| Pressence Public Relations | Pressence Newsletter | Numer 185 / 1 stycznia 2018 |
| Wydawca: Bogusław Feliszek | biuro@pressence.com.pl | www.pressence.com.pl |
Liczba prenumeratorów – 690 osób
Otrzymujesz ten newsletter, ponieważ poprosiłeś/aś o to Pressence Public Relations na stronie internetowej www.pressence.com.pl i zapisałeś/aś się na naszą listę subskrypcyjną.
Przekaż proszę nasz magazyn (e-zine) każdemu z Twoich znajomych, którzy tak jak Ty dbają o swój wizerunek, wiarygodność i dobre imię, pragną sprzedawać więcej produktów lub usług, chcą promować społecznie pożyteczną ideę.
Jeśli ktoś wykorzystał ten adres e-mail bez Twojej zgody, prosimy o kontakt: newsletter@pressence.com.pl.
W przypadku znalezienia tej wiadomości w folderze ze *spamem*, będziemy wdzięczni za dodanie naszego adresu e-mail i domeny do bezpiecznych nadawców w ustawieniach konta pocztowego.
OCHRONA PRYWATNOŚCI: Pressence Public Relations nie udostępni nikomu Twojego adresu e-mail. Słowo.
SZKOLENIE KRYZYSOWE – OFERTA SPECJALNA
Zapraszamy w styczniu na szkolenie z komunikacji kryzysowej w Warszawie.
Z oferty specjalnej mogą skorzystać tylko prenumeratorzy "Pressence Newsletter" i osoby, które polubiły nasz profil na Facebooku.
Więcej informacji o naszym szkoleniu jest tutaj.
MEDIA GAPA 2017
Hanna Gronkiewicz-Waltz, prezydent Warszawy, otrzymała tytuł "Media Gapa 2017" za wypowiedź: "Nigdy nie ingerowałam w procesy reprywatyzacji." (GazetaPrawna.pl, 26.06.2017.)
Drugie miejsce otrzymał prezydent Andrzej Duda za stwierdzenie: "Moje ustawy ws. sądów nie łamią konstytucji i są dobrymi ustawami." (TVN 24 "Kawa na ławę", 26.11.2017.)
Trzecie miejsce przypadło byłej premier Beacie Szydło za zdanie: "Nie ma konfliktu między szefem MON Antonim Macierewiczem a prezydentem Andrzejem Dudą." (RMF24.PL, 1.04.2017.)
Więcej informacji jest tutaj.
MEDIA GAPA – STYCZEŃ 2018
"Nie brałem łapówek od Rosjan." – Waldemar Pawlak, były wicepremier. Onet.pl, 27.12.2017.
Media Gapa to osoba, która zapomina, że powtarzanie w mediach fałszywych, negatywnych i niesprawiedliwych oskarżeń, komentarzy i spekulacji zwiększa ryzyko wprowadzenia ich do debaty publicznej oraz zmniejsza kontrolę nad tym, co się o niej mówi, jak się ją postrzega i jak to wpływa na jej reputację.
W numerze
1. Komunikacja kryzysowa z perspektywy konsumenta
Żeby widzieć jasno,
wystarczy zmienić perspektywę.
– Antoine de Sainte-Exupery
W komunikacji kryzysowej częstym błędem jest skupienie się na własnych potrzebach (co chcemy i/lub możemy powiedzieć). Wiele firm, instytucji i organizacji myśli wtedy przede wszystkim o sobie.
W sytuacji kryzysowej priorytetem powinny być informacje ważne dla konsumentów – trzeba spojrzeć na kryzys oczami tych, którzy najdotkliwiej odczuli skutki kryzysowego zdarzenia.
Komunikacja zorientowana na potrzeby konsumentów
Zastanów się jakich informacji chcą i potrzebują klienci i inwestorzy. Zapytaj siebie: "Co możemy zrobić i powiedzieć, żeby przekonać ludzi, że robimy wszystko co w naszej mocy, żeby jak najszybciej naprawić problem?" Interesariusze oczekują uczciwości, odpowiedzialności i otwartej komunikacji.
Doświadczenie pokazuje, że większość negatywnych reakcji konsumentów bierze się poczucia lekceważenia (dlaczego nikt z nami nie rozmawia?) i niedoinformowania (dlaczego o wszystkim dowiadujemy się z mediów?). Aby tego uniknąć, systematycznie przekazuj konsumentom najnowsze wiadomości wykorzystując wszystkie dostępne media (własna strona WWW, firmowy blog, profile w mediach społecznościowych i media tradycyjne (prasa, radio i telewizja).
Dobry plan kryzysowy
Dobry plan kryzysowy obejmuje trzy fazy: przed kryzysem, w czasie kryzysu i po kryzysie.
I. Przed kryzysem: Przygotuj i przećwicz plan opisujący najbardziej prawdopodobne i najgroźniejsze kryzysy.
1. Oceń ryzyko i wpływ wystąpienia każdego negatywnego zdarzenia i umieść w jednej z czterech kategorii: 1. wysokie ryzyko, duży wpływ, 2. wysokie ryzyko, mały wpływ, 3. niskie ryzyko, duży wpływ i 4. niskie ryzyko, mały wpływ. Najwięcej uwagi poświęć zdarzeniom z 1. kategorii.
