PRESSENCE NEWSLETTER
(C) Pressence Public Relations

Otrzymujesz tę korespondencję, ponieważ poprosiłeś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej www.pressence.com.pl i zapisałeś się na naszą listę subskrypcyjną.

Przekaż proszę ten magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną więcej sprzedawać produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.

Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.

OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.

W numerze

1. Szacunek na szali
2. Nieetyczna ilustracja
3. Co może dla Ciebie zrobić konkurencja?
4. Informacja prasowa na piątkę
5. Uśmiechy Jasia Fasoli i Mony Lizy
6. E-mail bez emalii
7. Dziennikarz z tezą
8. Dziennikarz_nie_dziennikarz
9. Niepewność w sytuacji kryzysowej
10. Uśmiechnij się

1. Szacunek na szali

Prawdziwą wartość ma jedynie szacunek wroga.
- Antoine de Saint-Exupery

To zadziwiające, że komunikacja jest nadal jednym z największych wyzwań cywilizacji. Wszyscy jesteśmy niezwykle inteligentni, prawda? Nie damy sobie "wcisnąć kitu". Dlaczego zatem mamy tyle problemów ze zrozumieniem się nawzajem, nawet kiedy mówimy tym samym językiem?

Komunikacja. Dlatego Pressence Public Relations i nasi konkurenci nie narzekają na brak zajęcia. Z tego samego powodu "potrzebujemy" prawników do załatwienia naszych spraw przed Temidą - korzystamy też z usług negocjatorów, rozjemców i mediatorów.

Kiedy komunikacja zawodzi w rodzinie, organizacji lub państwie, niechybnie pojawiają się rozdźwięki, kłótnie i spory. Ignorowane są wzajemne interesy, a skonfliktowane strony okopują się na swoich pozycjach. Popatrzmy jak wojna w Iraku poróżniła ludzi w wielu krajach. Członkostwo Polski w Unii Europejskiej stało się przyczyną ostrych sporów nie tylko w parlamencie. Zmiana systemu opieki zdrowotnej psuje tyle krwi.

Kulejąca komunikacja

Komunikacja zwykle kuleje, kiedy ktoś nie słucha lub nie chce słuchać. Ta odmowa wysłuchania wynika z braku szacunku dla drugiej strony. Komunikacja jest dwustronną wymianą informacji. Żeby przestała działać wystarczy, że tylko jedna strona odmówi współpracy. Wystarczy, że jedna strona okaże lekceważenie i brak chęci do poznania tego co pokazuje i mówi druga osoba.

Czy ktoś słucha kogokolwiek dziś w Iraku? Kto słucha tego co ludzie mówią w sklepach o wzroście cen po wejściu Polski do Unii Europejskiej? Czy ktoś wie ile powinna wnosić składka na ubezpieczenie zdrowotne i do czego to ubezpieczenie uprawnia?

Prosty szacunek gubi się czasem w procesie komunikacji. Być może obserwowałeś to kiedy dziennikarze ścigali z kamerami swoją kolejną *ofiarę* próbując sprowokować ją do reakcji, której potem by pewnie żałowała, ale która dałaby znakomity tytuł i rewelacyjne ujęcie. Takie partyzanckie dziennikarstwo ma się dzisiaj lepiej niż kiedykolwiek.

Prawdopodobnie dostrzegłeś też przejawy braku szacunku dla różnych wzbudzających emocje kwestii jak na przykład, genetycznie modyfikowana żywność, segregacja odpadów, zanieczyszczenie powietrza, itp. We wszystkich tych sytuacjach zanegowanie czyjejś uczciwości i podważenie dobrych intencji jest ważniejsze od znalezienia rozwiązań satysfakcjonujących obydwie strony.

Dialog w komunikacji

Dialog oparty na otwarciu, wzajemnym szacunku i respektowaniu interesów drugiej strony jest chwalebnym celem każdej komunikacji, bez względu na to jak skomplikowanej i kontrowersyjnej. Taka jest przecież filozofia *dochodzenia_do_TAK*.

Najprościej oczywiście zatkać uszy i nie słuchać oponenta. Bardzo łatwo ulec pokusie rzucania oskarżeń, pokazywania manipulacji i ignorowania faktów.

Niezmiernie łatwo zrzucić na drugą stronę winę za niepowodzenie w osiągnięciu kompromisu podczas, gdy to raczej wzajemna niechęć, brak umiejętności konstruktywnego słuchania i szanowania interesów drugiej strony jest przyczyną fiaska w komunikacji.

Nie nawołuję do wspólnego śpiewania przy ognisku harcerskich piosenek i zdobywania sprawności *komunikatora_wszechczasów*. Żywię jednak głęboką wiarę, że każdy z nas może przemyśleć swój szacunek - lub jego brak - do ludzi, którzy mają odmienne zdanie. Być może przy odrobinie cierpliwości i trochę większym szacunku nasza komunikacja odzyska zachwianą równowagę. Może po prostu wystarczy na drugiej szali położyć wspólne interesy, zamiast sprzecznych. Bo wszystko zaczyna się od szacunku.

