęściej stosowanym. Przygotowanie się do kryzysu zwiększa szansę na zminimalizowanie strat.
4. Kiedy problem przeradza się w kryzys? Problem przekształca się w kryzys kiedy dowiadują się o nim media. Właśnie wtedy potrzebna jest fachowa pomoc w komunikacji. Zarządzanie kryzysem – z pomocą prawników – polega nie tylko na kontaktach z mediami, lecz także na bezpośrednim informowaniu pracowników, klientów i innych kluczowych grup otoczenia.
5. Prawnicy potrzebują marketingu i promocji wizerunku. Usługi prawnicze są produktem wymagającym marketingu i prawnicy potrzebują publicznej promocji.

Prawnicy i trenerzy medialni

Niedawno współpracowaliśmy z prawnikiem, który rozumie specyfikę kontaktów z mediami i innym prawnikiem, który nie ma o tym bladego pojęcia. W obydwu przypadkach odnotowaliśmy zdecydowanie odmienne wyniki pracy dla naszych klientów.

Prawnik z lepszym wyczuciem relacji z mediami wykazał się większą wyobraźnią i kreatywnością w wykorzystaniu czasu zanim sprawa trafiła do sądu. Partnerska współpraca pomiędzy prawnikiem i konsultantem public relations dała klientowi więcej spokojnego snu, którego tak bardzo brakowało w czasie pełnej kontrowersji i kompetencyjnych sporów współpracy z innym prawnikiem.

Prezesi lubią swoich prawników. Dużo w nich inwestują. Spędzają razem wiele czasu, także prywatnie. Cenią ich wiedzę, doświadczenie, kontakty i lojalność. Razem zwycięsko przeżyli wiele burz i ugasili wiele pożarów. Może nawet razem zakładali firmę.

Szefowie firm mają więcej kontaktów z prawnikami niż z dziennikarzami, konsultantami public relations i trenerami medialnymi. Kiedy więc wybucha kryzys, zgadnij u kogo prezes szuka pomocy w pierwszej kolejności i czyje porady są mu szczególnie bliskie?

Oczywiście nie chodzi mi o obwinianie prawników za wszystkie porażki. Idzie o zachowanie równowagi. Szef powinien wysłuchać obydwu stron i podjąć optymalną decyzję. W końcu za to dostaje pieniądze.

Jazda PRóbna - symulowany wywiad z dziennikarzem

6. SCC, czyli słowa czynią cuda

Ile razy poczułeś się urażony cudzymi słowami?

Być może w ostatniej chwili odstąpiłeś od kupna, poczułeś się zawiedziony, dotknięty i trudno Ci racjonalnie wytłumaczyć dlaczego.

Używanie właściwych słów odgrywa kluczową rolę w budowaniu relacji z klientami, współpracownikami i partnerami w interesach.

Perswazyjne słowa

Jakie są nasze "ukochane" słowa?

Łatwy, prosty, sprawdzony, zaoszczędzić, odkryć, gwarantować, bezpieczeństwo, zdrowie, miłość, pieniądze, potrzeba, wyniki, sukces.

Zgadłem? Które motywują Ciebie do działania?

Jeśli jesteś osobą zorientowaną na sukces i wyniki, to na pewno zwrócisz uwagę na "sukces" i "wyniki". Jeśli potrzebujesz dowodów i pewności, że produkt spełni Twoje oczekiwania, to "wyniki" lub "zaoszczędzić" zrobią na Tobie mniejsze wrażenie niż "gwarantować" i "sprawdzony".

Kluczem jest ustalenie co jest ważne dla osoby, z którą rozmawiasz i skupić się właśnie na tym (nie na tym - co Twoim zdaniem - powinna wiedzieć!).

Używanie żargonu

Każda branża używa własnego żargonu - słów, które są zrozumiałe wyłącznie w branży, wydziale lub organizacji. Każdy kto zna żargonowe wyrażenia wie jak mocno cementują jedność i spójność grupy. Z drugiej strony, nieumiejętne korzystanie z żargonu prowadzi do ośmieszenia lub nawet alienacji. Jeśli nie jesteś pewny znaczenia danego słowa, lepiej go nie używaj.

Unikanie konfliktu

Inną skuteczną umiejętnością komunikacyjną jest takie przekazywanie swoich opinii, aby nie doprowadzić do konfliktu lub nie upokorzyć adwersarza.

Jak często jesteś świadkiem rozmów, w których słyszysz, "Zgadzam się, ale..." Jaki komunikat zapamiętujesz kiedy pojawia się "ale"? Mylisz się! Zwykle wtedy czujesz frustrację, prawda?

Jedno z najmocniejszych słów w języku polskim składa się tylko z jednej litery i ma ogromną siłę łączenia różnych punktów widzenia. To magiczne słowo to spójnik "I".

Pomyśl przez chwilę. Jak poczujesz się kiedy w odpowiedzi na Twoją opinię usłyszysz?