2. Nie myl problemu (jednorazowego zdarzenia, które mimo przykrych skutków nie zaszkodzi marce) z prawdziwym kryzysem (negatywnego zdarzenia lub sekwencji zdarzeń, które obniżą zyski i na długo zaszkodzą marce).
3. Wybierz doświadczonego rzecznika prasowego po szkoleniu medialnym i przygotuj pierwsze oświadczenie dla mediów (co wiesz o zdarzeniu, przeprosiny, krótki plan działania i komunikacji z konsumentami i mediami).
II. W czasie kryzysu: Przede wszystkim, nie panikuj. Zacznij od obiektywnej oceny tego, co się stało.
1. Reaguj i komunikuj się bez zwłoki, nawet jeśli na początku nie masz dużo do powiedzenia (pamiętaj o pierwszym oświadczeniu dla mediów!).
2. Likwiduj ogniska zapalne. Plotki i pogłoski w mediach społecznościowych zwiększają zasięg i dolegliwość kryzysu. Wykorzystuj nowe media do publikacji rzeczowych sprostowań i linków do oficjalnych oświadczeń.
3. Stwórz przestrzeń do konwersacji z konsumentami. Odpowiadaj na pytania – rzeczowo i spokojnie. Monitoruj rozwój dyskusji online o kryzysowym zdarzeniu.
III. Po kryzysie: Oceń skuteczność planu kryzysowego i ludzi pracujących w zespole kryzysowym (kto się sprawdził i kto zawiódł?).
1. Które komunikaty zostały najlepiej przyjęte przez media i opinię publiczną? Które kanały komunikacji były najbardziej skuteczne?
2. Jakie były najsilniejsze i najsłabsze elementy strategii komunikacji kryzysowej?
3. Co poprawić w planie kryzysowym?
Konkluzja
Kryzysy nie omijają nikogo. Praktyka zarządzania kryzysami pokazuje jednak, że firmy, instytucje i organizacje, które mają plany kryzysowe i przestrzegają zasad komunikacji kryzysowej szybciej wychodzą z kryzysu.
Ci, którzy od samego początku koncentrują się na potrzebach tych, którzy ucierpieli najwięcej ponoszą mniejsze straty i – przy odrobinie szczęścia i dobrej woli – potrafią zmienić się na lepsze. Dla nich kryzys jest okazją do poprawy reputacji i wzmocnienia marki.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się do zarządzania kryzysem, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
Zobacz też:
2. Buduj relacje przed kryzysem
Interesujemy się innymi,
kiedy oni interesują się nami.
– Publiliusz Syrus
Zastanawiałeś się z jakimi kryzysami może mieć do czynienia Twoja firma, instytucja lub organizacja?
Poświęć na to dwie lub trzy minuty i zapisz wszystkie scenariusze jakie przyjdą Ci do głowy. Powiedziałem: wszystkie.
Dobre przygotowanie kryzysowe zaczyna się od stworzenia listy możliwych wypadków. Najgorszy kryzys to ten, którego nie ma na Twojej liście (myślałeś, że to nie może się zdarzyć, prawda?). Dlatego nie wykluczaj niczego z góry.
Jednym z głównych działań przygotowujących do skutecznego zarządzania sytuacją kryzysową jest stworzenie sieci kontaktów z najważniejszymi organizacjami i zbudowanie z nimi dobrych relacji. Wolisz spotkać się z nimi zanim wydarzy się coś złego czy zaraz po wybuchu kryzysu kiedy każda minuta jest bezcenna?
Oto kilka instytucji i grup docelowych, z którymi warto nawiązać kontakty i budować relacje przed kryzysem:
1. Policja, pogotowie ratunkowe i straż pożarna. Skontaktuj się z szefami służb ratowniczych i poznaj ich głównych pracowników. Wiesz jak działają, jak są zorganizowani i jak mogą pomóc w potrzebie? Zadbaj też o dobre kontakty z lokalnym samorządem. Dyrektor w urzędzie marszałkowskim może odebrać od Ciebie telefon w sytuacji kryzysowej lub udawać, że go nie ma. Pierwsza opcja jest bardziej prawdopodobna w przypadku dobrych relacji.
2. Prawnicy i doradcy finansowi. Który prawnik lub doradca finansowy lepiej poradzi w sytuacji kryzysowej? Ten, który zna Twoją firmę czy ten, który o niej usłyszał pierwszy raz? Stwórz przed kryzysem zespół zaufanych, kompetentnych, zewnętrznych doradców, którzy dobrze znają Twoją firmę i branżę.
3. Stowarzyszenia branżowe. Czy Twoja firma lub jej pracownicy należą do stowarzyszeń branżowych? Jakie pełnią w nich funkcje? Pełnoprawni członkowie (ci, którzy płacą składki) mogą korzystać z praktycznych szkoleń (czasem za darmo) i bazy wiedzy ze studiami przypadku zarządzania sytuacjami kryzysowymi.
4. Zespół PR. Doświadczony zespół PR to ogromny atut w zarządzaniu sytuacją kryzysową (nie zapominaj o strategii odbudowy reputacji marki). W planie kryzysowym powinny być dane kontaktowe z agencjami PR specjalizującymi się w zarządzaniu kryzysowym. Lista tych agencji i ekspertów PR powinna być zrobiona też przed kryzysem.
5. Lokalni liderzy opinii. Dobre relacje z liderami lokalnej społeczności zwiększają skuteczność komunikacji kryzysowej. Od tego, co powiedzą publicznie, na przykład w mediach i na spotkaniach z mieszkańcami, zależy percepcja i ocena kryzysowego zdarzenia przez opinię publiczną.