2. Nieetyczna ilustracja

"Ilustrowanie przekazów medialnych wizerunkami ludzi, których te przekazy nie dotyczą, jest niezgodne z zasadami Karty Etycznej Mediów," oświadczyła Rada Etyki Mediów. Odniosła się w ten sposób do okładki tygodnika "Wprost" z 18 kwietnia 2004, na której widniały zdjęcia trojga polityków: Aleksandry Jakubowskiej, Wiesława Kaczmarka i Marka Pola z oczami zasłoniętymi czarnym paskiem. Poniżej tytuł i podtytuł artykułu: "Partia lewej kasy korumpuje demokrację" i "Uczciwy jak polityk".

Rada Etyki Mediów napisała, "okładka sugeruje, iż w artykule znajdziemy informacje o nieuczciwym zachowaniu tych osób i ich partii. Tymczasem w tekście nie znalazły się żadne informacje ani podejrzenia o występującym na zdjęciu wicepremierze Marku Polu i Unii Pracy. Niezależnie od odczuć społecznych na ten temat - taka ilustracja z podobnym podtytułem staje się pomówieniem i nie spełnia wymogów wiarygodności".

Rada skomentowała też wypowiedź zastępcy redaktora naczelnego tygodnika, Piotra Gabryela, który powiedział, że możliwość działania prasy wobec wizerunków osób publicznych jest dużo dalej posunięta niż wobec osób prywatnych.

"Jest oczywiste, że osoby publiczne muszą się liczyć z wykorzystywaniem ich wizerunku w różnych kontekstach. Szacunek dla ludzkiej godności wymaga jednak, by było to każdorazowo umotywowane," napisała Rada Etyki Mediów.

No tak. W mediach pracują ludzie, którzy - jak każdy z nas - mają prawo do błędu. Tłumaczenie tygodnika pokazuje, że nie wszyscy umieją zrozumieć swoje błędy. I to już jest problem.

Dziennikarstwo rzadko kiedy jest obiektywne. Dobrzy dziennikarze zdają sobie z tego sprawę. Podobnie jest z public relations. I dobrzy praktycy PR też o tym wiedzą.

Zanim więc zadzwonisz do redakcji z pretensjami za opublikowanie niekorzystnego zdjęcia Twojego szefa, pominięcie jego obecności na aukcji charytatywnej lub wyrwany z kontekstu cytat spróbuj na chwilę wejść w skórę dziennikarza/redaktora. Dlaczego redakcja tak postąpiła? Z niechęci, roztargnienia, braku czasu lub wyboru? Zastanów się jak Ty byś się poczuł, gdyby ktoś z newsroomu zadzwonił do Ciebie ze skargą na nieobiektywne opisanie produktu w informacji prasowej, niedotrzymanie terminu lub przesłanie zdjęcia złej jakości.

Jeśli jednak dojdziesz do wniosku, że Twoje prawa zostały rzeczywiście naruszone musisz ustalić na czym to uchybienie polega. Czy chodzi o błąd rzeczowy czy odmienną od Twojej interpretację faktu?

Błędy rzeczowe łatwiej korygować. Fakt to fakt i trudno nad nim deliberować. Przedstaw prawdziwy stan rzeczy i dołącz niezbędną dokumentację, która potwierdza, że to Ty masz rację. Może to wystarczy, żeby dziennikarz przyjął sprostowanie.

Inaczej rzecz ma się z dziennikarzem, który ma po prostu inne zdanie. Wtedy najlepiej od razu wyjaśnić, że chodzi o różnicę ocen i Twoim zamiarem jest przedstawienie swojego punktu widzenia, a jeśli dziennikarz uzna to za pożyteczne także jego czytelnikom. Przedstaw krótko swój pogląd i jego uzasadnienie. Wyjaśnij dlaczego powinni go poznać także czytelnicy, słuchacze lub widzowie. Nie atakuj osobiście dziennikarza. Im więcej będziesz odwoływać się do jego interpretacji i wskazywał rozbieżność ocen, tym bardziej zasadna będzie potrzeba publikacji Twoich poglądów. Na koniec zapytaj czy dziennikarz mógłby pomóc w publikacji tego, co powiedziałeś.

Mój kolega w redakcji lokalnej gazety kiedy dzwoni rozżalony czytelnik włącza magnetofon i pyta, "OK. To jaki jest Pana punkt widzenia?" Dlatego miej zawsze pod ręką przygotowaną krótką wypowiedź do wykorzystania przez dziennikarza.

Jeśli nie udaje się wypracować sensownego kompromisu, lepiej zrezygnuj z dalszych interwencji. Chyba, że doszło do karygodnego zaniedbania grożącego poważnymi stratami dla Twojej organizacji. Wtedy poproś o spotkanie z redaktorem naczelnym lub redaktorem prowadzącym wydanie. Możesz też starać się o przedstawienie sprawy na kolegium redakcji. Wytłumacz, że Twoim celem jest pokazanie innego punktu widzenia i doprowadzenie do lepszej współpracy w przyszłości. Niektórzy szefowie redakcji zgodzą się na takie spotkanie, inni nie.