Porównaj z "ale":

Zamiast negować komentarze innych osób (tak działa słowo "ale"), lepiej używać spójnika "i", który bezkonfliktowo łączy Twoje opinie z cudzymi.

Na naszych szkoleniach medialnych spójnik "i" wywołuje zdumiewające efekty. Uczestnicy przyznają, "Zaczynam się zastanawiać nad tym, co mówię" i "Muszę uważnie słuchać drugiej osoby zanim coś powiem". Czyż nie o to właśnie chodzi w skutecznej komunikacji?

Konkluzja

Większa wrażliwość i świadomość wagi naszych słów pomaga tworzyć lepsze relacje z drugą osobą poprzez poznanie jej punktu widzenia i stworzenie atmosfery wzajemnego zrozumienia. A to prowadzi do bardziej efektywnych kontaktów z mediami i partnerami biznesowymi.

Test skuteczności przekonywania

7. Koniec słuchania

Dyrektor sprzedaży w firmie spożywczej z Poznania pyta:

Zauważyłam, że po kwadransie prezentacji ludzie przestają mnie słuchać. Dlaczego?

Zrozumienie przyczyn dlaczego słuchacze przestają Ciebie słuchać pomoże Ci skłonić ich do lepszego słuchania!

Oto 9 powodów dlaczego ludzie przestają słuchać:

1. Przeładowanie informacjami. Większość mówców popełnia podstawowy błąd - ja też - polegający na przekazywaniu zbyt wielu informacji.
2. Przepracowanie. Myśli słuchaczy biegną w wielu kierunkach - kiedy będzie wypłata, jak spędzę weekend, czy zdążę z projektem na czas, itd.
3. Szybkie myślenie. Możemy myśleć z szybkością około 600 słów na minutę. Mówimy z szybkością około 140 słów na minutę. To naturalne, że myśli słuchaczy wyprzedzają Twoje słowa.
4. Fałszywe założenia. Ludzie przyjmują, że powiedziałaś coś czego nie powiedziałaś.
5. Wysiłek. Aktywne słuchanie wymaga skupienia i wysiłku. Zwalnia się tempo oddechu i serce bije coraz szybciej. Nikt nie wytrzyma tego za długo. Potrzebne są przerwy. Wprowadzaj elementy humoru i interakcji między słuchaczami.
6. Szum zewnętrzny. To może być hałas dobiegający z sąsiedniego pokoju. Albo Twoje gesty i ruchy odwracające uwagę słuchaczy.
7. Problemy ze słuchem. Co drugi człowiek ma jakieś problemy ze słuchem. "Czy wszyscy dobrze mnie słyszą?" to znakomite pytanie na początek prezentacji.
8. Brak widocznej korzyści. Słuchacze nie widzą korzyści w dalszym słuchaniu. Zawsze podkreślaj korzyści związane z dalszym słuchaniem.
9. Brak szkolenia. Czy słuchacze uczestniczyli kiedyś w szkoleniu kształtującym umiejętność aktywnego słuchania? Czy to będzie atrakcyjny temat na następną prezentację? Jak przedstawisz korzyści?

Słuchasz mnie jeszcze?

8. Lepszy oddech

Konsultant public relations z Wrocławia pyta:

Czy możesz polecić jakieś proste i skuteczne ćwiczenie oddechowe, które pomoże zmniejszyć stres przed wystąpieniem publicznym?

Większość z nas spędza za dużo czasu przed komputerem. W efekcie zaczynamy się pochylać i garbić. To źle wpływa na to jak mówimy. Garbienie się i nerwowość zmniejszają siłę głosu i poziom energii.

Pamiętasz kiedy rodzice karcili Ciebie, "Nie garb się". Pomogło? No to mam proste ćwiczenie, które trzeba jednak systematycznie powtarzać. Gotowy?

Ćwiczenie, które proponuję zajmuje tylko minutę i znakomicie rozciąga mięśnie, przywraca wyprostowaną postawę i sprawia, że czujesz się wyższy. Poprawia oddech, zwiększa siłę i pewność głosu.

Do wykonania ćwiczenia potrzebna jest tylko ściana.

• Stań pół metra od ściany (tyłem do ściany).
• Rozstaw stopy na szerokość ramion.
• Powoli korzystając z rąk oprzyj się plecami o ścianę (nie przesuwaj stóp).
• Sprawdź czy stopy nadal są w odległości pół metra od ściany.
• Powoli odsuwaj plecy od ściany aż jedynym punktem stycznym ze ścianą będzie tył głowy.
• Patrz przed siebie.
• Nie opieraj się o ścianę ramionami.
• Ręce trzymaj przy ciele.
• Wytrzymaj w tej pozycji przez 60 sekund.
• Odsuń głowę od ściany i stań prosto.

Od razu poczujesz ogromną różnicę w funkcjonowaniu całego ciała. Zachęcam do powtarzania tego ćwiczenia przed każdym publicznym występem (w biurze lub pokoju hotelowym).