6. Media. Kontakty z mediami są zawsze ważne, ale w sytuacji kryzysowej na pewno łatwiej rozmawia się z reporterami, którzy Cię znają, szanują i darzą zaufaniem. Dobra komunikacja z mediami zmniejsza liczbę szkodliwych plotek i pogłosek.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu do zarządzania kryzysowego, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
Zobacz też:
3. Wysokie koszty braku planu kryzysowego
Wiele tracimy wskutek tego,
że przedwcześnie uznajemy coś za stracone.
– Johann Wolfgang von Goethe
Każda minuta kryzysu bez planu kryzysowego zwiększa szkody. Im później przystąpisz do rozwiązania problemu, tym dłużej przyjdzie czekać na pomyślny finał.
Im dłużej ludzie działają bez planu, tym więcej mogą popełnić błędów. Im dłużej nie wiedzą co robić, tym większe ryzyko eskalacji kryzysu. Co będzie na przykład jeśli polecenie ewakuacji pracowników z zagrożonego powodzią zakładu przyjdzie za późno?
Kryzysy przyciągają media. Relacje o kryzysowych zdarzeniach zwiększają zainteresowanie opinii publicznej, w tym klientów i konsumentów. Żadna firma nie chce usłyszeć pytań: "Dlaczego tak długo z tym czekaliście? Dlaczego to tak długo trwało? Dlaczego nie zrobiliście tego wcześniej?"
Spóźniona reakcja w sytuacji kryzysowej zwiększa straty materialne oraz niszczy reputację, zaufanie i relacje. Czasem prowadzi także do spraw sądowych. Odszkodowania za ewidentne zaniedbania i nieuzasadnioną zwłokę kosztują krocie.
Aby skutecznie ochronić lub odbudować reputację, firma musi nie tylko skutecznie uporać się z problemem, ale musi to zrobić szybko.
Dobra wiadomość jest taka, że dodatkowych strat można uniknąć lub je maksymalnie ograniczyć dzięki sprawdzonemu planowi kryzysowemu.
Oto trzy pytania sprawdzające praktyczną wartość planu kryzysowego:
1. Ile to potrwa?
Plan kryzysowy musi się sprawdzić w praktyce, nie w teorii. To, co jest na papierze jest prostsze od tego, co jest w życiu. Ile czasu zajmie pracownikom zapoznanie się z instrukcjami działania w konkretnej sytuacji kryzysowej? Kiedy zbierze się zespół kryzysowy? Kiedy będzie gotowy pierwszy komunikat dla mediów? Jeśli masz czas i środki, przeprowadź symulację kryzysową, aby poznać prawdziwe czasy reakcji.
2. Gdzie są zatory?
Ustal i usuwaj wszelkie utrudnienia spowalniające analizę informacji, podejmowanie decyzji i działanie w sytuacji kryzysowej. Wszystkie kluczowe dokumenty i instrukcje powinny być dostępne online, także na urządzeniach mobilnych.
3. Czy pracownicy pomogą?
Odbudowa reputacji zaczyna się od pierwszej minuty kryzysu, nie po jego zakończeniu. Priorytetem w zarządzaniu komunikacją kryzysową jest komunikacja z pracownikami – to oni mogą najbardziej pomóc (lub zaszkodzić) firmie w sytuacji kryzysowej.
Konkluzja
Każdy kryzys zaczyna się lokalnie. Nie każdy kończy się globalnie. Dzięki planowi kryzysowemu firma ogranicza zasięg kryzysu, skraca czas trwania i zmniejsza jego koszty (materialne i niematerialne).
Czy Twoi pracownicy wiedzieliby gdzie szukać planu kryzysowego gdyby potrzebowali go właśnie teraz? Zapoznali się ze swoimi rolami i zadaniami? Przećwiczyli je? Kiedy robili to ostatnio? Warto to sprawdzić.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu planu komunikacji kryzysowej, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
Jak opracować plan komunikacji kryzysowej
Zobacz też:
4. Naprawdę chcesz się czegoś nauczyć i być lepszy?
To nie jest pytanie zadawane tylko przed szkoleniem medialnym. Słyszą je też sportowcy i aktorzy. Bez odpowiedzi na tak zostaje poleganie na wrodzonym talencie i łucie szczęścia.
Motywacja do bycia lepszym i podnoszenia kwalifikacji pomaga sportowcom i aktorom odnosić sukcesy. Bez takiego nastawienia aktorzy tracą pracę a sportowcy nie zdobywają medali.
Kiedy chcesz lepiej grać w tenisa bierzesz lekcje u trenera tenisa. Kiedy chcesz pewniej poczuć się w siodle, zapisujesz się na kurs jazdy konnej. Dlaczego masz opory przed szkoleniem medialnym, na którym nauczysz się lepszej komunikacji z mediami?
Rozwój osobisty bardziej zależy od własnego nastawienia i wewnętrznej motywacji niż doświadczenia i osobowości trenera medialnego.
Osoby, które odnoszą największe sukcesy w pracy i życiu prywatnym nie boją się testowania swojej wiedzy i umiejętności. Chętnie próbują czegoś nowego. Lubią wyzwania. Traktują szkolenie medialne jako okazję do sprawdzenia jak poprawić komunikację z mediami.