3. Co może dla Ciebie zrobić konkurencja?

Nowy klient - lub mówiąc dokładniej ktoś podający się za klienta - zamówił monitoring wycinków prasowych na pięć haseł. Interesowały go trzy tytuły prasowe: Rzeczpospolita, Gazeta Wyborcza i Fakt. Przyjął naszą pierwszą ofertę. Nie targował się o cenę. Współpracę chciał rozpocząć od zaraz. Zniknął tak szybko jak się pojawił.

Inny klient był zainteresowany szkoleniami medialnymi. Pytał o wszystkie szkolenia. Dziwne? Zwykle klient pyta o szkolenie, które odpowiada jego potrzebom. Czasem prosi o pomoc w doborze rodzaju i poziomu szkolenia medialnego. Kiedy zapytałem jak chce wykorzystać te informacje, usłyszałem, "bo mnie to interesuje". Tak nie zachowuje się klient, który jest zainteresowany usługą.

Formularz prenumeraty naszego newslettera wypełniła pracownica konkurencyjnej agencji public relations. Każdy taki wpis wprawia nas w dobry humor. W szampańskim humorze jesteśmy, kiedy jeszcze pojawi się prawdziwe nazwisko. Jak to sprawdzamy? Mamy swoje metody :-)

Duże organizacje wydają miliony na monitoring konkurencji. Zakładam, że nie dysponujesz nieograniczonym budżetem. Dlatego proponuję metody, które nie wymagają dużych nakładów. Po pierwsze, zdefiniuj najważniejszych konkurentów. Sporządź ich listę. Następnie poszukaj odpowiedzi na następujące pytania:

1. Który produkt/usługa jest bezpośrednią konkurencją dla Twojej oferty?
2. W czym Twój produkt/usługa przewyższa ofertę konkurencji?
3. O ile lepsza jest oferta konkurencji od Twojego produktu/usługi?
4. Jak wypada bezpośrednie porównanie Twojej oferty z produktami/usługami konkurencji?
5. Jakie są plany konkurencji? Jak to wpłynie na Twoją działalność/sytuację?
6. Z kim współpracuje konkurencja? Dlaczego?

Dodatkowo, chciałbyś też poznać konkurencję, której jeszcze nie znasz. Nowa firma, która znienacka pojawia się na rynku i wchodzi w niszę, której nie zauważyłeś lub nie doceniłeś. Dlatego potrzebujesz jeszcze innych informacji:

1. Jakie trendy w branży mogą wpłynąć na to, co robisz?
2. Czego potrzebują Twoi klienci?

"Wygląda nieźle," powiesz, "ale jak mogę zdobyć te informacje?" Jest mnóstwo sposobów i wcale nie musisz uciekać się do zatrudniania szpiega gospodarczego.

Oto kilka metod, które pozwolą zwiększyć Twój kapitał wiedzy o konkurencji.

1. Audyt o konkurencji. Taki audyt zakłada uzyskanie informacji klientach, dostawcach, partnerach i pracownikach konkurencji. Pytania dotyczą mocnych i słabych stron konkurencji, planów i działań.
2. Wycinki prasowe. Firmy zajmujące się monitoringiem mediów przeszukują publikacje zgodnie z wybranymi hasłami (nazwa firmy, produkt/usługa, terminy techniczne/słowa najczęściej używane w branży). Po zakończeniu pracy przygotowują raport o konkurencji. Taki monitoring można też wykorzystać do śledzenia trendów branżowych.
3. Dokumenty publiczne. Jeżeli konkurencja jest firmą państwową, z udziałem Skarbu Państwa lub spółką giełdową, możesz zapoznać się z jej raportem rocznym. Możesz przeczytać o wynikach sprzedaży i planach na przyszłość. To bardzo pożyteczna wiedza. Jak zdobyć taki raport? Zadzwoń do firmy i powiedz, że przygotowujesz analizę branżową (właśnie taki jest Twój cel, prawda?). Dla bezpieczeństwa podaj adres prywatny.
4. Bazy danych. Przeszukaj dostępne bazy danych pod kątem haseł związanych z konkurencją. Kiedyś takie badanie wykazało, że konkurent naszego klienta zmieniał siedziby zawsze listopadzie. Inny skrócił o połowę czas płatności kooperantom. Jeszcze inny współpracował jednocześnie z dwoma dostawcami usług internetowych.
5. Profil firmy. Są firmy, które zajmują się przygotowywaniem raportów firmowych. Za umówione honorarium otrzymasz pełny profil interesującej Ciebie firmy łącznie z historią kredytową, wielkością obrotów, listą wierzycieli i nawet zarobkami członków zarządu.
6. Odsyłacze w Internecie. Jeśli konkurencyjna firma ma witrynę WWW, możesz sprawdzić, które witryny mają odsyłacze (linki) do tej strony. To da Ci informacje o jej partnerach i tworzonych aliansach. Operacja jest bardzo prosta. Wejdź na stronę popularnej wyszukiwarki (na przykład, Google, Alta Vista, Yahoo) i w okienku wyszukiwań wpisz hasło: "link:konkurent.com" (gdzie "konkurent.com" oznacza adres WWW konkurencji). Sprawdź też w sekcji odsyłaczy z jakimi witrynami łączy się strona konkurencji.
7. Zostań klientem. Jednym z najskuteczniejszych sposobów poznania mocnych i słabych stron konkurencji jest wcielenie się w jej klienta. Kup produkt. Skorzystaj z usługi. Przejdź cały proces od złożenia zamówienia do sfinalizowania transakcji. Czy firma utrzymuje kontakt z klientem po zakupie? Zadzwoń z reklamacją. Jak Ciebie potraktowano? Ile musiałeś czekać na kontakt z właściwą osobą? Czy firma szybko do Ciebie oddzwoniła?
8. Nastaw uszu. Przyjdź na konferencję lub prezentację z udziałem konkurencji. Dowiedz się co mówią o branży i jak opisują swoją pozycję i rolę. Zostań członkiem stowarzyszeń i związków, do których należy konkurencyjna firma. Bądź jej cieniem.
9. Po prostu - zapytaj. No tak. To bardzo odważne posunięcie. Ale coraz więcej firm przekonuje się, że szukanie sojuszników w branży przynosi więcej korzyści niż tworzenie sobie wrogów. Dlaczego nie zaprosić konkurenta na obiad? Nawet jeśli publicznie drzecie ze sobą koty, takie spotkanie nie musi zakończyć się tłuczeniem talerzy. Porozmawiajcie o tym co was łączy, co dzieli. Czy są dziedziny, w których możecie wspólnie działać? Może jest klient za duży dla was do indywidualnej obsługi, ale razem w sam raz.