9. Trochę zabawy na zebraniu

Kierownik marketingu w firmie odzieżowej z Gdańska pyta:

Jak rozbawić uczestników zebrania, prezentacji, konferencji lub sympozjum?

Sposobów jest tyle ilu uczestników, bo każdego bawi coś innego :-)

Oto 10 sprawdzonych pomysłów:

1. Zatrudnij zabawnego konferansjera lub satyryka. Komicy koncentrują się na czystej rozrywce. Nie mają ambicji uczenia czegokolwiek. Prezenterzy i satyrycy nie tylko rozweselają publiczność. Ci najlepsi wiedzą, że humor może służyć przekazywaniu wartościowej wiedzy.
2. Ogłoś przybycie tajemniczego gościa. Tym gościem może być znana postać, lider w branży lub sobowtór popularnego bohatera. Sprawdź czy w dniu prezentacji w okolicy będzie przebywać ktoś znany i ceniony - może znajdzie czas, żeby wpaść na chwilę.
3. Zorganizuj mały happening. Wynajmij aktora lub poproś hałaśliwego i niesfornego znajomego o wywołanie małego zamieszania. Oczywiście, wszystko musi być zaaranżowane i przygotowane. Opracuj scenariusz z zaczepnymi pytaniami i dowcipnymi odpowiedziami dla Ciebie i partnera.
4. Zaplanuj niespodziewane wydarzenie. Poproś kilku znajomych, żeby w popłochu uciekli z sali po ogłoszeniu komunikatu, że do budynku weszli inspektorzy sanepidu, którzy zamierzają zbadać czystość mankietów i kołnierzyków w koszulach.
5. Aktualności. Wszystko co wydarzy się w czasie prezentacji lub spotkania jest natychmiast przekazywane uczestnikom, najczęściej w formie komunikatu wzorowanego na informacji prasowej. Takie komunikaty dotyczące czasem trywialnych spraw podane w profesjonalny i poważny sposób wywołują salwy śmiechu.
6. Gry. Gry służą lepszemu poznaniu się uczestników i zachęcają do wymiany opinii. Na przykład, każdy uczestnik spotkania otrzymuje identyfikator innej osoby. Jego zadaniem jest odnalezienie osoby, która nosi jego identyfikator i przedstawienie się. Inna gra. Każdy uczestnik oprócz swojego identyfikatora dostaje kartę do gry. Przedstawiając się innym osobom jednocześnie sprawdza jakie mają karty i dobierają się w piątki, która dają najlepszą "rękę" w pokerze.
7. Rozdaj piłki plażowe. Uczestnicy spotkania będą się nimi bawić przed rozpoczęciem prezentacji. Na pewno widziałeś to na dużych imprezach sportowych.
8. Zorganizuj konkursy. Konkurs karaoke, mini golf, pierwsza osoba, która przyjdzie na spotkanie, kto ma najstarszy zegarek, itp.
9. Przebierańcy. Wynajmij aktorów przebranych za postaci historyczne lub związane tematycznie ze spotkaniem lub prezentacją.
10. Zabawne potrawy. Kucharze przygotują potrawy związane tematycznie ze spotkaniem - ciastka, słodycze, itp. Kiedyś mieszkałem w hotelu, którego maskotką był flaming. Wszystko w tym hotelu, także masło do śniadania, miało kształt flaminga. Ze wszystkich hoteli pamiętam tylko ten jeden.

(Punkt dodatkowy, bo zawsze staram się dawać więcej niż obiecuję.)

11. Biuletyn. Opracuj biuletyn przygotowany z okazji zebrania, prezentacji, konferencji lub sympozjum. Umieść w nim informacje o śmiesznych i zaskakujących wydarzeniach. Aktualne i zabawne zdjęcia robią znakomite wrażenie.

10. Uśmiechnij się

Egzamin

Egzaminy wstępne na dziennikarstwo. Profesor rozmawia z kandydatką.

- Co pani wiadomo na temat programu ekonomicznego dla Polski realizowanego przez ministra Hausnera?

Dziewczyna milczy.

- No to co pani wie o polityce społecznej Leszka Millera?

Dziewczyna milczy.

- A wie pani kto to jest Leszek Miller? A nazwisko Kwaśniewski z jaką funkcją kojarzy się pani?

Milczenie. Profesor myśli, że dziewczyna jest niemową.

- A skąd pani pochodzi? - pyta.

- Z Bieszczad, panie profesorze.

Profesor podszedł do okna, wygląda na ulicę i po chwili mówi do siebie: "Kurczę, może by tak wszystko rzucić i wyjechać w Bieszczady?"

Przeoczyłeś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.

Jeśli z ciekawością przeczytałeś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.

Zastrzeżenia prawne

1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.

2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.

3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.

4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.

5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).

6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.

7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.

Zastrzeżenia prawne

Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter odwiedź naszą witrynę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.

Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i mnie zasmucić) wyślij proszę na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.