Oto trzy pytania jakie warto sobie zadać przed szkoleniem medialnym:
1. Czy nie boję się krytyki?
2. Czy jestem gotowy przyjąć do wiadomości, że to jak obecnie komunikuję się z mediami może utrudniać osiągnięcie celów biznesowych?
3. Czy chcę pracować po szkoleniu nad utrwaleniem nowych umiejętności, żeby być lepszym od innych uczestników szkolenia?
Ludzie, którzy uczą się najwięcej na szkoleniu są jednocześnie pokorni i pewni siebie. Pokorni, bo czują, że mogą się czegoś nauczyć (robić coś lepiej, łatwiej lub szybciej, bez stresu) – mimo że sami już dużo umieją i mają dobre wyniki. Pewni siebie, żeby nie bać się ryzyka i samodzielnie ocenić co warto zmienić.
Oto 5 sygnałów, że na szkoleniu medialnym możesz się sporo nauczyć:
1. Myślisz: "Do tej pory robiłem to dobrze, ale rzeczywiście mogę coś poprawić."
2. Obserwując innych na szkoleniu myślisz: "Jak mogę to dodać do mojego stylu komunikacji?"
3. Nie wstydzisz się pytać.
4. Chętnie bierzesz udział w ćwiczeniach.
5. Szukasz okazji do testowania nowych umiejętności.
Wiele osób oficjalnie deklaruje chęć nauki i podnoszenia swoich kwalifikacji. Tak podpowiada im rozsądek, ale serce mówi coś innego: no nie wiem, nie teraz, może innym razem.
Doskonale znam to uczucie. Też kiedyś taki byłem. Nie chciałem zmieniać ulubionych nawyków. Miałem takich klientów i nie ukrywam, że były z nimi trudne momenty. Przychodzili na szkolenie i pytali: "Dlaczego to ma być tak i nie może być tak? Jaka jest gwarancja, że to się uda? Czy nie ma ryzyka, że...?" Podziwiałem inwencję w wymyślaniu pretekstów, które miały odwlec moment wprowadzenia zmiany w życie.
Oto sygnały, że na szkoleniu medialnym nie nauczysz się dużo:
1. Nie widzisz związku między nową wiedzą a tym, co robisz w pracy.
2. Deprymują i zniechęcają Cię błędy na ćwiczeniach.
3. Uważasz, że zawsze masz rację.
4. Widzisz wyłącznie cudze błędy.
5. Potrafisz sobie wytłumaczyć, że to, co robiłeś przed szkoleniem medialnym jest lepsze (mądrzejsze?) od tego, czego dowiedziałeś się na szkoleniu.
Konkluzja
Dobre szkolenie medialne zmienia "jest nieźle" na "jest bardzo dobrze". Każdy może poprawić grę w tenisa, technikę jazdy konnej i komunikację z mediami. Systematyczne podnoszenie kwalifikacji pomaga w karierze i zapobiega wypaleniu zawodowemu.
Nie poprzestawaj na małym. Status quo zostaw konkurencji. Staraj się lepiej komunikować z mediami i opinią publiczną zgodnie ze swoimi interesami i celami biznesowymi. Wygrywaj!
Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
Zobacz też:
5. Wypowiedź w mediach w imieniu całej branży
Rano słuchałem w radiu ekspertki, która opowiadała o popularności internetowych serwisów randkowych i – jak się dowiedziałem z wywiadu – prowadzi agencję matrymonialną.
Mówiła kompetentnie, z empatią i humorem. Dawała ciekawe przykłady bez szczegółów umożliwiających identyfikację jej klientów.
Dziennikarka dwa razy podała jej nazwisko – na początku i pod koniec wywiadu. W podsumowaniu słuchacze poznali także adres jej strony WWW.
Zaryzykuję twierdzenie, że podobnie jak ja wiele osób po wywiadzie zajrzało z ciekawości na internetową stronę ekspertki – jej firma ma łatwą do zapamiętania nazwę. Wcale się nie zdziwiłem kiedy zobaczyłem dobrze zaprojektowaną stronę z ciekawymi treściami. Myślę, że tego dnia miała dużo telefonów od potencjalnych klientów.
Ekspertka zrobiła w radiu dobre wrażenie. Wypowiadała się w imieniu całej branży (konkurencja mogła być zadowolona). Mówiła prosto i z energią. Brzmiała wiarygodnie i budziła zaufanie.
Teraz inny przykład. Spotkałem kiedyś właściciela firmy informatycznej, który mówił, że świadczy usługi na światowym poziomie, ale reporterzy go nie doceniają. Wysyłał mediom informacje prasowe jaki jest genialny – bez odzewu.
Jak widać nie wystarczy być najlepszym w tym, co się robi (załóżmy, że tak jest naprawdę) – w swoim mieście, regionie lub na świecie jeśli nie potrafisz o tym zajmująco i przekonująco opowiadać.
Nie chodzi o puste przechwałki, ale o autentyczne i angażujące opowieści o swoich produktach, usługach, pracownikach i klientach. Plus wyjaśnienie dlaczego robisz to tak a nie inaczej.
Właścicielka agencji matrymonialnej nie przekonywała w radiu, że prowadzi najlepszy na świecie internetowy serwis randkowy. Wystarczyło, że mówiła interesująco i z zaangażowaniem. Podawała przykłady z życia i opowiadała zajmujące historie pokazujące jej wartości, wiedzę i doświadczenie.