Po zakończeniu analizy konkurencji najprawdopodobniej nabierzesz do niej większego respektu. Znajomość słabych stron pozwoli Ci pracować w mniejszym stresie. Zawsze lepiej działać z diabłem, którego znasz niż z tym, o którym nic nie wiesz, prawda?

Komentarz Czytelniczki

Do moich zadań należy m.in. gromadzenie informacji wszelkiego rodzaju - o klientach, konkurentach, funduszach unijnych przeznaczonych np. na ochronę środowiska. Wiele informacji można zdobyć bez uciekania się do podstępu.

Ostatnio przygotowałam opracowanie o rynku odpadów komunalnych. W tym przypadku podstawą był Internet (bez podłączenia do sieci jesteś martwy ;-)), czasopisma branżowe, Krajowy Plan Gospodarki Odpadami (w Monitorze Polskim), informacje o przetargach z ostatnich lat.

Są jeszcze wywiadownie gospodarcze, ale czasami to strata pieniędzy. Niczego odkrywczego nie prezentują, a zdarza się, że są nierzetelne (w zamówionym raporcie znalazłam błędy w numerze KRS i NIP). Systematyczny monitoring rynku procentuje. Tworzenie bazy wiedzy w inżynierskiej firmie usługowej to podstawa.

Spółki akcyjne (i nie tylko SA) na swoich stronach internetowych zamieszczają e-biuletyny, raporty roczne, relacje ze spotkań i eventów, nawet informacje o systemie identyfikacji wizualnej.

Kluczowi klienci mojej firmy to elektrownie i elektrociepłownie zawodowe. Ich strony internetowe są coraz lepsze. Kilka elektrowni prowadzi profesjonalne działania komunikacyjne - zarówno z otoczeniem zewnętrznym, jak i komunikację wewnętrzną. Najbardziej podobają mi się gazety Elektrociepłowni Wybrzeże (regularnie informują pracowników o strategii marketingowej, programach motywacyjnych, podają również wyniki badań audytów komunikacyjnych itd. - zastanawiam się tylko, czy wszystkie opisy są zrozumiałe dla przeciętnego pracownika elektrowni), Elektrowni Rybnik i Południowego Koncernu Energetycznego.

Newsletter mojej firmy subskrybuje kilku konkurentów. Nie widzę w tym nic zdrożnego. Do newslettera przygotowujemy informacje, które nie są tajemnicą.

A propos tajemnic... Czasami szukam kontaktów w firmach, które potencjalnie mogą być naszymi klientami. Pytam wtedy np. o głównego energetyka, albo kierownika działu energetycznego, czasami prezesa. Proszę o podanie imienia i nazwiska i bezpośredniego telefonu (służbowego oczywiście). Śmieszy mnie, gdy słyszę, że pani/pan po drugiej stronie nie może udzielać takich informacji, bo to "tajemnica firmy", bo obowiązuje ustawa o ochronie danych osobowych itp. A przecież prezes to nie tajny wspólnik. "Wszystko, co powiesz, może być użyte przeciwko Tobie?" Na szczęście takich sytuacji jest coraz mniej.

Ciekawym doświadczeniem są próby uzyskania informacji (i to tych jawnych, bez klauzuli "tajne") w ministerstwach. Ale to dłuższa historia...

Katarzyna Lukoszek - Energopomiar Sp. z o.o. - Gliwice

4. Informacja prasowa na piątkę

Jedna strona A4, podwójne odstępy między liniami, czcionka 12 punktów. I nic.

Jeżeli zajmujesz się public relations, na pewno zdarzyło Ci się to choć raz w życiu. Informacja prasowa przygotowana zgodnie z arkanami sztuki PR została zlekceważona przez dziennikarzy.

Kiedy pracowałem w radiu i telewizji - jako redaktor i wydawca - przez moje ręce przeszły tysiące informacji prasowych. Żadnej nie wyrzuciłem tylko dlatego, że nie była napisana według wytycznych z książek i szkoleń public relations.

Dziennikarz - szczególnie ten, którego goni termin - nie zwraca uwagi na takie detale.

Jest jednak pięć rzeczy, które naprawdę się liczą - bez nich Twoja informacja prasowa dużo nie zdziała.

Oto pięć testów, które musi zaliczyć każda informacja prasowa:

Krótko mówiąc, media chcą trzymać ludzi daleko od wyłączników i pilotów. Daj informacje, które skłonią ich do oglądania, słuchania i czytania, a w zamian dostaniesz, co chcesz.

Jesteś gotowy zdać ten test na piątkę?

Jak napisać informację prasową

5. Uśmiechy Jasia Fasoli i Mony Lizy

Jakie są podstawowe zasady dramatu?
Żeby pierwszy akt był przejrzysty, ostatni - krótki,
a przede wszystkim, żeby w trzecim nie było więzienia.
- Aleksander Dumas, ojciec

Obejrzałem dwa bardzo odmienne filmy. Pierwszy "Jaś Fasola" z brytyjskim komikiem Rowanem Atkinsonem. Głupawy i niezdarny gapa. Neurotyczny pechowiec o twarzy jak z plasteliny. Gagi rodem z filmu niemego. Prosty, przerysowany, fizyczny humor.

Drugi film - "Uśmiech Mony Lizy" z Julią Roberts. Jeszcze raz udało jej się uwieść mnie wyjątkową urodą, przepięknym uśmiechem i naturalnym ciepłem.

Te dwa tak różne filmy są znakomitą ilustracją jak magiczna jest moc śmiechu i jak przejmujący może być nieprzerysowany dramat.

Przerysowany humor

Kiedy chcesz wywołać śmiech możesz posłużyć się sprawdzonym żartem. Dobrze opowiedziany dowcip jest jak muzyka jazzowa - ma swój rytm, modulację, nastrój i dramaturgię. Akcent w złym miejscu zabrzmi jak dysonans i zepsuje puentę. Połączenie komediowej struktury z odpowiednimi słowami daje pożądany efekt - szczery śmiech i zdrowy relaks. Nie musi to być histeryczny wybuch śmiechu, ale kiedy starasz się być zabawny każdy śmiech jest lepszy od krępującej ciszy.

Kiedy pragniesz wywołać głośny, zaraźliwy śmiech dobrze jest pamiętać o rytmie opowieści. To pole, na którym wybornie czuje się Rowan Atkinson - mistrz zakłopotania, kolekcjoner niefortunnych zbiegów okoliczności, profesor głupich min. Swoją twarz wykorzystuje jak Michał Anioł używał pędzla. Jest ucieleśnieniem powiedzenia, że śmiech najlepiej smakuje na surowo.

Nie sugeruję, że każdy dowcip ma wzbudzać salwę śmiechu. Chcę tylko powiedzieć, że od Jasia Fasoli dużo można się nauczyć. Niektóre jego gesty i zachowania są bardzo subtelne. Podpatrując mistrzów poznasz tajemnice humoru. Dobry dowcip to dużo więcej niż śmieszna anegdota.

Przyglądając się gagom Mr Fasoli zauważysz, że często wywołuje śmiech nie mówiąc żadnego słowa. Potrzebuje wykreować sytuację, by następnie wykonać kilka nieskoordynowanych gestów w środowisku, które go lekceważy i którego sam nie rozumie. Jak dobry jazzman improwizuje grając ciałem, grymasami w rytm melodii, którą tylko on słyszy. Głupota w jego wykonaniu ma swoją elegancję.

Twoja *wesoła_praca_domowa* w tym tygodniu polega na wypożyczeniu filmu z Jasiem Fasolą i jego uważne obejrzenie. Zawsze kiedy się uśmiechniesz, zatrzymaj DVD i zastanów się co Ciebie rozśmieszyło. Przyjrzyj się trzem konkretnym rzeczom:

1. Ruchy ciała - postawa, gesty, potknięcia, upadki
2. Mimika - próżność, figlarność, niecierpliwość, zakłopotanie, irytacja, naiwność
3. Dźwięki i słowa - głośność, modulacja, głupkowate dźwięki

Niedopowiedziany dramat

W "Uśmiechu Mony Lizy" Julia Roberts śmieje się od ucha do ucha i płacze tak, że serce się kraje. Śmiech jak fontanna radości. Oczy pełne uczucia.

Julia gra rolę nauczycielki historii sztuki w bardzo konserwatywnej uczelni Wellesley College. Jest taka scena, kiedy stoi w ogromnej sali wykładowej przed pierwszym wykładem. Jest pełna obaw. Wiemy o tym z poprzedniej sceny, w której ociąga się z wejściem do sali.