I tak wracamy do trzech podstawowych składników sukcesu w mediach: 1. mocna marka, 2. wysoka wiarygodność i 3. pozytywna reputacja.
Żeby wypowiadać się w mediach w imieniu całej branży, nie musisz reprezentować największej, najstarszej lub najbogatszej firmy. Wystarczy, że potrafisz ciekawie opowiadać zgodnie z wartościami szanowanymi przez innych przedstawicieli swojej branży. Zyskasz szacunek (może nawet podziw) – nie mówiąc już o uznaniu w mediach i zaproszeniu do kolejnego wywiadu.
Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, na którym nauczysz się m. in. jak opowiadać w mediach angażujące historie i budować mocną markę, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
Zobacz też:
6. Dlaczego prelegent musi mieć mikrofon
"Nie potrzebuję mikrofonu. Mam mocny i donośny głos. Wszyscy mnie usłyszą."
Zarozumiali i próżni prelegenci nie lubią używać mikrofonu w czasie prezentacji, bo tak im wygodnie. Mogę to zrozumieć. Chodzi jednak o to, że mikrofon potrzebny jest nie im, ale publiczności.
Słuchacze oczekują, że mówca będzie używał mikrofonu, bo chcą go dobrze słyszeć przez cały czas z każdego miejsca.
Wielu prelegentów odrzucając propozycję korzystania z mikrofonu chce się zaprezentować publiczności jako silne osobowości. Dają w ten sposób do zrozumienia, że są lepsi od tych, którzy występowali przed nimi i będą mówili po nich (z mikrofonem). To może irytować.
Trzeba także pamiętać, że niektórzy ludzie niedosłyszą. Rezygnacja z mikrofonu pokazuje brak szacunku dla osób mających kłopoty ze słuchem.
Oto 6 plusów korzystania z mikrofonu w czasie prezentacji:
1. Publiczność lepiej słyszy słowa prelegenta.
2. Publiczność lepiej rozumie to, co mówi prelegent.
3. Publiczności jest łatwiej skoncentrować się na tym, co mówi prelegent, gdyż jego słowa dominują w całej sali.
4. Ten sam dźwięk dochodzący z głośników z lewej i prawej strony pomaga osobom gorzej słyszącym na jedno ucho.
5. Dzięki wzmocnieniu dźwięku prelegent nie nadwyręża strun głosowych i mówi bardziej naturalnie.
6. Dzięki wzmocnieniu dźwięku prelegent mniej się męczy.
Konkluzja
Nawet jeśli nagłośnienie sali nie jest idealne, lepiej używać mikrofonu niż zmuszać publiczność lub jej część do udawania, że wszystko doskonale słyszy i rozumie.
Szkolenia z prezentacji i wystąpień publicznych
Zobacz też:
Rzecznik prasowy w firmie finansowej z Warszawy pyta:
Jak przeżyć nalot mediów?
Jeśli chodzi o komunikację w sytuacji kryzysowej mam dwie wiadomości – dobrą i złą.
Dobra jest taka, że większość ludzi w czasie całej swojej zawodowej kariery nigdy nie będzie musiała odpowiadać na pytania mediów w kryzysie. Nie będzie otoczona przez wianuszek podekscytowanych reporterów. Nie będzie musiała odpowiadać na trudne pytania i zdawać testu z prawdomówności.
Jeśli jednak (to jest ta zła wiadomość) zostaniesz nagle otoczony (osaczony?) przez grupę reporterów, będziesz miał BARDZO mało czasu na przygotowanie.
Radzenie sobie z nalotem (nawałą, najazdem, natarciem?) mediów należy do najtrudniejszych zadań w sytuacji kryzysowej – zajmujemy się tym na zaawansowanych szkoleniach medialnych.
Osoba komunikująca się z mediami w sytuacji kryzysowej musi mieć duże doświadczenie medialne i ogromną odporność na stres. To nie jest zajęcie dla mięczaków, kunktatorów i histeryków.
Jeśli znajdziesz się w sytuacji, w której media zlatują się ze wszystkich stron i musisz stawić im czoła (dosłownie czujesz oddech reporterów na karku), weź pod uwagę 7 porad z naszych warsztatów kryzysowych:
1. Bądź na miejscu zdarzenia
Nawet jeśli nie masz dużo do powiedzenia mediom, sama obecność na miejscu wypadku lub katastrofy buduje lepsze wrażenie. Obecność szefa firmy na miejscu zdarzenia pokazuje, że osobiście bierze odpowiedzialność za akcję ratowniczą.
2. Bez zaufania nie ma skutecznej komunikacji
Obecność na miejscu kryzysowego zdarzenia to tylko połowa bitwy. Druga połowa to aktywność i zaufanie. Oddanie inicjatywy mediom, okazywanie zdenerwowania i niepewności budzi podejrzenia, że firma nie panuje nad sytuacją i nie wie co robić.
Rozmawiając z reporterami musisz pokazać zdecydowanie, determinację i przywództwo. Tego uczymy na naszych warsztatach kryzysowych i symulacjach.
3. Wybierz optymalny kontekst
Nawet jeśli masz tylko kilka minut na przygotowanie, opracuj od trzech do pięciu kluczowych przekazów pokazujących to, co się stało w optymalnym dla Ciebie kontekście. Odpowiedz na najważniejsze pytania zanim zadadzą je reporterzy.
Co się stało? Czy są ofiary śmiertelne? Czy są ranni? Czy sytuacja jest pod kontrolą? Jaki masz plan działania? Co się jeszcze może wydarzyć? Zdecyduj też na jakie pytania nie odpowiesz i dlaczego.
4. Znajdź punkt oparcia
Stań w miejscu, w którym za plecami będziesz miał ścianę, mur lub jakieś ogrodzenie. Chodzi o to, żebyś nie był otoczony ze wszystkich stron przez reporterów i operatorów kamer. Trudno rozmawia się z kimś kto stoi za plecami.
Zwracaj się twarzą do reportera, na którego pytanie odpowiadasz. Jeśli masz pytanie z prawej, patrz w prawo, jeżeli z lewej – kieruj wzrok w lewo. Jeśli nie ma w pobliżu ściany lub płotu, poprowadź reporterów w miejsce gdzie będą stali przed Tobą. Nie zawsze to możliwe, ale warto spróbować.
5. Informuj na bieżąco
Pierwsze pytanie reporterów zwykle dotyczy najnowszych informacji, na przykład "Jakie są najnowsze ustalenia?" To dobra okazja do krótkiego przypomnienia najważniejszych faktów.
Na przykład: "O 6:16 jeden z naszych pracowników zauważył ciemny dym w głównej hali. Kierownik zmiany natychmiast wezwał straż pożarną. Strażacy byli na miejscu po siedmiu minutach. W tej chwili ekipy strażackie kontrolują sytuację. Wszyscy pracownicy są bezpieczni. Współpracujemy ze służbami. Za godzinę przekażemy więcej informacji."
Rozpoczęcie briefingu od krótkiego podsumowania pomaga reporterom zrozumieć co się stało, zwiększa zaufanie i ucina plotki i pogłoski.
6. Odpowiadaj na niezadane pytania
Nie każde pytanie reportera jest celne. Czasem odpowiadając na mniej ważne pytanie warto przejść do bardziej istotnej kwestii. Na przykład, jak odpowiedzieć na pytanie o liczbę strażaków gaszących pożar? Chodzi o konkretną liczbę? 7? 19? 112? Czy ta liczba coś mówi?
Reporter pyta o liczbę. Ale pośrednio pyta o coś innego: "Czy strażacy są w stanie ugasić pożar szybko i skutecznie?" Kiedy oglądasz w telewizji rzecznika prasowego odpowiadającego na pytanie o liczbę strażaków, która odpowiedź jest lepsza? Która wyjaśnia więcej i uspokaja?
"14 strażaków" czy...
"Pożar gasi ponad 10 zawodowych strażaków mających do dyspozycji wszystkie potrzebne środki do opanowania ognia. W każdej chwili możemy wezwać dodatkowe siły."
7. Na koniec jeszcze jedno lub dwa pytania
Po wygłoszeniu oświadczenia i odpowiedziach na najważniejsze pytania mediów powiedz, że masz jeszcze czas na jedno lub dwa pytania. Poinformuj kiedy przekażesz następne fakty i zakończ wywiad. "To wszystko co mamy do przekazania w tej chwili. Więcej informacji podamy o 17:00."
Konkluzja
Nie ma dwóch identycznych sytuacji kryzysowych. Nie ma dwóch takich samych konferencji prasowych. Nie ma dwóch bliźniaczych briefingów na wolnym powietrzu. Ale jak w każdej interakcji z mediami pomagają przygotowanie i ćwiczenia.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu firmy do komunikacji kryzysowej, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
Zobacz też:
8. Jak media społecznościowe zmieniły opowiadanie firmowych historii
Kierownik PR w firmie informatycznej z Krakowa pyta:
Jak media społecznościowe zmieniły opowiadanie firmowych historii?
Opowiadanie ciekawych, aktualnych i angażujących historii zawsze było podstawą każdego programu PR.
Po pojawieniu się Internetu i mediów społecznościowych komunikacja z konsumentami i mediami bardzo się zmieniła – inny jest styl opowiadania historii, inni są narratorzy, inne są kanały, inne ramy czasowe i inny poziom kontroli tego, co się mówi.
Kiedyś najciekawsze i najważniejsze opowieści były przekazywane z ust do ust, utrwalane na kamiennych tabliczkach, drukowane w książkach, przesyłane telegrafem, relacjonowane przez radio i pokazywane w telewizji. Dziś najczęściej są przekazywane z jednego komputera do drugiego, jednego telefonu komórkowego do drugiego, jednego tabletu do drugiego...
Oto krótkie podsumowanie tego jak tradycyjne "kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak" zmieniły się w erze mediów społecznościowych.
I. Kto przekazuje informacje o firmie
Stary styl:
1. Rzecznicy prasowi – szef firmy i inne najważniejsze osoby z kierownictwa.
2. Pracownicy działu PR i relacji inwestorskich.
Nowy styl:
1. Oprócz osób wymienionych wyżej, każdy pracownik z dostępem do komputera i Internetu – za zgodą swojej firmy lub bez tej zgody.
2. Różne grupy otoczenia firmy przekazują sobie stale informacje i komentarze.
II. Jak się odbywa komunikacja
Stary styl:
1. W większości w mediach tradycyjnych, informacje są wybierane przez dziennikarzy w gazetach, czasopismach, stacjach radiowych i telewizyjnych.
2. Przez analityków i ekspertów.
Nowy styl:
1. Oprócz osób wymienionych wyżej, także online w internetowych wydaniach poszczególnych mediów, na portalach internetowych i przez blogerów.