Rozpoczyna wykład od pokazu serii dzieł sztuki. Zanim nauczycielka zdąży cokolwiek powiedzieć ambitne studentki podają najważniejsze informacje o pokazywanych dziełach. Widać, że wcześniej opanowały nowy materiał i teraz popisują się swoją wiedzą. Przed Julią nerwowa próba sił.

To chwila kiedy możemy nauczyć się czegoś o dramacie. Każdy nowy slajd to nowy atak klasy. Poddawana trudnej próbie przez studentki stara się odzyskać kontrolę nad grupą. Nauczycielka nie ujawnia uczuć, ale widzowie widzą na jej twarzy efekty tych ataków. Jej reakcje są bardzo delikatne. Widzimy jak walczy z sobą, żeby nie pokazać klasie jak bardzo czuje się zraniona. Niemal słyszmy jej "wewnętrzny monolog".

Oczy ma wilgotne, ale łez nie widać. Ruchy i gesty oszczędne. Głos lekko się łamie. W dobrze skonstruowanej opowieści to zazwyczaj moment, który poprzedza przełom.

Najbardziej dramatyczne momenty to te, kiedy aktor nic nie robi. Wykorzystanie ciszy wypełnionej emocjami i umieszczonej w czytelnym kontekście daje największe napięcie. Od akcji filmu ważniejsza jest nasza reakcja wobec aktora. Przez najbliższy miesiąc oglądając filmy w telewizji i kinie uważnie przyglądaj się pracy aktorów. Zwróć uwagę jak "wygrywają" ciszę i milczenie.

Konkluzja

Umiejętne dozowanie napięcia i przeplatanie wystąpienia humorem sprawia, że audytorium wczuwa się w Twoją opowieść, a nie tylko jej słucha - w efekcie dłużej i dokładniej ją pamięta.

6. E-mail bez emalii

Yo ziomalu! Przeczytałem w nagłówku listu.

Listy elektroniczne (e-mails) często pisane są szybko, niestarannie i bez głowy.

Oto 10 praktycznych wskazówek jak poprawić swój wizerunek w Internecie i codziennych kontaktach z klientami.

7. Dziennikarz z tezą

Rzecznik prasowy urzędu miasta pyta:

Czasem dziennikarz przychodzi na wywiad z określonym nastawieniem i mam wrażenie, że zna odpowiedzi na pytania, które chce zadać. Wygląda na to, że potrzebuje tylko tych fragmentów moich odpowiedzi, które pasują do jego tezy. Jak traktować takiego dziennikarza?

To odwieczny temat. Jak rozmawiać z dziennikarzem, który wie wszystko?

Niektórzy dziennikarze rzeczywiście zachowują się jakby wiedzieli więcej niż ich rozmówca. Czasem jest to sprawa charakteru, czasem rezultat dokładnego przygotowania się do rozmowy. Nie wydaje mi się, że jest dziennikarz, który nie przychodzi na wywiad z jakimś nastawieniem. Kłopot zaczyna się wtedy, kiedy oprócz swojego uprzedzenia, nie ma nic więcej do zaoferowania.

Każdy reporter - tak jak praktyk public relations - ma swój indywidualny styl, doświadczenie, poziom inteligencji, talent i kontakty. Każdy z nas jest inny i zrozumienie tego, co ktoś chciał powiedzieć jest równie trudne jak odgadnięcie rozmiaru buta rozmówcy przez telefon. Widzę jednak światełko w tym tunelu. Nazywa się *ziarno niepewności*.

Kiedy wracam pamięcią do moich dziennikarskich dni przypominam sobie, że zmieniałem nastawienie do tematu lub rozmówcy, kiedy udało się zasiać w moim umyśle *ziarno niepewności*. Nie chodziło o podważanie faktów lub moich opinii, ale przedstawienie nowych lub dodatkowych informacji i pokazanie sytuacji w nowym - korzystnym dla rozmówcy - świetle. Oto coś co nie pasuje to mojej koncepcji. Im więcej wiem, tym lepiej dla drugiej strony.

Teoria *ziarna niepewności* nie sprawdza się wobec każdego dziennikarza. Reporter, który jest na Ty ze wszystkimi najważniejszymi w Twojej branży i wierzy tylko swoim sprawdzonym przez lata źródłom, nie jest zainteresowany świeżym spojrzeniem. W takim przypadku, praktycznie jesteś bez szans. Sam tego kilkakrotnie doświadczyłem, kiedy spotkałem się z niesprawiedliwym komentarzem. Parafrazując delikatnie te słowa usłyszałem: "Na drzewo!".

Jeśli czujesz, że reporter jest uprzedzony do Twojej organizacji, musisz wykazać więcej zapobiegliwości. Umów się z nim na przyjazną pogawędkę przy kawie. Nie oskarżaj go o złe intencje, ale daj do zrozumienia, że - według Ciebie - w opublikowanym artykule zabrakło jasności i obiektywizmu. Zapytaj jak możesz to poprawić. Oczywiście, takie bezpośrednie spotkania nie zawsze dają spodziewane efekty. Stąd potrzeba kreatywności.

Dwa osobiste przykłady.

Duża firma budowlana miała znakomite relacje z dziennikarzem z mojej byłej redakcji. W zamian za pierwszeństwo w dostępie do newsów z branży dziennikarz gwarantował firmie pozytywne relacje na antenie ogólnopolskiej. Robi to zresztą do dzisiaj. Rzecznik bał się cokolwiek mi powiedzieć, bo przecież firma miała nieformalną umowę z moim kolegą. Możesz się domyślać jakie było moje nastawienie do tej firmy. Chciałem, żeby była ukarana. Kiedy w końcu firma poczuła, że gra nie jest warta świeczki, zmieniła swoją politykę informacyjną i także mnie dała dostęp do wszystkich informacji.

To prowadzi do drugiego przykładu. Kiedy na nasz rynek zaczęły trafiać tanie ręczniki z Dalekiego Wschodu, znajomy z polskiej firmy włókienniczej przesyłał mi regularnie informacje o rozwoju wypadków. Nie potrafił jednak wytłumaczyć jak to wszystko się zaczęło. Rzecznik innej firmy przysłał mi po dwóch dniach informację prasową na... zupełnie inny temat. I jak tu nie mieć uprzedzeń?

Rzecznik małej firmy przysłał mi za to komplet materiałów na ten temat w ciągu dwóch godzin. Widać uznał: "Ten facet zna się na rzeczy. Warto w niego inwestować dzieląc się informacjami. Może dzięki temu zyskamy jego przychylność."

Kiedy mówimy o nastawieniu lub uprzedzeniu wszystko sprowadza się do dostępu do informacji. Jeżeli czujesz, że dziennikarz lub gazeta, która pisze o Twojej branży nie lubi Ciebie i nie akceptuje tego, co robisz, postaraj się zrobić wszystko, aby zmienić to nastawienie. Najprostszym sposobem jest spokojne przedstawienie swojego punktu widzenia.

W przypadku pojedynczego reportera najlepiej działa bezpośrednie spotkanie. Jeśli reporter odmawia - czyli jest naprawdę źle - zaproponuj spotkanie, w którym weźmie też udział jego przełożony, sekretarz redakcji lub redaktor naczelny.

Musisz pamiętać, że większość redaktorów stanie po stronie reportera. Aby nie wyjść na głupca, nie sugeruj, że wszyscy się na Ciebie uwzięli. Powiedz co Ci się nie podoba i zapytaj czy jest sposób, aby gazeta przedstawiła także Twój punkt widzenia. Przynieś na spotkanie artykuły, które ewidentnie ujawniają uprzedzenie reportera i pokaż jak - bez zmiany ogólnego wydźwięku - artykuł mógłby być bardziej sprawiedliwy. Jeżeli w artykule są błędy lub nieścisłości, nie omieszkaj o nich powiedzieć.

Większość uprzedzeń i nieporozumień jest wynikiem złej komunikacji pomiędzy dziennikarzem/redakcją i praktykiem public relations/organizacją. Aktywna i systematyczna komunikacja z dziennikarzami, którzy piszą o Twojej branży i ustawienie się w roli wiarygodnego źródła informacji pozwoli Ci być lepiej postrzeganym i zrozumianym niż konkurencja. Nie zmienisz nastawienia prasy, ale lepiej wyjaśnisz, co jest dla Ciebie najważniejsze. A w public relations chodzi przecież o komunikację z tezą, prawda?

Jazda PRóbna - symulowany wywiad z dziennikarzem

8. Dziennikarz_nie_dziennikarz

Pracownik marketingu w portalu internetowym pyta:

Codziennie odbieram kilka telefonów od dziennikarzy. Nazwiska niektórych nic mi nie mówią. Jak sprawdzić czy dziennikarz jest tym za kogo się podaje?

Wolność prasy nie oznacza swobodnego dostępu w każdej chwili do każdego pracownika organizacji. Praktyk public relations powinien standardowo sprawdzać czy dziennikarz jest rzeczywiście osobą, za którą się podaje. Dotyczy to oczywiście nowych kontaktów. Nikt przecież nie zagląda sąsiadowi do dowodu osobistego.

Na szczęście jest kilka sposobów chroniących Twoją organizację przed kontaktem z *dziennikarzem_nie_dziennikarzem*.

1. Sprawdź czy temat rzeczywiście został zamówiony przez redakcję.

Wolni strzelcy (dziennikarze niezatrudnieni na etacie) często piszą artykuły kierując się tylko swoim wyczuciem i nie wiedzą czy uda im zainteresować jakąkolwiek redakcję. Sami wymyślają temat, szukają i wybierają rozmówców. Jeżeli nie wiesz czy artykuł ujrzy światło dzienne, zgoda na rozmowę jest nieco nierozważna – strata czasu Twojego szefa i poczucie wykorzystania.

Bardzo często dziennikarz będzie utrzymywał, że temat został rzeczywiście zamówiony podczas, gdy był on tylko omówiony.

Aby chronić organizację przed marnowaniem czasu na rozmowę na "omówiony" temat, powinieneś także zapytać dziennikarza o ...