2. Firmy wykorzystują dane z Internetu do dokładniejszego wyboru grup docelowych przez e-mail, smsy i profile w sieciach społecznościowych.
III. Treść komunikacji
Stary styl:
1. Firmy kontrolowały treść informacji przekazywanych mediom i opinii publicznej.
2. Firmy przekazywały te same informacje mediom i konsumentom.
Nowy styl:
1. Firmy rozmawiają z mediami i konsumentami w tym samym czasie w kilku kanałach i dopasowują informacje do potrzeb wybranej grupy odbiorców.
2. Firmy muszą odpowiadać na pytania, plotki i pogłoski oraz podawać na bieżąco informacje dotyczące sytuacji kryzysowych.
IV. Proces selekcji informacji
Stary styl:
1. Kierownictwo firmy i dział PR decydowały co będzie przekazane mediom i opinii publicznej.
2. Reporterzy zbierali informacje i wybierali tematy wykorzystując oficjalne komunikaty i własne źródła.
Nowy styl:
1. Firma prowadzi bezpośrednią komunikację z wybraną grupą i przekazuje im najnowsze informacje.
2. Konsumenci z dystansem traktują oficjalne komunikaty i w razie wątpliwości domagają się dodatkowych informacji i wyjaśnień. Bardzo trudno ukryć niewygodną informację.
3. Samozwańczy dziennikarze – blogerzy bez doświadczenia w profesjonalnych mediach – decydują o czym będą pisali i jakie przekażą informacje swoim czytelnikom.
V. Kanały komunikacji
Stary styl:
1. Kierownictwo firmy i dział PR wybierały kanały do komunikacji.
2. Firma wybierała miejsca (kraj, region, miasto), do których były przekazywane informacje.
Nowy styl:
1. Firma nadal może wybrać media, którym przekaże informacje i przez to wpłynąć na wydźwięk pierwszych komentarzy.
2. Ciekawe i kontrowersyjne tematy są natychmiast podchwytywane i przekazywane przez inne media.
3. Informacja z jednego kraju może być od razu opublikowana na całym świecie.
VI. Czas komunikacji
Stary styl:
1. Firma wybierała porę publikacji (dzień i godzina).
2. Datę publikacji można było wybrać z tygodniowym, miesięcznym lub dłuższym wyprzedzeniem.
Nowy styl:
1. Firma wybiera optymalny czas publikacji informacji, ale musi być przygotowana na pytania i dodatkowe wyjaśnienia.
2. Informację można opublikować od razu i przekazać jednocześnie milionom odbiorców.
VII. Wybór grupy docelowej i ile jest wiadomo o tej grupie
Stary styl:
1. Firmy wybierały ogólne grupy docelowe, na przykład młodzi mężczyźni mieszkający w miastach, małżeństwa emerytów, ludzie z dochodami powyżej X złotych, kobiety z dziećmi poniżej 10 lat, itd.
Nowy styl:
1. Firmy wykorzystują dane z Internetu do dokładnego wyboru grupy docelowej.
2. Firmy tworzą dokładne profile swoich konsumentów w oparciu o dane demograficzne, zwyczaje zakupowe i czynniki wpływające na decyzję o zakupie.
Jeśli potrzebujesz pomocy w opracowaniu strategii PR i komunikacji w mediach społecznościowych, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
Zobacz też:
9. Jak napisać przemówienie w kwadrans
Kierownik marketingu w firmie deweloperskiej z Poznania pyta:
Jak napisać przemówienie w kwadrans?
Zauważyłeś, że im więcej zarabiasz, tym więcej wydajesz? Tak działa Prawo Parkinsona w finansach domowych :-)
Prawo Parkinsona ma także ogromny wpływ na czas pisania przemówień. Długich i krótkich. Wszystkich. Bez wyjątku.
Ten kto zignoruje siłę tego prawa nie zakończy pracy nad przemówieniem w wyznaczonym terminie. Zawsze zabraknie mu kilku minut, godzin lub dni.
Prawo Parkinsona stanowi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.
Jeśli na wykonanie zadania masz godzinę, wykorzystasz na to całą godzinę. Jeśli będziesz z czymś zwlekać do ostatniej minuty, zrobisz to w minutę.
Jeśli na przygotowanie prezentacji lub wystąpienia masz dwa tygodnie, zrobisz to w 14 dni – nie wcześniej.
Nie marnuj czasu na długie pisanie. Krótsze pisanie ma wiele plusów, na przykład zmniejsza stres przed wystąpieniem i daje więcej czasu na przećwiczenie wszystkiego co chcesz powiedzieć i zrobić na scenie.
Niektórzy eksperci od wystąpień publicznych mówią, że czas przygotowania wystąpienia zależy od długości przemówienia. Na przykład: "Potrzebujesz 10 minut, żeby przygotować minutę wystąpienia". Według tej teorii praca nad półgodzinnym wystąpieniem publicznym powinna trwać 300 minut. Wcale tak nie jest.
Jak napisać przemówienie w kwadrans?
Jeśli masz coś zrobić w 15 minut, zrób to w 15 minut zgodnie z wnioskiem Marka Horstmana z Prawa Parkinsona: "Praca kurczy się tak, aby zmieścić się w czasie, który na nią przeznaczysz."
Napisanie przemówienia zabierze Ci tyle czasu ile sam sobie wyznaczysz – im mniej, tym lepiej. Jeszcze lepiej kiedy limit czasu wyznaczy ktoś inny. Dlaczego? Bo wszyscy jesteśmy leniuchami!