2. Nazwisko redaktora wydania.

Taka prośba rozwieje wszelkie wątpliwości. W odpowiedzi możesz spotkać się z trzema reakcjami:

• Dziennikarz odmówi odpowiedzi argumentując, że to wewnętrzna sprawa redakcji. Takie zachowanie reportera musi prowadzić do odmowy kontaktu z rozmówcą.
• Dziennikarz poda nazwiska kilku redaktorów sugerując, że konkretna decyzja w sprawie publikacji jeszcze nie zapadła. Dlatego wstrzymaj się z decyzją do chwili, kiedy będzie jasne, który konkretny wydawca zlecił temat.
• Dziennikarz bez oporu poda nazwisko redaktora. To z kolei prowadzi do następnego kroku jakim jest ...

3. Telefon do redaktora wydania.

Postaraj się dotrzeć do najważniejszej osoby w redakcji, aby potwierdzić zlecenie tematu.

Większość redaktorów zrozumie tę ostrożność i albo potwierdzi zlecenie tematu lub nie. W każdej sytuacji będziesz mądrzejszy.

Co więcej, jeśli temat jest prawdziwy, taka rozmowa będzie uzasadnioną okazją do zapytania o ...

4. Więcej informacji.

Redaktor wie więcej od dziennikarza o temacie artykułu. On lepiej odpowie na pytania:

• Jaki jest zakres tematu?
• Dlaczego gazeta interesuje się tym tematem?
• Z kim jeszcze będą przeprowadzone wywiady?
• Kiedy artykuł będzie opublikowany?
• Dlaczego redakcja chce rozmawiać z Twoją organizacją?

Na koniec, rozmowa z redaktorem może prowadzić do prośby o...

5. Opisanie oczekiwań i potrzeb dziennikarza na piśmie.

Poproś dziennikarza o sformułowanie na piśmie – na firmowym papierze gazety – zakresu opisywanego tematu i tematyki pytań. Ten list możesz pokazać szefowi firmy.

Oczywiście żaden dziennikarz nie przekaże dokładnej listy wszystkich pytań, ale zawsze coś napisze – to coś jest lepsze od niczego.

9. Niepewność w sytuacji kryzysowej

Rzecznik prasowy w firmie informatycznej z Wrocławia pyta:

Kiedy wybucha kryzys mamy mało informacji. Za mało. Poruszamy się po *zaminowanym* terenie. Jak radzić sobie z tą niepewnością?

Na początku więcej nie wiemy niż wiemy. Zgoda. Ale wiedza o tym czego nie wiemy też jest jakimś kapitałem. Kapitałem, którym należy się umiejętnie podzielić. Jak się zachować, żeby nie narobić sobie dodatkowych kłopotów?

Oto 10 praktycznych i sprawdzonych taktyk komunikacyjnych:

1. Nie czekaj aż media pokażą Ci czego nie wiesz. Pierwszy przyznaj się do swojej niewiedzy. Powiedz czego jesteś bardziej pewny, czego mniej.
2. Określ granice swojej niewiedzy. Co jest możliwe? Co prawdopodobne? ("Nie można wykluczyć, że...")
3. Powiedz co zrobiłeś dotychczas i co robisz, żeby zredukować niepewność. ("Sprawdziliśmy do tej pory...")
4. Jeśli poziom niewiedzy jest niski lub trudny do zredukowania, powiedz to jasno. Niczego nie obiecuj na wyrost.
5. Wyjaśnij przyczyny swojej ostrożności. Dlaczego dmuchasz na zimne? ("To jest niezwykle delikatna kwestia...")
6. Podaj szacunki nie tylko swoje, ale także z innych źródeł.
7. NIGDY nie mów, "Nie ma dowodów, że...", jeżeli rzeczywiście nie przeprowadziłeś badań testujących prawdopodobieństwo wystąpienia problemu.
8. Podkreśl, że podjęcie stosownych działań prewencyjnych może być ważniejsze od szukania stuprocentowej pewności. ("Na wszelki wypadek odcięliśmy dopływ gazu, wody i energii elektrycznej...")
9. Potwierdź, że widzisz rozbieżność opinii jak należy postąpić. ("Wiemy, że są inne opinie na ten temat...")
10. Zachęcaj ludzi do działań zmierzających do wyjaśnienia problemu i zredukowania niepewności.

Porady ekspertów zarządzania kryzysem

10. Uśmiechnij się

Życie jak z reklamy

Pobudka!

Nokia, Colgate, Nescafe, Turek, Orbit.
Renault, HP, Canon, Nokia, Nokia, Canon, Nokia.
McDonalds, Coca Cola, Orbit.
HP, Canon, Nokia, Nokia, Nokia. Renault.
Żywiec.
Żywiec.
Tesco.
Żywiec. Żywiec. Żywiec. Żywiec.
McDonalds, Coca Cola, Orbit.
Nokia... Nokia.
Durex.
Nokia.
Colgate.

Dobranoc!

Przeoczyłeś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.

Jeśli z ciekawością przeczytałeś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.

Zastrzeżenia prawne

1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.

2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.

3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.

4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.

5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).

6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.

7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.

Zastrzeżenia prawne

Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter odwiedź naszą witrynę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.

Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i mnie zasmucić) wyślij proszę na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.