W efektywnym pisaniu na czas pomaga plan pracy i trzymanie się tego planu. Widzimy to na ćwiczeniach z pisania na naszych szkoleniach z prezentacji i wystąpień publicznych.
Kiedyś pisanie szkicu wystąpienia trwało 1,5 godziny. Dzisiaj dzięki innej metodzie (najpierw plan, potem pisanie) ćwiczenia w pisaniu wystąpienia trwają tylko kwadrans. Krótki czas zmusza do skupienia się na rzeczach najważniejszych – myśl prowadzi prosto na celu.
Pamiętaj też, że 80% z tego, co napiszesz nie musi być perfekcyjne. Wystarczy, że będzie dobre. Skup się na 20% tekstu, który ma być zapamiętany i powtarzany.
Ile masz czasu na napisanie przemówienia? To zależy tylko od Ciebie.
Przygotuj plan wystąpienia. Wybierz 5 najważniejszych tez. Do każdej dodaj po jednym przykładzie lub krótkiej anegdocie z jasną puentą. Zadbaj o mocne zakończenie z pozytywnym przesłaniem.
Konkluzja
Skracaj czas pisania przemówienia. Skup się na tym, co najważniejsze – na skutecznym przekazaniu tego, co chcesz powiedzieć publiczności.
Szkolenia z prezentacji i wystąpień publicznych
Zobacz też:
Zgaduj-zgadula
Żona do męża:
– Niczego nie zauważyłeś?
– Włosy podcięłaś?
– Nie!
– Nowa sukienka?
– Nie.
– Nowa perfuma?
– Nie.
– No, to nie wiem...
– Włosy podcięłam!
– Toż na początku to mówiłem!
– Zgadłeś, a miałeś zauważyć.
Przeczytaj, oceń i skomentuj najnowsze artykuły na blogach: Media Gapa, Ekspert Medialny, Trener Medialny, Szkolenia medialne, 112 PR, Kryzys Online, Pressentacje i Feliszek PR.
Chcesz napisać swoją informację prasową? Skorzystaj z usługi bezpłatnej tylko dla prenumeratorów tego newslettera. Wypróbuj Twoje Info.
Przeoczyłeś/aś ciekawy artykuł? Zajrzyj do Archiwum Pressence Newsletter.
PRESSENCE PR NA TWITTERZE
Wiesz, że mamy profil na Twitterze?
Zobacz o czym teraz piszemy. Może do nas dołączysz?
Zastrzeżenia prawne
1. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dostarcza Czytelnikom Pressence Newsletter ogólnych informacji na tematy, które ich interesują. Informacje zawarte w Pressence Newsletter nie stanowią w żadnym przypadku świadczenia usług doradztwa public relations ani jakichkolwiek innych usług.
2. Wszelkie informacje, poglądy, interpretacje, porady i rozwiązania nie są wyczerpujące i nie są przeznaczone do bezwzględnego i bezkrytycznego stosowania w praktyce. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie udziela w tym zakresie żadnych gwarancji wyraźnych lub dorozumianych. Korzystanie z treści i mechanizmów udostępnionych w Pressence Newsletter odbywa się na odpowiedzialność Czytelnika.
3. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek dokłada należytych starań, aby prezentowane treści, akty prawne i inne teksty i mechanizmy były zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednak częste zmiany prawa powodują, że część treści może dotyczyć stanu prawnego z przeszłości. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek zastrzega sobie prawo zmiany danych i informacji umieszczonych w Pressence Newsletter w dowolnym terminie, bez uprzedniego powiadomienia Czytelników.
4. Treść Pressence Newsletter nie stanowi w żadnym przypadku oferty handlowej w rozumieniu art. 66 §1 kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawnych i jest jedynie zaproszeniem do rozpoczęcia rokowań zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego.
5. Korzystanie z treści Pressence Newsletter wymaga pisemnej zgody Pressence Public Relations i Bogusława Feliszka, poza wyjątkami określonymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa takich jak dozwolony użytek w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t. jedn. z późn. zm.).
6. Niektóre z odsyłaczy w Pressence Newsletter łączą z zewnętrznymi serwerami. Pressence Public Relations i Bogusław Feliszek nie ponosi odpowiedzialności za informacje na tych serwerach, w szczególności za ich zgodność z prawdą.
7. Czytelnik Pressence Newsletter przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że poczta elektroniczna oraz inne transmisje przechodzące przez Internet mogą być obciążone ingerencją osób trzecich i nie mają charakteru poufnego.
Jeśli z ciekawością przeczytałeś/aś nasz NEWSLETTER, prześlij go swoim przyjaciołom, współpracownikom i klientom w niezmienionej formie. Będą Ci za to wdzięczni.
Aby ZAPRENUMEROWAĆ Pressence Newsletter, odwiedź naszą stronę WWW i wypełnij zgłoszenie subskrypcyjne.
Aby ODWOŁAĆ PRENUMERATĘ (i nas zasmucić), wyślij proszę na adres: newsletter@pressence.com.pl z informacją KONIEC PRENUMERATY w linii tematu.
| Bogusław Feliszek Facebook Google+ | Pressence Public Relations pl. Teatralny 10-11/33 45-056 Opole | WWW www.pressence.com.pl e-mail: biuro@pressence.com.pl tel. +48 77 441 40 14 |